Principales questions
Une fois qu'on a établi le besoin de bureaux de vote dans une région donnée (voir Analyse démographique et Emplacement des bureaux de vote), il faut :
- choisir les édifices ou autres emplacements où le vote aura lieu;
- établir les contrats pour l'utilisation de ces emplacements;
- s'assurer que chaque emplacement est adéquatement approvisionné et équipé.
Choisir des emplacements adéquats
Il est préférable que le choix d'emplacements adéquats pour le vote soit fait au niveau local, par le gestionnaire électoral de la circonscription ou par la commission électorale locale, plutôt que de tenter de le faire centralement. Le personnel sur place sera habituellement plus à même de trouver les endroits propices dans leur région. Quand il y a sur place une agence électorale permanente, l'évaluation périodique de certains emplacements aidera à réduire le travail en période électorale. Il est important d'établir des contacts avec les propriétaires d'emplacements propices tôt dans la période électorale.
L'inspection des emplacements
Aussi souvent que possible, des agents électoraux expérimentés devraient procéder à l'inspection des lieux avant que la décision de les utiliser ne soit prise (voir Normes). Si l'inspection n'est pas possible, il faudrait obtenir des propriétaires des renseignements concernant les dimensions des sites et l'équipement qui y est disponible (voir determination of polling location forms, new zealand).
Pour aider à décider si un édifice ou son emplacement est propice aux opérations de vote, il faudrait établir des critères pour déterminer ce que chaque emplacement devra offrir (voir Locaux).
Aménagements types
L'élaboration d'un aménagement type pour les bureaux de vote aidera à maximiser :
- l'uniformité du service aux électeurs;
- l'approvisionnement économiquement efficace;
- la mise en oeuvre appropriée des procédures de vote. (voir Disposition des bureaux de vote).
Analyse des besoins
Il pourrait s'avérer impossible d'obtenir des emplacements qui rencontrent tous les critères concernant les ameublements et équipement nécessaires. Pour chaque bureau de vote, il faudra procéder à une étude des besoins en meubles et équipement additionnels qu'il faudra obtenir (voir Évaluation des besoins des bureaux de vote).
Les ententes contractuelles
Afin d'assurer la transparence financière et opérationnelle, il faudrait documenter les détails concernant chaque emplacement de vote. Les édifices et autres endroits devant servir au vote devraient faire l'objet d'une entente contractuelle, qu'il y ait ou non des implications financières, afin de s'assurer que ces endroits sont disponibles pour le vote (voir Réservation des locaux). Les décisions concernant le choix d'un emplacement devront prendre en considération tous les coûts de location et d'aménagement du local, y compris des équipements additionnels nécessaires aux opérations de vote.
Degré de préparation des bureaux de vote
Une des tâches les plus importantes de la gestion des opérations de vote est de s'assurer que tous les bureaux de vote sont prêts le jour du vote. Une gestion efficace du jour du vote et l'intégrité du vote exigent qu'il y ait en place un système pour surveiller les préparatifs de chaque bureau de vote et remédier aux lacunes (voir État de préparation des bureaux de vote).
Cartes
La production de cartes dénotant l'emplacement des bureaux de vote est essentielle à la planification de la logistique et aux campagnes de renseignements. Les détails compris sur ces cartes varieront en fonction de l'usage qu'on prévoit en faire (voir Cartes géographiques des emplacements de vote).
Noms ou numéros pour identifier les bureaux de vote
Chaque bureau de vote doit avoir un nom ou un numéro qui l'identifie pour :
- le faire connaître dans les campagnes de renseignements publiques;
- assurer le contrôle de la distribution et de la cueillette des urnes et du matériel électoral;
- faciliter le contrôle du dépouillement et des résultats.
Si les bureaux de vote de sections ou de circonscriptions différentes partagent un même emplacement, il est essentiel qu'ils aient chacun leur propre nom ou numéro. Il serait normal que le cadre législatif exige que ce nom ou ce numéro reçoive l'approbation d'un cadre de l'organisme électoral et soit publié.
