Comptabilisation des cautions reçues
Les administrations qui exigent une caution des candidats, groupes ou partis qui se présentent à l'élection (voir Cautions) doivent instituer des mécanismes administratifs pour comptabiliser efficacement les cautions reçues pour candidatures ou enregistrements. Ces mécanismes leur permettront :
- de vérifier la validité des candidatures et des enregistrements;
- de décourager le personnel de l'administration électorale de frauder le système;
- de s'assurer que le montant exact de la caution est remis si la caution est remboursable lorsqu'un candidat recueille une certaine proportion des votes.
Rétention de la caution
La caution reçue devrait être déposée dans un compte bancaire ou un compte similaire plutôt que d'être retenue au bureau de l'administration électorale. La nature du compte dépend des arrangements financiers pour l'élection. Si la caution est en tout ou en partie remboursable, l'administration électorale devrait s'assurer que la caution est déposée dans un compte fiduciaire séparé.
Les récépissés
Sur réception d'une caution d'un parti ou d'un candidat, il faut immédiatement préparer un récépissé et en remettre une copie au candidat ou au parti, et en retenir une ou plusieurs à l'administration électorale. Une copie devrait également être attachée au bulletin de présentation originale ou aux documents d'enregistrement pour référence future.
Si la caution reçue n'est pas conforme aux exigences (p. ex. un chèque personnel ou une carte de crédit alors qu'il faut qu'elle soit en argent comptant ou par chèque certifié), on doit la retourner immédiatement et non la déposer ou la conserver. Si cette caution n'est pas remplacée avant la clôture des mises en candidature, la demande sera rejetée (voir Erreurs dans les bulletins de présentation).
Maintien de dossiers
Aux fins de réconciliation financière et de vérification, il faut conserver dans leur intégrité les bordereaux de dépôt à la banque, les livres de récépissés utilisés lors de la réception des cautions de candidats ou de partis (y compris les récépissés non utilisés ou les preuves de dépôts) et les notes au sujet des remboursements.
Cautions remboursables
Si le parti, groupe ou candidat a droit à un remboursement de sa caution lorsqu'il obtient un nombre ou une proportion déterminée des votes, le système de dépouillement des votes doit inclure des mécanismes qui permettent l'inscription pour chaque parti, groupe ou candidat, du nombre de voix obtenu pour déterminer s'ils ont atteint le seuil requis, et les mécanismes administratifs doivent être en place pour émettre les remboursements.
Il est souhaitable que les remboursements soient confiés au contrôle de l'administration électorale plutôt qu'à d'autres autorités de l'État. Les remboursements peuvent être effectués à partir des bureaux locaux, régionaux ou central de l'organisme électoral, selon la structure administrative adoptée. Il faut consigner par écrit les remboursements ou les pertes de caution et joindre ce document au bulletin de présentation ou aux documents d'enregistrement originaux, et demander au parti ou au candidat pertinent un récépissé de tout remboursement.
Sous un tel système, tous le candidats, groupes et partis qui apparaissent sur le bulletin de vote doivent être contactés aussitôt que le total des votes valables a été certifié exact et avisés formellement du remboursement ou de la perte de leur caution. La loi (voir Inscription des candidats) prévoit habituellement la manière d'effectuer les remboursements. Dans plusieurs administrations les dossiers financiers sont confiés aux agents d'affaires des candidats, nommés officiellement par les candidats ou les partis conformément à la loi (voir Inscription des partis et des candidats).
