Importance de l'attribution des responsabilités
La préparation des plans de travail doit tenir compte des critères suivants :
- chaque tâche nécessaire est prise en compte;
- l'échéancier pour la réalisation de chaque tâche est établi;
- les liens de dépendance et les relations entre les tâches sont clairement indiqués;
- la responsabilité de chaque tâche est confiée à des personnes ou à des équipes.
Les mécanismes visant à assurer la responsabilisation peuvent être neutralisés en l'absence d'une attribution claire des tâches, qui permet de surveiller efficacement le rendement du personnel. En raison du stress causé par les activités de vote, il est souvent facile d'oublier d'effectuer des tâches en apparence secondaires mais néanmoins essentielles, à moins que des responsables soient désignés et soient informés de leur rôle. Des responsabilités légales s'appliquent également à un grand nombre d'opérations de vote.
Les personnes à qui des responsabilités sont confiées doivent les connaître parfaitement et être au fait de leurs liens avec les autres activités de vote. Tout le personnel aura donc à sa disposition non seulement les lois et les règlements pertinents, mais aussi des manuels et des listes de contrôle préparés pour chaque activité. L'attribution des responsabilités comporte aussi un aspect plus personnel et plus positif : l'établissement et la promotion des responsabilités individuelles peuvent en effet contribuer à l'épanouissement du personnel et, en bout de ligne, lui permettre de fournir un meilleur rendement.
Attribution des tâches et structure de l'organisme électoral
La méthode d'attribution des responsabilités est tributaire de la structure administrative de l'organisme électoral et des obligations précisées dans la loi (voir Types d'organismes électoraux et Centralisation ou partage des pouvoirs). L'attribution excessive de responsabilités à l'administration centrale empêche de profiter de l'expertise présente sur le terrain et nuit à son perfectionnement éventuel. Les personnes chargées d'assurer l'approvisionnement, la qualité, la cohérence et l'intégrité des opérations de vote peuvent se retrouver surchargées de travail alors que des tâches pourraient être exécutées localement.
Le vote est une activité locale, mais la préparation et la production de la documentation, ainsi que l'établissement des normes, des procédures et des mécanismes de contrôle de la qualité sont généralement plus efficaces et plus cohérents lorsqu'ils sont centralisés. Les activités locales - recrutement et formation des préposés au vote, établissement des lieux de vote, logistique - sont habituellement exécutées plus efficacement lorsque des responsables locaux ou régionaux en assument la mise en oeuvre.
Responsabilité de la prestation du service
Beaucoup de tâches comprises dans les plans de travail nécessitent la participation de différentes composantes de l'organisme électoral ou l'établissement d'une interface entre ce dernier et d'autres organismes. Si une telle interface est nécessaire, les plans de travail doivent indiquer les membres du personnel qui sont responsables de l'exécution des tâches et préciser la structure de l'interface en question.
Lorsque des tâches sont imparties à d'autres organismes, la responsabilité de leur exécution doit néanmoins être attribuée à certains membres de l'organisme électoral. Ces responsabilités portent notamment sur les mesures de contrôle de la qualité (voir Contrôle de la qualité du matériel) visant à faire en sorte que les produits et les services fournis respectent minimalement les normes prévues aux contrats.
Attribution des tâches dans les bureaux de vote
La préparation de plans de travail qui attribuent des tâches spécifiques à des préposés dans les bureaux de vote peut accroître l'efficacité de la formation et faciliter le service aux électeurs, tout en assurant une certaine marge de manoeuvre. (Pour en savoir plus sur les responsabilités du personnel dans les bureaux de vote, voir Catégories et fonctions des effectifs.)
