Généralités
En plus de planifier la livraison du matériel et de l'équipement et, le cas échéant, du transport du personnel aux bureaux de vote, on doit effectuer une planification minutieuse pour le retour du matériel des bureaux de vote et notamment :
- l'itinéraire et l'horaire de la collecte;
- les mesures permettant de s'assurer que toutes les fournitures comptabilisées et réutilisables ont été retournées.
Lorsque le dépouillement des bulletins est effectué ailleurs, on doit prévoir le transport des bulletins entre les bureaux de vote et les centres de dépouillement. Après le dépouillement, ces documents doivent être vérifiés et entreposés.
Collecte du matériel
Le retour du matériel est souvent beaucoup plus compliqué à organiser que sa livraison aux bureaux de vote. En outre, cette activité se prête moins bien à l'établissement préalable d'un échéancier. En effet, le retour du matériel ne peut être effectué que lorsque le vote est terminé (le vote peut se prolonger si un grand nombre d'électeurs se trouvent encore dans le bureau de vote au moment de la clôture), que les documents ont été comptabilisés, les registres mis à jour et que le matériel a été emballé. Ces tâches seront effectuées d'autant plus lentement que la journée aura été longue et fatigante pour le personnel de scrutin.
L'horaire de la collecte du matériel doit tenir compte des facteurs énoncés plus haut. Par ailleurs, le bureau du directeur du scrutin de la circonscription électorale doit rester en liaison avec chacun des bureaux de vote afin de surveiller le déroulement des activités et d'informer le personnel chargé de la collecte de tout changement à l'horaire.
Dans les régions rurales isolées, on ne peut pas toujours retourner immédiatement tout le matériel au bureau du directeur du scrutin de la circonscription électorale. On doit alors prévoir un endroit sûr pour entreposer le matériel qui sera recueilli dans les jours qui suivent.
Dans les zones urbaines, le responsable du bureau de vote ou du centre de dépouillement s'occupe parfois du retour de tout le matériel aux bureaux du directeur du scrutin de la circonscription électorale. S'il y a peu de risques pour la sécurité, cette solution peut être efficace et peu coûteuse.
Vérification du matériel retourné
Au retour du matériel, on doit immédiatement vérifier que tous les articles comptabilisables - documents de vote et équipement - ont été retournés. Les pistes de vérification établies pour la livraison et la réception du matériel sont utilisées pour contrôler le matériel retourné. On doit veiller en particulier à ce que tous les bulletins aient été retournés, que tous les registres de comptabilisation des bulletins aient été remplis correctement et que l'équipement portable (téléphones et équipement radio surtout) ait été rendu.
En principe, les responsables des bureaux de vote sont présents au moment de la collecte et de la vérification du matériel dont ils sont responsables. Ils peuvent alors aider à retracer toute pièce d'équipement comptabilisée et manquante.
Une fois vérifié, le matériel est soit entreposé en lieu sûr, soit réutilisé ou jeté (voir Entreposage après le jour du vote).
Dispositions concernant le personnel
On doit aussi établir un horaire de retour pour le personnel dont on a assuré le transport jusqu'aux bureaux de vote. Lorsqu'il est plus pratique de ramener le personnel affecté aux régions éloignées le lendemain de l'élection, on doit prévoir son hébergement pour la nuit.
