Généralités
En plus de la variété de formulaires, d'équipement et de documents d'information à fournir aux bureaux de vote, on devra aussi prévoir un vaste éventail de fournitures générales. Il s'agit en grande partie d'articles standard - c'est-à-dire qu'il n'est pas nécessaire de les modifier pour les besoins électoraux - que l'on peut se procurer facilement auprès des services d'approvisionnement gouvernementaux habituels ou des entreprises privées.
À l'instar de l'équipement et du matériel fabriqués expressément pour l'élection, il est important de planifier l'approvisionnement en fournitures générales : établir des spécifications pour chaque article et tester un échantillon de chaque produit avant l'achat pour voir s'il respecte les spécifications. Dans le cas d'une simple enveloppe, à titre d'exemple, si on ne peut pas y insérer le formulaire prévu ou si elle ne reste pas bien scellée pendant l'élection, elle ne sera d'aucune utilité pour les bureaux de vote.
Les fournitures générales sont essentielles à la bonne marche d'un bureau de vote. Leur acquisition doit faire l'objet d'autant d'attention que l'achat de tout autre matériel, plus innovateur ou plus spécifique aux élections.
Types de matériel
Les types et les quantités de fournitures générales nécessaires pour le vote dépendent en grande partie du mode de scrutin et des procédures de gestion du bureau de vote. Par exemple, si on utilise des machines ou des ordinateurs pour voter, les stylos et les crayons ne seront pas d'une grande utilité. En règle générale, cependant, on aura besoin d'un certain nombre de fournitures parmi les catégories suivantes :
- les articles de bureau - stylos, crayons et blocs-notes à l'usage des préposés au vote et des électeurs;
- le matériel d'emballage - pour l'empaquetage des ensembles de fournitures à distribuer dans les bureaux de vote, pour l'entreposage sécuritaire du matériel dans le bureau de vote, ainsi que pour le retour du matériel par les bureaux de vote;
- l'éclairage d'urgence, en cas de panne d'électricité.
Pour des modes de scrutin précis, on devra aussi se procurer les fournitures suivantes :
- des outils de validation des bulletins;
- des articles pour prévenir le vote multiple - de l'encre spéciale et des lampes à rayons ultraviolets (si on utilise de l'encre sympathique);
- du ruban ou de la corde pour délimiter les secteurs à l'intérieur ou autour du bureau de vote.
La section qui suit énumère d'autres articles importants.
Articles de bureau
Les fournitures de bureau comprennent habituellement ces articles :
Des stylos et (ou) des crayons que l'on devra acheter en quantité suffisante. Chaque préposé au vote en aura besoin pour tenir les dossiers, marquer les listes électorales, préparer les rapports et remplir le registre des votes. Lorsque les électeurs doivent marquer manuellement les bulletins, on doit prévoir un stylo ou un crayon pour chaque isoloir (y compris quelques-uns de remplacement pour ceux qui disparaîtront inévitablement pendant le vote). Si on utilise des crayons, on aura aussi besoin de taille-crayons.
Des règles pour aider les préposés au vote qui travaillent avec des listes électorales.
De l'encre et des tampons encreurs, si on doit apposer une marque officielle sur le matériel ou les registres de vote.
Des blocs-notes à l'usage des préposés au vote.
Des enveloppes pour le matériel et les formulaires de vote. On peut les imprimer spécialement pour les élections ou utiliser un format standard (cette dernière solution étant la moins coûteuse). Toutefois, dans le cas d'enveloppes standard, elles devraient aussi comporter des étiquettes autocollantes à l'usage des bureaux de vote, ou encore être imprimées au préalable par l'administration électorale afin de permettre la consignation uniforme des renseignements suivants :
- le bureau de vote correspondant au matériel contenu dans l'enveloppe;
- le type de matériel contenu dans l'enveloppe;
- le type et la date de l'élection;
- la signature du préposé au vote concerné.
Des agrafeuses et des agrafes, des bandes élastiques et des pinces à papier ou d'autres dispositifs d'attache du même genre.
Matériel d'emballage
Les méthodes et le matériel d'emballage varient énormément, mais on doit habituellement prévoir :
- des contenants pour la livraison et le retour du matériel électoral;
- des dispositifs pour attacher les paquets;
- des dispositifs pour sceller les paquets contenant du matériel comptabilisé.
Par contenants, on entend des boîtes de carton ou des sacs ultrarésistants pour les contenants extérieurs. Il est aussi utile de prévoir des contenants intérieurs - p. ex. des enveloppes épaisses ou des sacs de plastique - pour emballer les différentes catégories de matériel que les bureaux de vote doivent retourner. Sur chaque contenant intérieur, on doit indiquer le contenu et toute information pertinente, soit en apposant une étiquette, soit en les imprimant au préalable. L'utilisation de systèmes complexes - p. ex. des contenants intérieurs et des étiquettes à codes de couleur - a plutôt tendance à embrouiller les préposés qu'à les aider. Dans certains pays, on fournit aux bureaux de vote des feuilles de papier brun destinées à emballer le matériel à retourner : une solution peu coûteuse, mais pas toujours efficace.
Si le dépouillement a lieu dans le bureau de vote, tout le matériel d'emballage sera livré à cet endroit. S'il a lieu dans un centre prévu à cette fin, on doit fournir une quantité suffisante d'étiquettes, d'enveloppes et de contenants intérieurs pour l'emballage du matériel après le dépouillement (emballage distinct pour les bulletins de chaque parti ou candidat, les bulletins non valides et les feuilles de comptage).
Pour attacher les paquets, on pourrait fournir des pelotes de ficelle ou des rouleaux de ruban adhésif. Le ruban adhésif arborant le logo de l'organisme électoral donne une image de professionnalisme, mais il ne collera pas davantage malgré la dépense supplémentaire qu'il entraînera. Si on a recours à des centres de dépouillement distincts, on devra prévoir des fournitures additionnelles qui seront utilisées pendant et après le comptage des votes.
Pour sceller les paquets, on peut se servir d'une bande adhésive papier ou de ruban indécachetable. Quel que soit le moyen utilisé, le dispositif doit se déchirer ou se briser lorsqu'on tente d'ouvrir le paquet. L'important, c'est que toute tentative d'ouvrir le paquet ne passe pas inaperçue. Si un cadenas ferme les urnes, on peut avoir besoin de cire pour sceller le trou de la serrure. On devra acheter des scellés en quantité suffisante pour les fins suivantes :
- l'empaquetage du matériel après la clôture du vote;
- l'ouverture et le rescellage des paquets pendant le dépouillement;
- les ouvertures et les rescellages qui surviendront inévitablement après l'entreposage du matériel - à des fins d'enquête, de recherche, etc.
Pour en savoir plus sur les méthodes d'empaquetage, voir Empaquetage du matériel et de l'équipement pour la livraison et Vérification et empaquetage du matériel.
Éclairage d'urgence
Pour tous les bureaux de vote qui seront ouverts pendant les heures d'obscurité, on doit prévoir des dispositifs d'éclairage d'urgence : des torches électriques ou à piles, des lampes à piles ou à gaz, voire des chandelles et des allumettes. Dans les sociétés industrialisées, des pannes d'électricité peuvent survenir le jour de l'élection. Pour les bureaux de vote où des génératrices portatives fournissent l'électricité et l'éclairage, on doit planifier l'approvisionnement en essence.
Marques de validation
Dans de nombreux systèmes électoraux, chaque bulletin comptabilisé fait l'objet d'une validation. En le remettant, le préposé au vote appose une marque officielle, le signe ou le paraphe au verso. Il s'agit d'une méthode efficace et peu coûteuse de s'assurer que seuls les bulletins valides feront partie du dépouillement. De plus, cette méthode permet d'éviter l'utilisation de moyens plus coûteux comme le papier spécial ou l'impression contrôlée.
On peut utiliser un poinçon ou un tampon pour faire des marques de validation officielles. Il est préférable de fournir à chaque bureau de vote une marque distinctive afin de pouvoir comptabiliser les bulletins avec précision et contrôler l'intégrité du vote pendant le dépouillement. Ces marques doivent demeurer confidentielles jusqu'à leur utilisation et être toujours conservées en sécurité.
Le gestionnaire du bureau de vote peut, par ailleurs, utiliser une marque officielle pour valider les formulaires remplis au bureau de vote ou contrôler l'intégrité des paquets qui seront retournés après la fermeture du bureau. De même, dans certains systèmes (même si cette solution n'est pas recommandée), les électeurs marquent leur bulletin de vote avec une étampe officielle. Cette étampe devra aussi faire l'objet de mesures strictes de sécurité.
Équipement de contrôle du vote multiple
Au cours des dernières années, il est devenu plus courant de faire une marque à l'encre sur la main de l'électeur, lorsqu'on lui remet un bulletin, afin de prévenir le vote multiple. Cette méthode de contrôle, relativement coûteuse d'application, est toutefois appropriée si on doute de la qualité des listes électorales ou si les électeurs ont le choix entre plusieurs bureaux de vote.
Il peut s'agir d'encre visible et indélébile dont l'inconvénient est de signaler qu'une personne a déjà voté (ce qui peut constituer un risque pour la sécurité des personnes dans les communautés divisées sur le plan politique). De façon générale, on utilise de l'encre invisible et indélébile, qui est décelable uniquement à l'aide de rayons ultraviolets. Dans ce cas, il faut prévoir des lampes à rayons ultraviolets pour chaque bureau de vote, ainsi que des ampoules de rechange. On conseille souvent d'acheter des modèles à piles (et des piles de rechange) parce qu'ils peuvent fonctionner dans des endroits sans source fiable d'électricité.
Si on décide de marquer la main des électeurs avec de l'encre, il est important de respecter les consignes suivantes :
La formule de l'encre doit rester secrète. On doit de préférence utiliser une formule différente pour chaque élection, de sorte que les électeurs ne pourront pas enlever l'encre avec des produits chimiques avant la fin de la période du vote. C'est en partie pour cette raison que l'on décide de se procurer l'encre auprès d'un fournisseur étranger. En pareil cas, le plan d'acquisition devra tenir compte des délais d'approvisionnement.
L'encre ne doit pas tacher de manière permanente, mais elle doit disparaître après un certain temps. Lorsque le vote dure plusieurs jours, on doit s'assurer que la marque d'encre sera décelable pendant toute la période de vote. De même, lors d'un scrutin majoritaire à deux tours, l'encre doit disparaître avant le deuxième tour ou on doit donner des instructions strictes sur les marques correspondant à chaque tour de scrutin.
On doit fournir à chaque bureau de vote une quantité suffisante d'encre - dans des contenants étanches et scellés - pour marquer le nombre d'électeurs prévus. Il est préférable d'exiger des contenants prêts pour l'utilisation auprès des fabricants plutôt que de laisser l'organisme électoral refaire lui-même de nouveaux emballages.
