Quand réserver
Il faut établir des contrats de location dès que les lieux de vote ont été choisis, inspectés et approuvés et qu'on connaît les périodes d'utilisation.
Dans le cas d'élection à intervalles fixes, il est possible de planifier longtemps à l'avance. Dans le cas contraire, des rumeurs circulent habituellement au sujet de la date probable bien avant que l'élection ne soit annoncée.
Si les emplacements de vote ne peuvent être réquisitionnés, il serait sage que l'organisme électoral fasse, avant l'annonce des élections, des ententes provisoires visant des dates possibles.
Contenu des ententes contractuelles
Que les bureaux de vote soient situés dans des édifices gouvernementaux ou dans des édifices privés, il faut établir des contrats formels concernant leur utilisation. Il ne doit en effet subsister aucun doute concernant les installations et les périodes d'utilisation électorale. Les contrats devraient stipuler ce qui suit :
- les dates et les heures durant lesquelles les installations serviront aux activités électorales. L'usage exclusif est requis de l'arrivée du matériel jusqu'à son expédition après la fermeture des bureaux ou le dépouillement. Il faut aussi préciser d'autres détails comme l'accès, l'installation de lignes téléphoniques ou d'autre équipement avant le jour du vote;
- les facilités visées par le contrat. Si un édifice a plusieurs salles, il faut préciser lesquelles seront utilisées. Il faut aussi s'entendre sur le droit d'accès des préposés et du public aux services de communication, à l'eau potable, aux salles de toilettes, à l'éclairage et aux facilités de préparation de nourriture;
- les responsabilités pour le nettoyage à la fin de la période contractuelle et toutes autres dépenses imputables à l'organisme électoral;
- les frais de location (s'il y a lieu), et ce qui peut les faire varier;
- la présence des employés du propriétaire sur les lieux pour en assurer l'entretien, et les frais associés à ce service;
- les responsabilités en cas de dommages durant l'occupation des lieux et la méthode d'évaluation de ces dommages. Avant de signer un contrat, l'organisme électoral devrait préparer un rapport concernant les dommages et les défauts déjà existants et ce rapport devrait être signé par les deux parties. Si un cautionnement est exigé en cas de dommages, il faut s'assurer qu'il est remboursable.
Il faut bien s'assurer, surtout dans les cas de location d'édifices publics, qu'il n'existe aucune restriction, contractuelle ou autre, qui empêcherait les lieux de servir à des fins électorales et que les personnes qui signent le contrat sont autorisées à le faire.
Autres questions qui doivent faire l'objet d'une entente
Il y a plusieurs autres questions qui n'ont pas à être stipulées dans le contrat mais qui devraient faire l'objet d'une entente écrite avec les propriétaires. En voici quelques-unes :
- l'exigence que l'organisme électoral obtienne une assurance responsabilité pour la durée du contrat. Ceci est normalement la responsabilité de l'organisme électoral, mais il arrive que l'État agisse comme son propre assureur. Il est prudent de s'assurer qu'il y a en place des assurances pour protéger l'État en cas d'accidents ou de blessures causées aux préposés, aux électeurs et à toute autre personne;
- des arrangements pour obtenir les clefs et tout mot de passe nécessaires pour accéder à l'édifice et leur retour à la fin du contrat. Les clefs devraient être obtenues pour la livraison du matériel et le gestionnaire devrait les avoir en main le jour du vote ou la veille pour permettre l'installation du bureau. Il est essentiel que les ententes à ce sujet soient bien comprises de tous et que les clefs et mots de passe fournis permettent l'accès à toutes les pièces et à tous les services stipulés dans le contrat, y compris les toilettes, cuisines, entrepôts, etc.;
- emplacements de rechange. Bien qu'il s'agisse d'une dépense additionnelle, il pourrait être utile, surtout dans des régions où le risque est élevé, de prévoir quelques emplacements de rechange dans chaque circonscription et les réserver pour servir au vote en cas d'urgence aux autres bureaux. Les sommes ainsi perdues comptent peu en comparaison du coût d'une élection remise à plus tard.
