Généralités
Malgré l'efficacité des campagnes d'information menées avant l'élection, il faut donner accès à de l'information dans les bureaux de vote. Cette information a pour but d'aider les électeurs à comprendre les procédures de vote, mais aussi de favoriser l'accessibilité aux bureaux de vote et la circulation des électeurs. (Pour en savoir plus sur l'utilisation des bureaux de vote à des fins d'information de l'électorat, voir Rôle du personnel électoral.)
Renseignements généraux
Des panneaux placés bien en évidence facilitent l'accès au bureau de vote et la circulation des électeurs. On peut commencer en posant un panneau très visible à l'extérieur. L'installation de panneaux de signalisation dans les rues avoisinantes facilite l'accès au bureau de vote. Pour indiquer qu'un lieu servira de bureau de vote, on peut installer des affiches et des panneaux à cet endroit quelques jours avant l'élection. Il en va de même pour les institutions qui seront desservies par des bureaux itinérants : on peut placer des affiches indiquant le jour et l'heure des visites dans des endroits appropriés quelques jours auparavant.
Pour diriger le flot d'électeurs à l'intérieur du bureau de vote, on peut utiliser des panneaux et des flèches, bien visibles, qui indiquent les différents secteurs fonctionnels : les entrées, les tables où sont remis les bulletins, les bureaux d'information, les secteurs réservés au vote spécial, les files d'attente et les toilettes. Même si elles coûtent un peu plus cher, ces indications peuvent améliorer considérablement la circulation dans le bureau de vote et réduire le nombre de questions générales posées aux préposés au vote. On doit aussi prévoir des affiches sur la conduite exigée dans le bureau de vote - par exemple, le secret du vote, les sections fumeurs ou non-fumeurs, l'interdiction de propagande dans le bureau de vote, l'interdiction de jeter des ordures, etc.).
Lors de la préparation des plans de conception, de production et de fourniture du matériel, on doit déterminer les types et les quantités de panneaux et d'affiches qui seront nécessaires.
Renseignements sur les droits et les procédures
Le fait de donner accès à de l'information imprimée sur le droit et les procédures de vote permet aussi de réduire le temps que les préposés passent à renseigner les électeurs. Cette information pourrait prendre la forme :
- d'un dépliant ou d'une brochure, disponible dans un stand d'information à l'entrée du bureau de vote;
- d'affiches placées bien en vue un peu partout dans le bureau de vote.
Les affiches, qui coûtent probablement moins cher, n'ont pas tendance à interrompre la circulation des électeurs étant donné qu'elles constituent une source constante d'information pour tous les électeurs dans le bureau de vote. Ces derniers assimilent l'information plus facilement et rapidement si on a recours à des images simples et accrocheuses, plutôt qu'à de longs textes. Lorsque les procédures de vote sont complexes, ou que plusieurs groupes linguistiques votent au même endroit, on n'aura guère d'autre choix que de distribuer une brochure plus détaillée. (Pour un exemple d'affiche multilingue informant les électeurs sur la façon de marquer un bulletin de vote, voir ballot paper completion instructions - new zealand.)
Ces documents d'information, qui facilitent le service à l'électorat, incluent :
- les cartes de la région desservie par le bureau de vote et les renseignements sur les autres lieux de vote, à placer à l'entrée du bureau;
- les affiches indiquant aux électeurs d'avoir en main les pièces d'identité requises (incluant des illustrations de ces pièces);
- les renseignements sur le droit de vote et les mécanismes de contestation;
- les renseignements sur la manière de marquer un bulletin et de l'insérer dans l'urne, ou d'utiliser une machine ou un ordinateur pour voter;
- les renseignements sur les services à l'intention des électeurs handicapés physiquement ou des électeurs qui ont besoin d'aide pour voter;
- les renseignements sur la contestation de candidats ou partis.
Lorsque les systèmes de représentation sont complexes - par exemple, lorsque les électeurs doivent marquer leurs préférences d'une manière très précise, ou que plusieurs élections sont tenues simultanément avec des modes de scrutin différents (surtout si c'est la première fois), il peut être utile de prévoir la distribution de documents d'information dans le bureau de vote. (Pour des exemples, voir mmp explained in two ticks - new zealand et mmp explained - multi lingual pamphlet - new zealand.)
Rôle des préposés
On doit former les préposés afin qu'ils puissent répondre aux questions des électeurs. Mis à part l'aide fournie aux électeurs qui auront peut-être de la difficulté à comprendre les procédures de vote courantes, plusieurs questions exigent une intervention personnelle - par exemple, rediriger un électeur vers le bon bureau de vote et vérifier l'admissibilité aux formes spéciales de vote.
Les préposés au vote fournissent d'abord et avant tout des services et représentent l'aspect humain du système électoral. L'idée que le public se fera du professionnalisme de l'organisme électoral sera en grande partie fondée sur la capacité des préposés à informer le public et sur leur attitude envers les électeurs qui ont besoin d'aide.
Pour savoir si on doit ou non affecter des préposés spécialement à des tâches d'information, on doit tenir compte de facteurs comme le nombre d'électeurs attendus et le degré général de compréhension des électeurs face au mode de scrutin. Si le nombre d'électeurs est peu élevé et le mode de scrutin stable et bien connu, les responsables pourront assumer eux-mêmes ces tâches d'information en plus de leurs tâches de gestionnaire.
Dans les grands bureaux de vote et dans les contextes où on a mis en place de nouvelles procédures de vote, il est préférable d'embaucher des préposés dont le rôle consistera essentiellement à renseigner les électeurs. Il en va de même pour les élections où l'on retrouve beaucoup de nouveaux participants ou encore des machines ou des ordinateurs qui augmentent la complexité des méthodes employées. Ces préposés auraient, entre autres, à rediriger les électeurs qui se sont présentés à un bureau où ils n'ont pas le droit de voter.
On doit planifier l'embauche de ce personnel dans les programmes de recrutement ainsi que sa formation lors de la préparation de la documentation de formation. Le personnel chargé d'informer les électeurs doit connaître plus à fond les procédures de vote que les autres préposés. La formation qui leur est donnée devra donc être à la mesure de cette exigence. (Pour en savoir plus sur l'utilisation des bureaux de vote à des fins de diffusion de l'information, voir Bureaux de vote. Pour les rôles du personnel dans les bureaux de vote, voir Catégories et fonctions des effectifs.)
