Contrôle de la qualité
L'organisme électoral doit toujours veiller à stipuler une condition obligatoire dans les contrats de ses fournisseurs, soit l'implantation d'un programme de contrôle de la qualité acceptable. L'organisme devra évaluer et approuver ce programme afin que l'équipement fourni réponde à ses exigences. Dans certains cas, il peut instaurer ses propres mécanismes additionnels de contrôle de la qualité.
En général, on peut assurer un contrôle plus efficace de la qualité si l'on respecte les conditions suivantes :
- l'organisme électoral a fourni des spécifications claires et précises aux fournisseurs;
- l'équipement provient uniquement de fournisseurs réputés, de préférence ceux qui ont obtenu une certification de qualité de l'Organisation internationale de normalisation (ISO);
- l'équipement est fabriqué dans la région, ce qui permet à l'organisme électoral d'inspecter sur place la production et de connaître ainsi plus rapidement les erreurs;
- l'implantation d'un programme rigoureux d'essais avant la livraison de tout l'équipement afin de s'assurer qu'il répond aux exigences.
Dans le cas de l'approvisionnement à l'étranger, l'organisme électoral peut difficilement superviser la qualité avant que l'équipement ne soit livré. Ainsi, il est souvent trop tard pour corriger les erreurs.
Entretien
Règle générale, acheter de l'équipement durable quand on ne dispose pas des ressources et des installations d'entreposage nécessaires pour en assurer l'entretien constitue un gaspillage de fonds.
Les vérifications périodiques (intervalle minimum de six mois) de tout l'équipement durable entreposé contribuent à prévenir les défaillances pendant le vote. On doit porter une attention particulière à l'équipement électronique et de communication et le tester régulièrement. On doit aussi veiller à l'entretien du matériel spécial servant à contrôler l'admissibilité des électeurs - lampes à rayonnement ultraviolet ou d'autres articles du même genre, ou des lecteurs d'empreintes digitales.
Il est fortement recommandé d'établir un calendrier officiel d'entretien et d'essais pour l'équipement durable et de veiller à ce que les résultats soient portés à la connaissance des responsables de l'administration électorale.
On ne doit pas oublier les précautions d'usage permettant de conserver l'équipement en bon état, comme enlever les piles des appareils avant leur entreposage.
L'essai de tout l'équipement avant l'expédition dans les bureaux de vote évite des livraisons inutiles. On devrait demander aux gestionnaires de tester minutieusement tout l'équipement utilisé dans leur bureau de vote après l'installation. Ces tests ont pour but de vérifier que l'équipement est en bon état et de s'assurer que les gestionnaires en connaissent le fonctionnement.
