Structure des responsabilités
Les coûts et les exigences techniques associés au maintien de structures électorales permanentes capables de produire l'ensemble du matériel et des services d'élection sont tels que cette solution n'est généralement pas envisageable. Par conséquent, les organismes électoraux comptent, dans une mesure plus ou moins grande, sur d'autres organismes gouvernementaux ou sur les services d'entrepreneurs commerciaux, et même non commerciaux, pour la fourniture de composantes essentielles à la tenue de scrutins.
La structure des responsabilités varie selon les capacités existantes au sein de l'organisme électoral et du pays dans son ensemble. Le rôle fondamental de l'organisme électoral est d'assurer une gestion efficace et de garantir la liberté, l'équité et l'intégrité des opérations de vote. Il peut réaliser cet objectif en exerçant une surveillance stricte de nombreuses fonctions, plutôt qu'en les mettant lui-même directement en oeuvre, en particulier dans les pays plus développés qui peuvent compter sur des secteurs professionnels bien formés et concurrentiels.
Si plusieurs organismes participent aux opérations de vote, les responsabilités de chacun et leur interdépendance doivent être définies dans des ententes qui établissent très clairement les normes de performance; ces ententes doivent en outre être suivies de près par l'organisme électoral et mises en application rapidement. Les délais d'exécution très serrés et le caractère immuable du jour du scrutin ne laissent aucune place aux longs débats sur l'attribution des responsabilités. On ne peut en effet se permettre de découvrir a posteriori que certaines tâches ont été négligées.
Organismes électoraux
La nature et la composition de l'organisme électoral déterminent les responsabilités qui lui seront attribuées. Les caractéristiques suivantes sont prises en compte pour l'attribution des responsabilités :
- un statut permanent ou temporaire;
- un organisme indépendant ou régi par le gouvernement;
- une structure centralisée ou décentralisée;
- des membres indépendants ou des représentants de groupes intéressés.
Il est fréquent que les organismes électoraux n'aient pas la latitude d'établir eux-mêmes leur structure de responsabilités. Les politiques gouvernementales sur la prestation des services limitent peut-être leur capacité d'adopter des solutions peu coûteuses. (Pour une description plus détaillée des structures des organismes électoraux, voir Types d'organismes électoraux; voir aussi Tâches principales d'un organisme électoral pour les principales tâches.)
Dans plusieurs pays, les avantages que l'organisme électoral voit à fournir des services transparents, impartiaux et professionnels - alors que des soupçons de partialité, de manque de professionnalisme ou de corruption pèsent sur d'autres organismes gouvernementaux ou sur le secteur privé - signifient que peu importe les impératifs de coût ou d'efficacité, il pourrait être risqué pour l'intégrité de l'élection de déléguer à d'autres entités la responsabilité d'activités liées au vote.
Certaines tâches électorales peuvent avoir un effet sur des opérations de vote qui, dans le cadre de la politique gouvernementale, sont entreprises par d'autres organismes. L'inscription des électeurs et la compilation des listes électorales, par exemple, peuvent relever d'un autre organisme gouvernemental dont les compétences et les ressources en matière de traitement des données démographiques lui confèrent une plus grande efficacité dans ce domaine. Les organismes électoraux doivent se montrer vigilants pour s'assurer que le produit reçu est pertinent, de facture professionnelle et exact. De plus, lorsque ces tâches sont entreprises par d'autres groupes, le processus électoral doit rester transparent et on doit conserver la possibilité d'en exercer la surveillance et l'observation.
Bien qu'il soit impossible de couvrir tous les modèles de responsabilité dans un bref résumé comme celui-ci, il est utile de préciser quelles sont les opérations de vote clés et de déterminer celles qui peuvent être confiées à d'autres organismes.
Opérations de vote clés
Pour cerner les opérations de vote clés, on doit déterminer les critères selon lesquels l'organisme électoral ajoute de la valeur par son expertise unique, sa réputation d'intégrité auprès du public et ses avantages sur le plan des ressources. Les critères qui suivent font obligatoirement partie de l'analyse :
- la surveillance, la coordination et le contrôle de la qualité de l'ensemble du matériel et des services nécessaires au vote;
- l'élaboration de toutes les politiques et procédures;
- la préparation et le suivi de tous les calendriers et horaires;
- les caractéristiques techniques visant la conception et la production du matériel et de l'équipement;
- la sélection des bureaux de vote;
- les contacts avec les participants aux élections, y compris des conseils sur les exigences administratives;
- l'administration des bureaux de vote, y compris l'établissement des besoins en personnel et des calendriers d'approvisionnement en matériel, et la gestion des activités le jour du vote;
- l'administration du dépouillement des bulletins de vote;
- la détermination et l'annonce des résultats électoraux;
- la surveillance de l'intégrité des processus électoraux.
D'autres fonctions qui ne nécessitent pas de compétences spécialisées peuvent être confiées à l'extérieur, selon l'expertise, les ressources, la comparaison des coûts et la performance de l'organisme électoral. L'octroi de contrats ne soustrait en rien l'organisme électoral à l'obligation de veiller au respect des principes sous-jacents aux opérations de vote (voir Principes directeurs). Compte tenu des délais très serrés et des impératifs de qualité, la fiabilité et la qualité du service sont des éléments cruciaux. Pour déterminer les fonctions pouvant être imparties, on doit prendre en considération ces facteurs avant toute économie potentielle.
Fonctions pouvant être imparties
Les fonctions suivantes comptent parmi celles qui peuvent être imparties à d'autres organismes :
Sécurité. Impartition à des forces de l'ordre spécialisées à l'échelle régionale, nationale ou internationale ou, au besoin, à des forces militaires (voir Mesures de sécurité).
Approvisionnement. Pour assurer une plus grande transparence ou se conformer aux exigences de vérification, on peut confier l'approvisionnement à des organismes spécialisés (voir Matériel et équipement).
Information de l'électorat. Des agences de communications spécialisées, épaulées par des groupes communautaires utilisateurs, pourront peut-être gérer plus efficacement la conception et la production du matériel, la publicité dans les médias et la diffusion de l'information.
Présentation des formulaires et des bulletins. Des spécialistes des communications et de la production, qui respectent strictement les spécifications de l'organisme électoral, pourront très bien s'acquitter de cette responsabilité.
Production du matériel. Produire à l'interne des bulletins en petite quantité peut être une solution efficace, mais le maintien d'installations de production à grande échelle pour les plus grandes quantités de bulletins ou pour d'autre matériel et équipement ne constitue probablement pas une utilisation rationnelle des ressources de l'organisme électoral.
Recrutement du personnel pour les bureaux de vote et les centres de dépouillement. Cette tâche considérable s'ajoute à une charge de travail déjà imposante. Comme les activités de vote sont généralement dispersées et exigent beaucoup de main-d'oeuvre, le recrutement sera vraisemblablement mieux fait s'il est assuré par des spécialistes qui respectent des normes de sélection rigoureuses.
Préparation de la documentation de formation et mise en oeuvre des séances de formation pour les préposés au vote. Pour une plus grande efficacité sur le plan économique, on peut faire appel à des représentants du secteur de l'éducation, en leur demandant de se conformer aux spécifications de l'organisme électoral.
Gestion de la paie. Le jour du scrutin, le nombre de personnes qui travaillent pour l'organisme électoral augmente considérablement. Le maintien à l'interne, pour des événements peu fréquents, de services de paie qui visent à répondre à cet accroissement ponctuel de personnel ne représente vraisemblablement pas une utilisation rationnelle des ressources.
Répartition géographique des bureaux de vote. Le bureau du recensement ou tout autre organisme ayant accès à des systèmes d'information géographique peut s'avérer plus efficace pour effectuer cette tâche.
Opérations de vote à l'extérieur du pays. Des personnes travaillant au sein de missions diplomatiques ou commerciales ou d'autres missions officielles, qui ont la réputation d'assurer un service impartial, peuvent s'acquitter de cette tâche avec une grande efficacité.
Développement de logiciels et de systèmes informatiques. Des entreprises spécialisées peuvent assurer ces services conformément aux spécifications de l'organisme électoral.
Utilisation des plates-formes informatiques. Les systèmes informatiques utilisés aux fins électorales servent rarement et nécessitent des investissements considérables; le recours aux systèmes et aux réseaux de fournisseurs de services externes peut donc représenter une solution avantageuse, dans la mesure où le respect des normes de fiabilité, d'accès et d'intégrité est assuré.
Logistique et entreposage. À l'instar de la production de matériel et d'équipement, le maintien par l'organisme électoral d'une infrastructure permanente de transport et d'entreposage peut ne pas représenter une utilisation rationnelle des ressources internes.
Au moment d'analyser l'impartition de l'une ou l'autre de ces fonctions secondaires, on doit évaluer attentivement les effets à long terme que l'établissement d'une relation de dépendance envers des fournisseurs externes aura en termes de fiabilité, de qualité et de coûts des opérations de vote. On doit analyser avec soin les avantages d'une solution interne par rapport à une solution d'impartition, par exemple :
- le perfectionnement des compétences internes;
- la prestation continue du service (au lieu de l'établissement de relations avec des fournisseurs de l'extérieur à chacune des élections);
- le défi de respecter les délais.
Le perfectionnement de compétences internes peut mieux répondre aux besoins à long terme.
Lorsque certaines opérations de vote sont imparties, il faut établir quels organismes sont le plus en mesure d'assumer ces responsabilités :
