Questions de base
La logique dicte que le contenu des séances de formation soit basé sur les manuels de procédures qui expliquent aux préposés au vote les fonctions qu'ils ont à accomplir (voir Préposés au vote). Ce contenu doit viser à développer toutes les compétences nécessaires pour qu'un préposé au vote puisse accomplir le travail qui lui est confié.
Portée du contenu
Dans certains environnements, le contenu des séances de formation ne se limite pas seulement aux procédures de vote. Le personnel doit possiblement être formé sur les systèmes de base utilisés aux bureaux de vote ou sur d'autres processus d'élection, par exemple :
- l'assemblage de l'équipement portatif d'un bureau de vote;
- l'utilisation du téléphone (ou d'un télécopieur s'il y a lieu);
- l'utilisation des systèmes de communications, par exemple des radios personnelles;
- l'utilisation de calculatrices spéciales;
- l'utilisation d'ordinateurs lorsque ceux-ci servent aux fins du vote.
Il faut attacher autant d'importance à ces questions qu'aux procédures de vote elles-mêmes si l'on veut assurer l'efficacité du personnel.
Les séances de formation sont également le forum le plus efficace pour renforcer les valeurs organisationnelles et le bien-être du personnel, pour aider le personnel et répondre à ses questions. Les points suivants pertinents, entre autres, sont :
- l'intégrité, l'impartialité et le professionnalisme que l'on attend de tout le personnel;
- la politesse et la courtoisie dans les services aux électeurs et au public;
- la rémunération et le mode de paiement;
- l'assignation des bureaux de vote;
le mode de transport pour l'aller et le retour au lieu de travail;
- le logement et la subsistance;
- les modalités du remboursement des dépenses et les dépenses autorisées;
(Pour des exemples de contenus de séances de formation et des manuels de présentation, voir electoral staff training guide - new zealand 1996, training of polling staff presenter's manual - australia, training issues outline - south africa, 1995 et presiding officer/assistants training program, bangladesh).
Contenu qu'il faut souligner
Au cours des séances de formation, il faut souligner les situations problématiques possibles qui ont été définies à partir des éléments suivants :
- une expérience passée;
- la complexité des exigences procédurales;
- l'importance de l'intégrité du processus électoral;
- une seconde formation rendue nécessaire par l'introduction de nouvelles procédures.
Les sujets qui requièrent qu'on leur donne une attention particulière sont entre autres :
- le contrôle et la réconciliation du matériel de vote;
- l'identification des électeurs et le marquage des listes électorales ou autres formulaires de participation;
- les personnes non inscrites qui veulent voter;
- les procédures de contestation des électeurs et des votes;
- la détermination des bulletins valables et, s'il y a lieu, des marques de préférence des électeurs.
Selon le contexte, certaines questions demandent peut-être plus d'attention, par exemple le secret du vote, le service à l'électeur et les droits des représentants des partis et des candidats ainsi que des observateurs indépendants.
Catégories de personnel pour la formation
Il est plus facile d'organiser des catégories de personnel aux fins de la formation si les stratégies de recrutement (voir Recrutement) et les catégories de préposés au vote (voir Catégories et fonctions des effectifs) ont été définies, et il faut en tenir compte au moment de la planification (voir Énonciation des objectifs de formation). Par exemple, le personnel qui joue un rôle au bureau de vote a des besoins différents que celui qui protège les urnes. Au moment du recrutement du personnel pour des fonctions particulières ou pour plusieurs fonctions au bureau de vote (par exemple, l'émission de matériel de vote, le contrôle des files d'attente, les renseignements à l'électeur), l'apprentissage peut être facilité si chacune des catégories est formée selon les tâches pertinentes à ses fonctions. Ces programmes spécialisés prennent encore plus d'importance si le personnel recruté a peu d'expérience ou si son niveau d'aptitudes est peu élevé. Cette méthode offre cependant certains désavantages : le fait de former les préposés pour des tâches spécifiques réduit la souplesse de la gestion du personnel aux bureaux de vote et ne favorise pas la cohésion d'équipe.
Contenu d'une formation par module
L'élaboration d'un programme de formation par module (voir Styles de présentation et Matériel de référence) forme une base efficace pour la formation du personnel pour différents rôles. Cette méthode permet d'élargir les séances de formation de base en y ajoutant des modules appropriés pour le personnel qui requiert des aptitudes plus étendues et plus avancées. La durée des séances peut être adaptée aux besoins spécifiques de chaque catégorie.
Contenu de la formation pour les préposés au vote
Les éléments principaux que doit contenir la formation des préposés au vote sont les suivants :
- le fondement légal et procédural des devoirs des préposés au vote;
-
- le comportement auquel on doit s'attendre du personnel;
- le matériel et l'équipement ;
- la tenue du vote;
- les services de qualité aux électeurs;
- les droits et responsabilités des intervenants;
- les ententes administratives pour le personnel;
- la sécurité, l'intégrité et les moyens de communication.
Le contenu des séances de formation sera plus facile à comprendre s'il est structuré de la même manière que les manuels. Le contenu peut être tout simplement structuré suivant l'ordre chronologique dans lequel les sujets deviennent pertinents :
- les questions d'administration et les conditions d'emploi du personnel;
- les activités qui précèdent le vote;
- la conduite du vote;
- la fermeture du vote et de l'assemblage du matériel;
- le dépouillement (s'il y a lieu).
Le contenu peut être organisé plus efficacement si on utilise la formule des modules (voir Styles de présentation ). Les modules peuvent traiter discrètement d'ensembles d'informations et d'aptitudes, qui sont pourtant interdépendants. Un programme de formation par modules pour les préposés au vote devrait contenir des modules sur les sujets suivants :
- l'inscription des participants;
- une introduction ou un sommaire des objectifs;
- le traitement, le déploiement et les conditions d'emploi du personnel;
- l'environnement électoral et sa raison d'être;
- le code d'éthique, l'intégrité, l'impartialité, le service aux électeurs;
- l'utilité, l'utilisation et le retour du matériel de vote et de l'équipement;
- l'aménagement d'un bureau de vote et les espaces fonctionnels;
- les devoirs avant l'ouverture des bureaux de vote;
- le rôle des représentants des partis et des candidats et des observateurs indépendants pendant le vote;
- le contrôle des foules;
- l'information à l'électeur;
- l'identification des électeurs et la vérification de leur admissibilité;
- l'émission du matériel de vote;
- le maintien du secret du vote;
- l'aide aux électeurs;
- le vote spécial (s'il y a lieu);
- l'entretien du lieu de vote;
- les problèmes qui peuvent surgir pendant le vote;
- la sécurité personnelle (y compris les réactions aux urgences) et la sécurité du matériel;
- la fermeture du vote;
- l'emballage et la sécurité du matériel;
- une récapitulation du contenu de la séance.
Le temps requis pour présenter ces modules peut varier d'au moins cinq à dix minutes ou jusqu'à une heure. Lorsque tout le personnel ne doit pas accomplir les mêmes tâches (par exemple le contrôle des foules, l'information à l'électeur, l'émission et l'acceptation du matériel de vote, le vote spécial), la formation sur des tâches spécifiques peut être livrée seulement à ceux qui en ont besoin.
Il faut préparer des modules qui abordent les procédures de vote dans un contexte de procédures spécifiques, par exemple l'inscription le jour du vote et l'utilisation d'ordinateurs.
Le personnel principal des bureaux de vote
Le contenu de la formation pour le personnel qui assume la gestion des bureaux de vote, par exemple les personnes chargées des bureaux de vote et leurs adjoints, les préposés itinérants et les surveillants, doit être élargi pour couvrir les tâches supplémentaires spécifiques et celles de gestion. Dans un programme de formation selon un système de modules, on ajoute aux sujets énumérés ci-dessus d'autres modules sur les sujets suivants :
- l'aménagement du bureau de vote et la réception de tout le matériel;
- la gestion, la surveillance et les conditions d'emploi du personnel;
- le matériel, l'équipement et la gestion des lieux;
- les méthodes de résolution de conflits;
- les stratégies de communication;
- la gestion de la sécurité, c'est-à-dire le rôle de la force de l'ordre et la gestion des procédures d'urgence;
- l'utilisation des formulaires et des rapports du bureau de vote;
- la « formation des formateurs » pour ceux qui doivent former leur personnel.
De la formation additionnelle sur ces questions de gestion rendra les opérations de vote plus efficaces.
Les préposés au vote spécial
Advenant la tenue de votes spéciaux (voir Procédures du vote), le personnel qui en est chargé doit recevoir une formation taillée à ses besoins. Le contenu supplémentaire spécifique varie selon les paramètres du système électoral, mais devra possiblement comprendre :
pour le personnel chargé du vote anticipé, du vote des absents, du vote des électeurs résidant à l'étranger.
- les procédures pour émettre le matériel de vote, soit en main propre, par la poste ou encore par l'entremise de l'électronique;
- les contrôles pour s'assurer que le matériel est émis pour la bonne circonscription;
- la vérification des données d'un électeur pour s'assurer de la validité de son admissibilité à voter;
- l'emballage du matériel et son expédition aux circonscriptions et centres administratifs appropriés;
- la réconciliation du matériel de vote;
pour le personnel chargé du vote itinérant :
- la liaison avec les responsables des communautés ou des institutions où se tient le vote itinérant;
- la manière de tenir les dossiers pour les endroits et les jours de vote;
- la logistique;
- les mesures supplémentaires pour la sécurité de l'équipement et du matériel.
Si les procédures et le contenu des séances de formation des préposés au vote spécial est sensiblement différent de celui des autres préposés, l'efficacité sera accrue par la tenue de séances distinctes.
Formation pour les préposés au dépouillement
Le contenu du programme de formation varie selon que les préposés sont recrutés uniquement pour les opérations de dépouillement dans un endroit central, régional ou au bureau de vote, ou s'ils doivent également agir comme préposés au vote. Le contenu des modules pour les préposés au dépouillement doit toucher aux aspects suivants :
- la préparation du matériel et l'aménagement de l'aire de dépouillement;
- l'utilité et l'utilisation du matériel et de l'équipement servant au dépouillement;
- les droits et responsabilités des représentants des partis et des candidats et des observateurs indépendants lors du dépouillement;
- les procédures de dépouillement et de tri;
- l'évaluation de la validité des bulletins ou de la marque de préférence des électeurs (s'il y a lieu) et la résolution des contestations;
- les problèmes qui peuvent surgir au cours du dépouillement;
- la fermeture du dépouillement et le calcul des résultats;
- l'emballage du matériel à la fermeture du dépouillement.
Lorsque les préposés au dépouillement sont recrutés et formés séparément, il faut également toucher aux questions de comportement et d'administration, y compris :
- l'inscription lors des séances et les questions administratives;
- le contexte électoral;
- les droits du personnel et la logistique;
- le code d'éthique, l'impartialité et l'intégrité;
- la sécurité personnelle et celle du matériel.
La formation des responsables du dépouillement devrait également contenir des sujets semblables à ceux qui sont enseignés aux responsables des bureaux de vote, c'est-à-dire la gestion du personnel et du matériel, la transmission des résultats, la gestion de la sécurité, la résolution de conflits, la façon de remplir les formulaires de dépouillement et le retour du matériel de dépouillement à l'organisme électoral.
Certaines structures permettent l'embauche du personnel de soutien supplémentaire pour aider le responsable du dépouillement (sous sa surveillance) à nettoyer le bureau de vote ou à le réaménager en vue du dépouillement, à déplacer les urnes, et à emballer et mettre en sûreté le matériel. Une courte séance d'information donnée par le responsable du dépouillement, juste avant le début des opérations, est généralement suffisante pour former ce personnel.
Personnel administratif temporaire
Il importe également que le personnel temporaire recruté pour des fonctions administratives dans les opérations de vote soit formé dans l'accomplissement de ses tâches. Si ce personnel temporaire a des responsabilités légales et de gestion par rapport à l'élection, par exemple comme gestionnaire d'une circonscription, il faut à tout prix qu'il soit formé sur tous les aspects des opérations de vote afin qu'il puisse diriger les opérations de vote de ses préposés et être confiant qu'il peut assumer la responsabilité qu'on lui a confiée à l'égard des opérations. (Pour des renseignements sur le contenu et les méthodes de formation pour ce personnel, voir Programme de formation.)
