Décision formelle sur l'acceptation
Après avoir vérifié la validité des bulletins de présentation reçus (voir Responsabilités pour la vérification des bulletins de présentation et Erreurs dans les bulletins de présentation), les présentations valides doivent être formellement acceptées. Pour sauvegarder l'intégrité du processus, la décision dans chaque cas d'accepter ou de refuser la candidature doit relever de l'autorité désignée légalement, soit le gestionnaire de la circonscription ou un autre fonctionnaire désigné de l'organisme électoral.
Avis des candidatures acceptées
Il faut aviser les candidats, les partis et le public des candidatures qui sont acceptées. Les partis et les candidats doivent recevoir avis immédiatement sur acceptation ou refus de leur candidature (pour un modèle d'avis de refus, voir rejection of nomination - australia, 1996). Lorsque la période des mises en candidature dure plus de quelques jours, il peut être utile de mettre à la disposition du public et des médias une liste journalière des candidatures qui ont été acceptées.
Déclaration publique des candidatures acceptées
Dans tous les cas, à la fermeture du processus des mises en candidature, une déclaration formelle et un acte juridique (envoyés aux médias et disponibles au public) annonçant les candidatures qui ont été acceptées pour l'élection doivent être émis. La loi doit prévoir l'heure et la date de cette déclaration ainsi que l'autorité chargée de la faire. Cet acte juridique doit être émis par la personne qui a la responsabilité légale du processus d'acceptation des candidatures. La déclaration publique peut se faire devant tous les candidats rassemblés (style pièce de théâtre) et leur offrir la chance de faire valoir l'esprit dans lequel ils ont l'intention de faire campagne. Lorsque les noms apparaissent sur le bulletin de vote en ordre alphabétique, la conception du bulletin de vote peut être fondée sur l'instrument juridique. Il est donc essentiel que le nom des candidats et les renseignements pertinents aux partis et groupes soient vérifiés attentivement.
Moment de la déclaration publique des candidatures acceptées
Il importe que le délai entre la clôture des mises en candidature et le moment de l'annonce officielle des candidatures acceptées soit assez long pour permettre une vérification minutieuse de tous les bulletins de présentation reçus. Il en résulterait autrement des risques d'erreurs qui pourraient avoir des incidences graves sur tout le processus électoral. Le moment de faire cette déclaration publique des candidatures acceptées dépend de la complexité et du volume des renseignements qui doivent être vérifiés avant l'acceptation. Même dans les systèmes de mises en candidature les plus simples, on court certains risques si la période de temps entre la clôture des mises en candidature, le délai accordé pour apporter des corrections et la déclaration des candidatures acceptées est de moins de 24 heures.
Nombre de candidatures égal ou inférieur au nombre de postes à combler
Il arrive que le nombre de candidats à l'élection est égal ou inférieur au nombre de postes à combler. Cette situation peut se présenter dans une circonscription qui n'élit qu'un seul représentant ou sous un système de représentation proportionnelle qui utilise des listes de partis ou d'autres processus de mises en candidature. La loi devrait définir ce que les administrateurs électoraux doivent faire lorsque cette situation se présente. Les mesures suivantes seraient normales lorsque le nombre de candidats est égal au nombre de postes à combler :
- les candidats sont déclarés élus au moment et à l'endroit fixés par la loi pour la déclaration publique des candidatures acceptées;
- les documents pertinents aux résultats de l'élection sont préparés;
- on annonce aux électeurs que l'élection est annulée et qu'ils n'auront donc pas à voter;
- toute préparation en vue de l'élection cesse et le matériel est emballé et entreposé en lieu sûr;
- les services de tout le personnel embauché et formé ainsi que le matériel et l'équipement acquis aux fins de l'élection peuvent être offerts à d'autres unités électorales.
Lorsque le nombre de candidats officiels est inférieur au nombre de postes à combler, différentes mesures peuvent être prévues selon le système électoral. Dans une circonscription uninominale, cela veut dire que personne ne s'est porté candidat. La plupart du temps l'élection est annulée et une nouvelle période de mise en candidature débute pour la tenue d'une élection complémentaire. Toutefois, si la période de temps, entre l'annonce des mises en candidature et le début du vote le permet, il se peut que la loi prévoie un deuxième tour de mises en candidature pour l'élection en cours.
Sous le système de représentation proportionnelle ou de circonscriptions plurinominales pour lesquelles les députés sont élus selon d'autres méthodes, la loi doit spécifier les mesures à prendre si le nombre de candidats est inférieur au nombre de postes à combler. Ces mesures peuvent comprendre :
- un deuxième tour de mises en candidature si le temps le permet avant le début du vote;
- la déclaration de l'élection des candidats qui se sont présentés et le report à la prochaine élection générale de l'élection pour les postes non comblés;
- l'annulation de l'élection et le lancement d'un nouveau processus.
La tenue d'une élection partielle pour combler ces postes ne semble pas une solution viable dans de telles circonstances sous de tels systèmes.
Lorsque des élections simultanées se tiennent dans une même circonscription, il peut arriver que pour une des élections le nombre de candidats soit égal ou inférieur au nombre de postes vacants et qu'il n'y ait donc pas lieu de tenir cette élection. Par contre, si le nombre de candidats est plus élevé que le nombre de postes à combler dans une autre élection, il faut réviser immédiatement les besoins en personnel, matériel et équipement pour maintenir l'efficacité économique et apporter les ajustements nécessaires. Cette situation peut se présenter :
- dans une circonscription individuelle ou dans un secteur électoral sous un système de représentation proportionnelle mixte;
- lors d'élections parallèles pour différentes chambres de la législature.
