Simplification à l'aide de listes de contrôle
Les plans de travail sont parfois trop compliqués pour être utilisés quotidiennement par tout le personnel, tandis que les calendriers et les échéanciers, qui résument les dates et les points clés des plans de travail, ne sont pas toujours le meilleur aide-mémoire qui soit. Or les listes de contrôle constituent une solution intermédiaire entre ces deux catégories de documents essentiels.
Contenu des listes de contrôle
On peut élaborer des listes de contrôle personnalisées en fonction des éléments suivants :
- les responsabilités individuelles des membres du personnel;
- les activités se déroulant dans les bureaux de vote;
- le suivi des activités à l'échelle globale et à l'échelle des projets.
Un format hiérarchique (des listes de contrôle pour toutes les activités et les fonctions effectuées dans chaque bureau sont regroupées pour donner un aperçu global du déroulement du processus électoral par rapport aux échéanciers prévus) constitue un outil de gestion efficace. Quand elles sont informatisées, ces listes sont intégrées automatiquement pour assurer le transfert efficace des données. Dès qu'une tâche est réalisée à un endroit en particulier, les listes de contrôle générales sont mises à jour.
Conception des listes de contrôle
On doit toujours avoir en tête l'objet de la liste de contrôle. Une liste bien conçue prévoit l'espace et les consignes nécessaires pour que le responsable soit en mesure d'indiquer qu'une étape est franchie et de donner l'approbation requise. Les listes de contrôle indiquent, en ordre logique, toutes les interventions clés pour assurer l'exécution d'une tâche.
Le niveau de détail des listes de contrôle peut varier selon l'expérience et la disponibilité des personnes chargées de la supervision. Le personnel des bureaux de vote devra peut-être se servir de listes plus détaillées que les administrateurs expérimentés, mais il est important que ces listes demeurent courtes et simples si on veut qu'elles soient utilisées. On ne doit pas nécessairement consigner toutes les étapes dans les listes de contrôle, car elles risquent de devenir très complexes. (Pour en savoir plus sur les éléments pouvant faire partie d'une liste de contrôle, voir Listes de contrôle et cartons aide-mémoire.)
Journaux et comptes rendus
Les directeurs du scrutin et les autres administrateurs ont intérêt à tenir un journal pendant la période électorale. Il peut s'agir d'une liste de contrôle présentée sous forme de calendrier (voir Calendriers et échéanciers), qui indique les étapes importantes, les dates prévues et les dates réelles (voir Diary of Duties of Returning Officer). Un tel document peut être plus utile ultérieurement s'il combine une liste de contrôle et un journal où sont consignés tous les événements importants. On retiendra en particulier ceux qui ont donné lieu à des litiges ou à des contestations ou qui ont des conséquences sur la planification des futures élections (voir returning officer's election journal - australia 1996).
Le compte rendu peut aussi prendre la forme d'un journal personnel indiquant les événements survenus et les mesures prises, jour après jour, en comparaison des échéanciers de planification (voir returning officer's diary - new zealand 1996). Des listes de contrôle correspondant aux diverses activités viendront adéquatement compléter un simple journal.
