Fiabilité des registres financiers
Les budgets et les registres de dépenses qui représentent fidèlement les coûts réels d'une élection restent relativement rares. Beaucoup de conventions comptables en usage dans le secteur public font que les dépenses effectuées en dehors de la période électorale, ou par d'autres entités que l'organisme électoral, ne sont pas toujours prises en considération dans le calcul des coûts d'une élection.
Exhaustivité
Il est important, toutefois, que toutes les composantes des coûts des opérations de vote soient comptabilisées dans les budgets. Ces coûts ne sont pas moins réels parce qu'ils sont engagés à un autre moment que celui de la période électorale ou ne sont pas facturés directement à l'organisme électoral. Ils comprennent notamment les éléments suivants :
- les frais encourus par d'autres organismes gouvernementaux pour assurer la sécurité;
- les coûts de la formation et des campagnes d'information de l'électorat financés par des organismes non gouvernementaux (ONG), des groupes communautaires et des groupes religieux;
- les frais d'administration générale des organismes électoraux permanents;
- l'utilisation de matériel informatique ou de communication appartenant à d'autres organismes;
- la formation à plus long terme des préposés au vote.
Le budget de l'organisme électoral doit obligatoirement comprendre les dépenses directes effectuées pendant la période électorale. En l'absence d'un budget global, la coordination avec les autres bailleurs de fonds est essentielle afin de permettre à tous les participants de disposer des fonds nécessaires pour jouer adéquatement leur rôle. D'autres besoins financiers peuvent devoir être pris en considération dans la préparation du budget global du cycle électoral. Ce sont notamment :
- l'acquisition et l'entretien d'équipement viable;
- la mise au point de systèmes;
- la formation continue du personnel et les programmes d'information du public;
- l'achat anticipé de matériel;
- l'administration électorale continue.
Évaluation de l'efficacité économique
Pour bien évaluer les dépenses, on doit élaborer un format global de budget/de dépenses qui tient compte de tous les coûts inhérents à l'ensemble du processus électoral. Des difficultés peuvent survenir lorsque le financement des organismes publics est révisé à chaque année. L'investissement dans les structures administratives et l'équipement lourd est irrégulier. La préparation d'un budget qui ne tient compte que d'une seule élection peut donc fausser les données. De même, les coûts de fonctionnement pertinents des organismes électoraux permanents ne sont pas nécessairement inclus dans l'ensemble des dépenses électorales. En raison de telles incohérences à l'échelle nationale et internationale, il devient difficle de déceler les systèmes et les pratiques les plus efficaces et rentables.
