Considérations de base
La technologie peut faciliter l'administration des opérations de vote. On doit cependant accorder un grand soin aux questions soulevées dans la section Recours à la technologie lors des étapes d'étude, de spécification, de développement et de mise en úuvre des systèmes fondés sur la technologie.
Les systèmes technologiques destinés à l'administration des opérations de vote ou au vote proprement dit doivent obligatoirement répondre aux critères suivants :
- être parfaitement adaptés à l'environnement;
- correspondre à des caractéristiques techniques très précises;
- être soumis à des contrôles très stricts sur le plan de la qualité et des coûts;
- faire l'objet de tests très poussés dans des conditions de fonctionnement normales, y compris une période d'exploitation en parallèle avant l'implantation, dans la mesure du possible.
Efficacité du personnel
Pour tirer pleinement parti des avantages des systèmes technologiques, on doit veiller à ce que le personnel d'exploitation reçoive une formation complète avant leur implantation. Cette règle s'applique tout autant à la modernisation du réseau téléphonique et à l'installation d'un programme de traitement de texte de base qu'à la mise en oeuvre de systèmes informatiques spécialisés. La connaissance préalable des systèmes aide à accroître le rendement du personnel. Par exemple, en recrutant des préposés au vote qui ont participé à l'inscription des électeurs, on profite des connaissances qu'ils ont acquises sur les technologies de base.
Confiance
La mise en place de nouvelles solutions technologiques soulève certaines questions en matière de confiance. Les électeurs, les responsables de l'administration électorale et le personnel doivent être persuadés que les systèmes installés sont fiables, sécuritaires et qu'ils leur fourniront l'information et les services requis. La formation sur ces questions est tout aussi importante que la formation sur l'utilisation des systèmes.
Systèmes de communications
Les différents bureaux de l'administration électorale doivent être reliés entre eux par des systèmes de communications - par téléphone, par radio et, si possible, par télécopieur - et être en mesure de communiquer par téléphone avec les différents bureaux de vote qui relèvent d'eux.
L'utilisation de la technologie informatique dans les communications peut accélérer la transmission de l'information, assurer la comparabilité et permettre de faire le suivi automatique de l'information. Avant d'installer un réseau de courrier électronique longue portée, on doit toutefois analyser avec soin la rentabilité d'une telle décision. On comparera donc les avantages aux facteurs suivants :
- l'utilisation continue de l'équipement;
- le coût et la méthode d'acquisition (achat ou location à court terme);
- le perfectionnement des compétences (et ses effets durables);
- la fiabilité et les coûts d'entretien par rapport à l'utilisation d'autres méthodes comme le télécopieur ou la poste ordinaire, qui est considérée comme plus lente.
De même, les systèmes informatiques peuvent jouer un rôle efficace dans les sociétés industrialisées en permettant la communication entre l'administration et les électeurs. Dans les régions du monde où l'utilisation des ordinateurs est très répandue, l'envoi par courrier électronique de documents d'information aux électeurs ou de réponses à des demandes de renseignements s'avère une solution économique. La possibilité pour des électeurs d'utiliser le courrier électronique pour demander des bulletins de vote des absents ou de vote par la poste, dans la mesure où les précautions sont prises pour éviter un usage frauduleux, peut aussi représenter un moyen peu coûteux d'améliorer les services à l'électorat et de faciliter l'accès. Le dépôt électronique, par les participants, de l'information qu'ils sont tenus de divulguer, comme les rapports sur le financement des partis et le contrôle des dépenses, peut aussi contribuer à améliorer l'efficacité administrative.
Méthodes de vote
L'utilisation de méthodes de vote informatisées a des incidences considérables sur l'administration des opérations de vote. Les enjeux importants sur le plan de la gestion sont notamment les suivants :
Effets sur la structure administrative. Des systèmes centralisés ou décentralisés, on doit déterminer lesquels offrent les meilleures garanties de performance; on doit aussi adopter des structures administratives qui reflètent le système mis en oeuvre.
Réseau de communications. La fiabilité et la sécurité des communications sont vitales lorsque l'information est transmise par voie électronique des bureaux de vote ou des électeurs aux centres locaux ou régionaux.
Capacité d'assurer un soutien technique. La mise en oeuvre de méthodes de vote informatisées exige un niveau élevé de soutien technique, qu'il soit assuré par des ressources internes ou par des sous-traitants.
Formation. Formation sur l'utilisation des méthodes de vote informatisées à l'intention des électeurs et des préposés au vote.
Systèmes de gestion
La technologie informatique a de nombreuses applications dans l'administration des opérations de vote, depuis les feuilles de calcul les plus simples, jusqu'aux grandes bases de données intégrées capables de gérer tous les aspects de l'administration d'un bureau de vote. Même les systèmes les plus simples peuvent améliorer les fonctions de gestion. Voici quelques exemples d'applications :
Systèmes de paie des préposés au vote. En raison du grand nombre de préposés qu'il faut payer en une seule fois et du fait que la gestion de la paie ne fait pas partie des activités fondamentales de l'administration électorale, le développement de tels systèmes à l'interne n'est peut-être pas toujours la meilleure solution. Par contre, en impartissant les services de paie à un autre organisme, on court le risque que ce dernier soit dépassé par des volumes qu'il n'a pas l'habitude de traiter. Dans certains cas, le paiement en argent ou par chèque reste la méthode la plus efficace.
Relevés d'acquisition et d'inventaire du matériel. La tenue de relevés d'inventaire informatisés peut simplifier les opérations liées à la commande de matériel. Elle peut aussi largement faciliter l'emballage et la préparation du matériel à expédier dans les bureaux de vote : elle permet en effet non seulement de calculer exactement les demandes de matériel, mais aussi d'imprimer automatiquement les listes et les étiquettes d'expédition, les calendriers de distribution et les accusés de réception, ainsi que la conciliation des calendriers d'expédition qui peuvent être utilisés dans les bureaux de vote et servir aux retours de matériel.
Systèmes de surveillance. Les programmes de surveillance informatisés facilitent l'analyse de l'état de préparation et de la progression des opérations de vote. Ces systèmes, qui utilisent aussi bien de simples feuilles de calcul que des bases de données, peuvent être très utiles lorsqu'un grand nombre de bureaux administratifs dispersés géographiquement se partagent la responsabilité des préparatifs sur le plan local.
Relevés de dotation et de formation. De simples listes informatisées des préposés au vote, dans lesquelles figurent, dans la mesure du possible, leurs coordonnées, leur expérience, la formation qu'ils ont reçue et une évaluation de leur rendement, peuvent contribuer à rendre le processus de recrutement moins lourd.
Systèmes d'information géographique. Les logiciels d'information géographique aident à déterminer l'emplacement des bureaux de vote et à planifier l'organisation logistique d'une élection.
Budgets et contrôle des dépenses. Des feuilles de calcul pour l'établissement des coûts des ressources peuvent faciliter les comparaisons entre l'offre et la demande de ressources en différents endroits, ainsi que l'identification rapide des lacunes ou d'un manque de ressources. La tenue d'un budget et de relevés de dépenses informatisés permet d'analyser plus rapidement les tendances observées dans le financement et les dépenses.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de la technologie dans l'administration des opérations de vote, voir Activités informatisées.
