Introduction
Avant que le vote commence, il est essentiel que les gestionnaires s'assurent que le bureau et le personnel sont prêts pour permettre l'ouverture à l'heure prévue et que tout l'équipement fonctionne correctement. Les électeurs qui se présentent tôt pour voter ont droit à la même qualité de service que ceux qui suivront plus tard dans la journée. S'il y a encore des préparatifs à compléter ou des problèmes de dotation à résoudre dans les premières heures du vote, le service risque d'en souffrir et l'effet négatif pourrait se faire sentir toute la journée.
Utilisation des listes de vérification
L'étendue des vérifications à entreprendre est telle qu'il est essentiel, pour un début efficace du vote, de fournir aux gestionnaires des listes de vérification où noter les tâches complétées (voir polling place management procedures - australia).
Le jour avant le vote
Si le contexte sécuritaire et le genre d'emplacement le permettent, il serait préférable que la livraison, la vérification et l'installation du matériel et de l'équipement selon le plan d'aménagement soient effectués la veille du vote. C'est également la veille du vote qu'il faudrait s'assurer que toutes les facilités sont en place et fonctionnent adéquatement (voir Distribution et réception du matériel de vote). Les coûts additionnels encourus pour l'accès aux emplacements, pour la sécurité et pour le personnel nécessaire à la préparation seront plus que compensés par un début efficace du vote.
Dans certaines circonstances, par exemple si le vote est tenu au grand air, ces préparatifs la veille du vote ne seront pas possibles. Il faudra alors que les préposés se présentent assez tôt le matin du vote pour effectuer les préparatifs avant le commencement du vote. Il faudra néanmoins vérifier le site la veille du vote pour s'assurer qu'il soit prêt pour les préparatifs le matin du vote (voir État de préparation des bureaux de vote et S'assurer d'être prêt).
L'arrivée du personnel
Le personnel des bureaux de vote doit être tenu de se présenter au travail avant l'heure d'ouverture. Dans le cas des gestionnaires, ils devraient y être au moins une heure d'avance. Il pourrait être nécessaire que les autres préposés y soient aussi à la même heure s'il y a encore des préparatifs à effectuer. Par souci d'efficacité économique, il pourrait ne pas être nécessaire que tout le personnel soit sur place une heure à l'avance, mais tous doivent y être assez tôt pour permettre qu'on leur assigne leurs tâches et qu'ils se familiarisent avec le matériel et l'aménagement du bureau. Il faut également prévoir assez de temps pour que les gestionnaires puissent trouver des remplaçants pour les préposés qui ne se présentent pas au travail.
Vérifications avant le début du vote
Les vérifications que le gestionnaire doit effectuer avant le début des activités le matin du vote se doivent d'être très rigoureuses et d'inclure les aspects suivants :
- vérifier le site pour s'assurer que les meubles y sont, que les facilités fonctionnent, que l'aménagement est conforme, que toutes les affiches sont à leur place et que les barrières et autre équipement sont en place (voir Vérification des lieux de vote);
- s'assurer que tout le personnel est présent, que les absents ont été remplacés et que tous ont été avisés de leurs tâches (voir Vérification des effectifs);
- s'assurer que le matériel nécessaire est disponible et a été réparti correctement selon son utilisation prévue (voir Vérification du matériel);
- s'assurer que l'équipement de vote et de communication fonctionne (voir Vérification de l'équipement);
- synchroniser les montres et les horloges avec une source exacte (service téléphonique ou radio), pour s'assurer que le bureau ouvre exactement à l'heure convenue.
Si on éprouve un problème qui ne peut être résolu sur place, le gestionnaire doit immédiatement en saisir l'agent responsable de l'organisme électoral pour qu'il prenne les mesures qui s'imposent.
Rapports sur l'état de préparation
Les gestionnaires locaux et régionaux doivent, selon un horaire fixé à l'avance, communiquer, avant l'ouverture des bureaux, avec tous les bureaux qu'ils dirigent pour s'assurer que les vérifications ont été effectuées et qu'ils sont prêts pour l'ouverture à l'heure prévue.
L'heure d'ouverture des bureaux de vote
Les lieux de vote devraient ouvrir exactement à l'heure prévue par la loi et publiée. Si du matériel essentiel au vote (bulletins, encres et lectrices de marques ou listes d'électeurs) n'a pas été livré à temps, le bureau devrait demeurer fermé jusqu'à ce que ce matériel soit disponible en quantité suffisante pour permettre un vote et un service efficaces. Ceci dépendra de la nature du matériel absent et des risques à la sécurité si le bureau demeure fermé.
Pour les cas où le commencement du vote est retardé, le cadre législatif devrait prévoir que les bureaux concernés peuvent demeurer ouverts pour une durée égale au retard, si c'est nécessaire pour servir tous les électeurs. Des plans de contingence (voir Plans de contingence) devraient exister pour de telles situations.
