Considérations sur les communications
Les systèmes de communication efficaces permettent aux observateurs d'avoir toute l'information voulue sur les activités électorales. Les responsables de la planification logistique doivent établir le degré de fiabilité des installations de télécommunications par rapport à d'autres moyens plus lents comme les services postaux et les rencontres en personne. Des contraintes budgétaires et technologiques peuvent cependant limiter les possibilités d'installation de systèmes de télécommunications réservés aux observateurs ou de distribution à grande échelle d'équipement radio et de télécopieurs. La disponibilité et la fiabilité des systèmes locaux revêtent alors une grande importance. Le recours aux systèmes des forces de sécurité permet d'assurer la fiabilité des communications à l'échelle du territoire couvert par la mission d'observation, mais peut nuire à la confidentialité de l'information.
Communications avec les observateurs sur le terrain
Les observateurs sur le terrain, en particulier lorsque la situation politique est instable, doivent pouvoir communiquer en tout temps avec le quartier général de la mission d'observation; ils peuvent donc avoir besoin d'un équipement radio ou téléphonique mobile. Par ailleurs, le jour de l'élection, le quartier général doit être en liaison permanente avec les observateurs en mission, d'abord dans les bureaux de vote puis dans les centres de dépouillement. Lorsque les observateurs sont disséminés sur l'ensemble du territoire électoral, les systèmes de communication choisis doivent pouvoir fonctionner dans toutes les conditions météorologiques et géographiques. Ainsi, on doit tester les radios ou les téléphones mobiles pour s'assurer qu'ils fonctionnent partout.
Normes de communication
L'efficacité des communications passe par l'établissement de normes pour l'acheminement du courrier et des rapports et pour l'utilisation des installations de télécommunications. Les documents et les séances de formation destinés aux observateurs doivent leur fournir tous les renseignements requis sur les plans de communication et sur les normes établies (voir Formation des observateurs). Il est indispensable que les observateurs travaillant dans des conditions difficiles ou dangereuses aient une connaissance approfondie des normes de communication.
Ces normes portent sur les moyens de communication utilisés, ainsi que sur la façon de communiquer. Le personnel administratif doit tenir à jour un répertoire des communications et distribuer la plus récente version de ce document à tous les observateurs. Pour répondre aux besoins en matière d'information et de sécurité, les observateurs doivent communiquer avec leur quartier général à heures fixes et à une fréquence définie. S'ils utilisent des radios, la fréquence d'émission est attribuée selon un ordre logique et contrôlée avec la plus grande rigueur.
On doit aussi établir une procédure s'appliquant aux communications par téléphone et par radio qui permet :
- d'identifier rapidement la personne qui appelle;
- de transmettre clairement l'information;
- de donner la priorité aux appels d'urgence.
Des procédures simples peuvent prévenir l'engorgement des réseaux. Lorsque les communications sont assurées au moyen de téléphones ou de radios personnels, des listes de service doivent être établies afin que les préposés aux stations de radio fixes et(ou) au service téléphonique soient à leur poste en tout temps lorsque les observateurs sont sur le terrain.
