Documents polyvalents
Les commandes et les inventaires sont plus utiles s'ils sont présentés sous forme de documents polyvalents : ils devraient être conçus de façon à offrir une vision à la fois globale et spécifique de l'information pour satisfaire les exigences suivantes :
- des commandes globales et des inventaires principaux pour la totalité des fournitures requises dans chaque secteur de l'administration électorale à l'échelon local, régional et central;
- des commandes et des inventaires individuels pour chaque bureau de vote (incluant les formes spéciales de vote comme les bureaux itinérants, le vote par la poste ou les bureaux de vote à l'étranger) et chaque bureau de l'administration électorale.
L'utilisation d'emballages standard (voir Empaquetage du matériel et de l'équipement pour la livraison) facilite la préparation de l'inventaire du bureau de vote.
Méthode
À l'instar d'un budget, la préparation des commandes est plus efficace si on procède de manière ascendante : on se base sur les données du registre des électeurs ou sur le nombre d'électeurs prévus pour déterminer les besoins en matériel et en équipement de chacun des bureaux de vote, puis on regroupe ces données pour obtenir un inventaire principal et des commandes globales.
Inventaire principal
L'inventaire principal d'une élection ne sera pas facile à utiliser s'il présente dans un seul document (surtout s'il est manuscrit) la totalité des besoins en fournitures pour chaque bureau de vote et chaque fonction. (Pour un exemple d'inventaire pour chaque bureau de vote d'une circonscription électorale, voir district office inventory for polling places, australia.) Par contre, des méthodes de calcul simples et manuelles facilitent la prise en charge des commandes globales et des inventaires principaux. Il faut cependant les concevoir sous forme de relevés récapitulatifs qui seront ensuite décomposés en plusieurs pages. Chaque page correspond à une catégorie de fournitures - p. ex. listes électorales, formulaires électoraux, bulletins de vote, etc. - et indique les besoins de chaque bureau de vote. (Pour des exemples d'application de cette méthode dans une élection complémentaire, voir issue of voting station supplies - trinidad and tobago, issue of administration supplies - trinidad and tobago, roving officers inventory - trinidad and tobago, special voting materials inventory - trinidad and tobago, ballot distribution schedule, - trinidad and tobago et voters list distribution schedule, trinidad and tobago.)
Fonction de contrôle
L'inventaire des bureaux de vote joue un rôle essentiel à la fonction de contrôle, car il permet de vérifier que le bureau de vote a bien reçu tout le matériel prévu. Tous les gestionnaires des bureaux de vote devraient recevoir des exemplaires de l'inventaire du matériel et de l'équipement attendus. Ils devraient ensuite comparer eux-mêmes les articles reçus avec ceux énumérés sur la liste. On peut utiliser un exemplaire de l'inventaire, sur lequel on a noté les quantités reçues et souligné les articles manquants, comme bon de livraison détaillé à retourner à l'organisme électoral.
Production automatisée
Lorsqu'on fournit aux bureaux de vote des ensembles de fournitures standard, on peut produire par des moyens automatisés les inventaires et les listes d'emballages à partir des données du registre des électeurs ou du nombre d'électeurs prévus dans un bureau de vote (voir Empaquetage du matériel et de l'équipement pour la livraison et Distribution). Ces systèmes automatisés permettent aussi de produire d'autres articles, comme les étiquettes d'emballage ainsi que les numéros d'identification et les étiquettes pour les urnes.
