Introduction
Il y a des questions essentielles qu'il faut considérer dans l'établissement des normes pour l'aménagement des bureaux de vote :
- la mise en oeuvre efficace de toutes les procédures du vote;
- l'assurance que le public pourra voter dans le confort et la sécurité;
- la possibilité d'assurer un environnement de travail convenable pour les préposés au vote.
Les rapports sous forme de listes de contrôle offrent une bonne façon de préciser l'équipement essentiel dont disposent les emplacements envisagés comme bureaux de vote (voir polling place assessment - australia, 1996 et Évaluation des besoins des bureaux de vote).
Normes de base
Peu importe la situation, les emplacements de vote devront respecter certaines normes essentielles. Ces normes concerneront la possibilité de mettre en oeuvre toutes les procédures électorales dans un environnement sécuritaire. Le confort des bureaux de vote est un concept relatif qui variera selon les situations. Ce qui pourrait être acceptable dans des régions rurales peu développées ne le serait pas nécessairement dans un centre urbain. Cependant, certaines choses, comme l'eau et les toilettes, doivent être considérées comme essentielles à tous les bureaux de vote. Ces dernières sont examinées plus bas.
L'état des lieux
Autant que possible, les édifices utilisés doivent être en bon état. Il faut étudier les murs extérieurs et intérieurs, les toits et les plafonds, les fenêtres et les planchers. Les espaces réservés au vote doivent être bien aérés et les planchers recouverts d'une surface antidérapante. Quand on ne peut obtenir que des édifices en mauvaise condition, l'organisme électoral devra voir à parer aux pires déficiences comme, par exemple, imperméabiliser le toit de façon temporaire.
Accessibilité des lieux
Les deux questions principales à considérer en ce qui concerne l'accessibilité des lieux sont :
- l'accès à l'endroit où sont situés les édifices concernés (voir Emplacement des bureaux de vote);
- la facilité avec laquelle les préposés au vote et les électeurs peuvent en faire usage.
Il y a plusieurs aspects de l'accessibilité des lieux qu'il faut évaluer pour s'assurer d'éviter les accidents et de bien servir les électeurs physiquement désavantagés :
- les possibilités de stationnement;
- la largeur, l'angle de pente, l'état général et les qualités non dérapantes des approches, ainsi que des entrées et sorties des aires réservées au vote;
- le nombre de marches à grimper à l'intérieur comme à l'extérieur (il faut, de préférence, choisir des édifices qui permettent un accès de plain-pied ou pallier à cette lacune par des rampes);
- des rampes, escaliers et paliers pourvus de balustrades ou de garde-fous;
- des sentiers d'approche bien éclairés;
- des surfaces antidérapantes pour les planchers des aires de vote;
- des portes intérieures et extérieures d'une largeur suffisante pour permettre l'accès facile et l'évacuation en cas d'urgences;
- des corridors internes de largeur suffisante;
- une superficie suffisante pour accommoder le plan d'aménagement approuvé pour bien servir les électeurs, observateurs et préposés;
- l'utilisation d'une ou de plusieurs pièces pour le vote;
- l'installation d'un espace couvert à l'extérieur de l'édifice pour les électeurs en attente.
La majorité de ces facteurs peuvent facilement être améliorés par l'organisme électoral. Il se pourrait que des édifices qui ne satisfont pas tous ces critères soient les seuls disponibles. Dans certains systèmes par exemple :
- des rampes temporaires sont installées pour servir les électeurs qui en ont besoin;
- des abris temporaires sont installés pour les électeurs en attente à l'extérieur de l'édifice.
Bien que très utiles, de tels équipements ne sont généralement pas considérés essentiels.
Sécurité
Cette question concerne autant la sécurité interne des édifices que celle des alentours. Pour ce qui est de l'extérieur des bureaux :
- il est généralement essentiel que les portes et fenêtres des bureaux de vote puissent être verrouillées;
- si l'édifice est pourvu d'un système de sécurité électronique, les préposés doivent y avoir accès ou des représentants des propriétaires doivent être sur les lieux pour les manipuler;
- les bureaux doivent être pourvus d'extincteurs.
En l'absence d'agents de sécurité en poste sur place depuis la livraison du matériel jusqu'au début du vote, il est préférable d'installer un système d'alarme.
Si la législation défend l'activité politique dans une partie précise du voisinage des bureaux de vote, il faut examiner le bien-fondé de cette décision. Les endroits munis de clôtures sont préférables. Dans des endroits où les risques sont élevés, il faut établir un périmètre de sécurité autour des bureaux (voir Évaluation des normes de sécurité et des locaux et Mesures de sécurité aux bureaux de vote).
Il serait également préférable de disposer d'un endroit sécuritaire pour l'entreposage des isoloirs et autre équipement afin d'en permettre la livraison dans la semaine qui précède le vote.
Électricité
Chaque bureau de vote devrait être pourvu d'une alimentation électrique. En plus d'assurer l'éclairage, il faut aussi prévoir une puissance suffisante pour approvisionner des prises de courant dans les aires réservées au vote de même que l'équipement électronique. Les boîtes de fusibles ou autre équipement du genre doivent être accessibles aux préposés en cas de pannes d'électricité.
Si un réseau d'électricité permanent et fiable n'est pas disponible, l'organisme électoral devrait obtenir des génératrices soit auprès d'un autre organisme gouvernemental, des forces militaires ou en louer d'un commerce. Si on doit faire usage de génératrices, elles devraient être vérifiées d'avance.
Éclairage
Dans la majorité des cas, et surtout si le dépouillement se fait dans les bureaux de vote, on ne pourra compter sur la lumière du jour jusqu'à la fin des opérations. Il est essentiel que les aires devant servir au vote et au dépouillement jouissent d'un éclairage fiable. Dans certains cas, il faudra fournir des lampes portatives fonctionnant au gaz ou avec des piles. Il faut porter une attention toute particulière à l'éclairage des isoloirs.
Systèmes de communication
Il est essentiel que les bureaux de vote puissent communiquer avec l'organisme électoral tout au long des opérations de vote. Les aires réservées au vote devraient être pourvues d'au moins un appareil de téléphone fixe et même de deux si les risques sécuritaires sont élevés. Autrement, de tels appareils devraient être disponibles à proximité.
Dans des situations où des lignes de téléphone fiables ne sont pas disponibles, l'organisme électoral devrait, si possible, en faire installer ou fournir aux bureaux des systèmes de communication mobiles et s'assurer que la réception est adéquate dans les édifices utilisés. Il est aussi essentiel que l'organisme s'assure que l'équipement mobile sera retourné.
Télécopieurs
Dans certains systèmes, l'organisme électoral fournit à tous les bureaux des télécopieurs à ligne de téléphone fixe. Ils sont très utiles pour :
- assurer la réception régulière de nouvelles instructions durant le vote;
- recevoir des avis légaux sur des questions qui surgissent durant le vote;
- transmettre le résultat du comptage quand il se fait dans les bureaux de vote.
Cependant, cet équipement ne peut être considéré comme essentiel ou même nécessaire à l'utilisation économiquement efficace des ressources.
Photocopieuses
De la même façon, des photocopieuses peuvent être utiles dans les bureaux de vote pour, par exemple, produire des copies de formulaires officiels. Quand on évalue un emplacement, il y aurait lieu de voir si ce service y est disponible même s'il ne s'agit pas d'équipement essentiel.
Ameublement
Le minimum essentiel inclut des tables et des chaises en bon état et en nombre suffisant pour les préposés, les représentants des partis et des candidats, les observateurs et les électeurs qui pourraient en avoir besoin. Le nombre nécessaire dépendra du nombre d'employés et de leurs rôles, mais il faudra généralement prévoir :
- une table et une chaise pour le gestionnaire et son adjoint;
- une table et une chaise pour le préposé à l'accès;
- des tables et des chaises pour les préposés à la vérification de l'admissibilité des électeurs et à la distribution du matériel de vote;
- des tables pour les boîtes de scrutin et des chaises pour ceux qui en assurent la garde;
- une chaise pour le préposé au contrôle de la sortie;
- une table pour les documents d'information;
- des tables et des chaises pour les observateurs et les représentants des partis et des candidats.
Il faudrait également fournir suffisamment de chaises pour servir les préposés qui circulent dans le bureau pour renseigner les électeurs et assurer le contrôle des files d'attente, et pour les électeurs qui pourraient en avoir besoin.
D'autres tables et chaises pourraient aussi être nécessaires dans les isoloirs selon l'aménagement de ces derniers (voir Isoloirs). Si on n'utilise pas de barrières pour le contrôle de la foule, d'autres tables et chaises pourraient servir à contenir les files d'attente. Dans ce dernier cas, il faudra s'assurer que les électeurs ne s'en servent pas au lieu des isoloirs pour remplir leur bulletin de vote.
L'utilisation d'écoles et autres installations du genre assure généralement que suffisamment de tables et de chaises sont disponibles. Si les salles qui doivent servir au vote n'en comptent pas suffisamment, il faudrait pallier à cette lacune en s'approvisionnant à partir d'autres salles de l'édifice. Si l'édifice utilisé n'en contient pas suffisamment, l'organisme électoral devrait en louer en quantité suffisante pour les besoins.
Des meubles supplémentaires comme des cabinets pour l'entreposage du matériel seraient utiles mais ne sont généralement pas essentiels. Les boîtes servant à l'emballage pourraient suffire à l'entreposage durant les heures de vote.
Commodités pour le personnel des bureaux
Il faut s'assurer que les employés disposent d'eau potable et de salles de toilettes, préférablement séparées pour les hommes et les femmes. Dans des endroits où ces commodités ne sont pas disponibles, il faudrait tenter d'en obtenir d'autres agences gouvernementales. Des toilettes portatives pourraient être louées et retournées avec le matériel électoral. Les forces militaires peuvent parfois aider dans ce domaine. Dans des régions rurales où il ne serait pas possible d'obtenir des toilettes portatives ou dans des situations où on utilise des abris temporaires pour le vote, il faudra peut-être creuser des puits et les entourer d'écrans.
Une petite quantité d'eau potable pourrait être livrée avec le matériel électoral. Cependant, si ceci ne peut satisfaire au besoin et qu'il n'existe aucune source d'eau potable à proximité, il serait plus pratique de négocier l'utilisation de citernes portatives auprès des autorités locales ou des forces militaires.
Si les élections sont tenues dans un climat froid, il faudrait s'assurer que les bureaux sont convenablement chauffés.
D'autres commodités comme le thé ou le café, un réfrigérateur, un four à micro-ondes et un espace où les employés pourraient prendre des pauses et préparer leurs repas, seraient également utiles mais ne sont pas nécessaires et l'organisme électoral n'est pas tenu de les fournir.
Commodités pour les électeurs
Pour le personnel, les toilettes et l'eau potable sont nécessaires. Dans certaines situations, ces commodités pourraient être partagées avec les électeurs. Cependant, certains contrats de location et des questions de sécurité pourraient parfois empêcher ce partage. Si ces commodités ne sont pas disponibles pour les électeurs, il faudrait faire d'autres arrangements comme ceux décrits plus haut dans le cas des employés. Il devrait suffire d'avoir une toilette pour chaque 400 ou 500 électeurs attendus pourvu que les électeurs n'aient pas à attendre indûment. En ce qui concerne l'eau potable, si elle n'est pas disponible sur place, il serait plus efficace d'obtenir des citernes portatives de l'État ou des services militaires.
