Introduction
Dans la préparation des plans de contingence pour le matériel des bureaux de vote, les questions suivantes sont très importantes :
- la quantité de matériel qu'il est sage d'avoir en réserve;
- les endroits où conserver ces réserves de matériel sans oublier la facilité de transport du matériel depuis l'entrepôt aux bureaux;
- les services de transports d'urgence, véhicules et chauffeurs, et pour les régions isolées, y compris les possibilités de transport aérien.
Problèmes possibles
Les problèmes d'approvisionnement en matériel pour le jour du vote sont habituellement de deux genres :
une panne de production qui empêche que le matériel soit prêt ou une erreur qui rend le matériel inutilisable (comme des bulletins de vote où le nom des candidats ou des partis contient des erreurs). La production de matériel inutilisable indique un manquement sérieux au contrôle de la qualité (voir Contrôle de la qualité du matériel).
des problèmes de distribution qui ont empêché que le matériel parvienne à destination à l'heure requise. La cause peut en être des erreurs dans les arrangements pour l'expédition ou dans l'emballage du matériel.
Quantité de matériel à tenir en réserve
Ces quantités varieront selon le genre de matériel et le contexte. Les quantités doivent respecter un équilibre entre l'efficacité économique et la capacité de faire face à des urgences pour le matériel essentiel. Les réserves adéquates varieront selon le contexte, mais on doit généralement prévoir environ 5 ou 10 % de l'utilisation prévue. Il existe néanmoins des situations où il serait prudent de rehausser cette réserve :
- si on ne peut faire confiance aux prévisions concernant le nombre d'électeurs faute d'une mise à jour récente de la liste des électeurs, surtout dans un contexte où les électeurs peuvent s'inscrire le jour du vote;
- s'il y a plusieurs genres d'installations pour le vote ou si les électeurs peuvent aller voter au bureau de leur choix, ce qui rend difficile les prévisions précises concernant la participation probable à un bureau donné;
- si on a recours à des processus comme l'expédition par courrier automatisé car le taux de perte peut être très élevé.
Comme pour le matériel ordinaire, la gestion du matériel de contingence sera facilitée par l'emballage en trousses d'urgence.
Où garder la réserve de matériel
Le matériel de réserve ne peut être utile que s'il peut être livré rapidement, ce qui est difficile si on utilise un entrepôt central. C'est pourquoi il est essentiel que le matériel de contingence soit gardé dans les régions ou les circonscriptions. Le bureau du gestionnaire de circonscription est habituellement l'endroit idéal où garder ce matériel, ce qu'il ne faut pas oublier quand on choisit les lieux de vote. Dans des circonscriptions d'une grande étendue géographique, il faut envisager la location d'entrepôts secondaires.
Transport urgent de matériel
Les plans de contingence sont de peu d'utilité si on n'a pas prévu le transport vers les bureaux de vote. Surtout dans les régions isolées, il faut planifier ce transport longtemps à l'avance ou risquer des dépenses importantes, par exemple, pour payer la location de transport aérien à la dernière minute. Dans les régions urbaines, il existe d'autres méthodes. Les superviseurs ambulants (voir Autres préposés aux opérations de vote) peuvent utiliser des véhicules adéquatement protégés pour servir de dépôts ambulants ou des véhicules et chauffeurs peuvent être affectés au service du gérant de circonscription pour la durée du vote.
Dans les régions rurales où les bureaux de vote sont plus éloignés, les solutions pratiques pourraient être plus dispendieuses. Il faudrait envisager la possibilité de garder sur place les moyens de transport nécessaires aux livraisons urgentes durant le vote si la population de la région est suffisante. Le choix de cette approche dépendra de la distance qui sépare le bureau du gestionnaire de circonscription des bureaux de vote.
