Rôle de l'évaluation des besoins dans la planification
Une évaluation des besoins, qui permet de comparer les structures et les ressources en place avec celles qui sont nécessaires, constitue la première étape de la préparation des plans de travail. L'établissement des besoins généraux a son importance, mais on doit aussi tenir compte des besoins spécifiques tels que les systèmes et les ressources nécessaires dans chaque région. Cette évaluation fournit souvent des résultats plus concluants lorsqu'elle est effectuée à l'échelon local (sous une surveillance centrale).
Le choix du moment opportun pour évaluer les besoins est aussi crucial et indispensable à une gestion efficace des opérations de vote. Ces évaluations constituent idéalement la première phase d'un processus de planification intégré. Si on connaît mal les besoins réels, on risque de mal utiliser les ressources en place ou de ne pas en avoir suffisamment pour s'occuper de la distribution ou de la gestion. Cette situation peut entraîner une hausse des coûts et une remise en question de l'intégrité de l'élection.
Enjeux de base
L'évaluation des besoins comprend habituellement deux grands volets :
- une analyse des systèmes, des procédures et de la structure administrative pour déterminer les interventions nécessaires;
- l'établissement des ressources nécessaires pour l'ensemble des activités, et l'évaluation des besoins en ressources supplémentaires pour les lieux de vote, le matériel et l'équipement, la dotation, la logistique et les communications.
Enjeux administratifs
La structure, les compétences et la culture de l'organisme électoral, ainsi que les améliorations ou les modifications nécessaires constituent les premiers éléments à considérer pour bien gérer l'élection. Auparavant concentrés dans un petit nombre d'établissements, les organismes électoraux ont pris de l'expansion et regroupent maintenant un grand nombre de bureaux répartis sur un vaste territoire ainsi qu'un effectif considérable (par exemple, des responsables du vote). On doit adapter les cadres administratifs en conséquence.
L'évaluation des besoins doit donc porter sur les points suivants :
La structure de l'administration des opérations de vote. On détermine les changements qui doivent être apportés aux cadres administratifs en place afin que les structures organisationnelles, l'attribution des responsabilités, le lieu de travail des responsables et les voies hiérarchiques soient compatibles avec la nature dispersée et locale de nombreuses tâches.
Les mécanismes de contrôle et de supervision. On doit mettre en place des structures chargées de la présentation de l'information, de la surveillance et des contrôles qui répondent à l'accroissement du nombre d'établissements, de l'effectif et d'autres ressources. On doit tenir compte aussi des besoins d'information qui découlent de l'administration d'un grand nombre de bureaux de vote.
Des cadres de procédures pour les opérations de vote. On doit déterminer si les exigences des cadres juridique et réglementaire peuvent être satisfaites, dans toutes les circonstances possibles.
La combinaison et la complexité des systèmes. Pour empêcher qu'un problème isolé n'entraîne une défaillance généralisée, on doit établir une structure de planification et d'intervention en cas d'urgence.
Les compétences disponibles. On doit déterminer la pertinence des tâches envisagées et définir les besoins en matière de formation.
Les voies de communication, formelles et informelles. On doit définir quelles mesures sont nécessaires pour que l'information et les instructions parviennent à leurs destinataires rapidement et sous une forme intelligible.
Le style de gestion approprié. On doit définir les pouvoirs qui sont délégués aux autorités locales et aux bureaux de vote compte tenu de la plus grande diversité des activités et du plus grand nombre de bureaux de vote administrés par l'organisme électoral.
La culture.. Il importe de connaître l'atmosphère qui règne dans l'équipe, l'engagement des administrateurs face aux principes des opérations de vote (voir Principes directeurs ) et la façon d'en encourager l'adoption par le personnel temporaire et les fournisseurs externes.
Il est tout aussi important de prévoir et de préciser les interventions nécessaires à l'égard des points qui précèdent que d'évaluer les besoins en matière de ressources. En l'absence d'un cadre efficace pour l'administration, la marche à suivre et les communications, les ressources disponibles risquent d'être mal employées.
Besoins en ressources
L'évaluation des besoins doit ensuite porter sur les ressources nécessaires à la bonne marche des opérations de vote. À cet égard, le facteur déterminant est le nombre d'électeurs à desservir. L'estimation préalable des ressources nécessaires compte parmi les premières étapes de la planification d'une élection. On peut préciser les besoins par la suite, lorsqu'on connaît le nombre exact d'électeurs et de bureaux de vote.
L'évaluation des besoins en ressources comprend les éléments suivants :
- l'équipement et le matériel requis dans les bureaux de l'organisme électoral;
- le personnel nécessaire pour les bureaux de vote, le dépouillement des bulletins et l'administration de l'élection, et les besoins connexes de recrutement, de formation, de transport et d'approvisionnement (voir Dotation et formation et Formation);
- le personnel, le matériel et les autres ressources nécessaires pour informer les électeurs sur les lieux et les méthodes de vote (voir Information de l'électorat);
- l'équipement nécessaire dans les bureaux de vote et les centres de dépouillement - urnes, isoloirs, ameublement, aménagements (voir Matériel et équipement et Équipement pour le jour du vote);
- le matériel utilisé dans les bureaux de vote (voir Matériel pour le jour du vote);
- les installations pour l'entreposage du matériel et de l'équipement (voir Entreposage avant le jour du vote et Entreposage après le jour du vote);
- les moyens de transport du personnel et de distribution de l'équipement et du matériel (voir Transport);
- les systèmes et l'équipement de communication assurant la circulation de l'information et la sécurité (voir Systèmes de communication);
- les ressources nécessaires pour assurer la sécurité, compte tenu de l'évaluation des risques (voir Mesures de sécurité);
- le nombre de bureaux de vote et de centres de dépouillement, compte tenu des formes spéciales de vote offertes (voir Lieux de vote).
Profils standard pour l'affectation des ressources
L'utilisation de normes pour l'affectation des ressources facilite l'évaluation des besoins et contribue à sa cohérence et à sa rentabilité, surtout en ce qui concerne les aspects suivants :
Une fois les besoins établis, on doit prendre des mesures pour :
- déterminer si ces besoins peuvent être comblés à même les ressources de l'organisme électoral ou s'il faut faire appel à d'autres organismes;
- déterminer les ressources qui devront être acquises et les méthodes qui présentent le meilleur rapport coût-efficacité;
- mettre en place des plans de travail afin que toutes les ressources nécessaires soient disponibles au moment voulu.
En l'absence de registres, on doit constituer un inventaire des ressources en place : équipement, matériel, personnel, systèmes, marches à suivre et emplacements.
Utilisation des données historiques
Les données des élections antérieures seront d'une grande utilité dans l'évaluation des besoins. Ces données sont notamment contenues dans les registres d'acquisition des ressources et de distribution conservés par l'organisme électoral, ainsi que dans les documents suivants :
- les évaluations de la performance et les autres rapports sur les élections antérieures, y compris les changements aux structures de gestion, les marches à suivre et les ressources nécessaires (voir Évaluation du recrutement et de la formation);
- les rapports du personnel administratif et des gestionnaires des bureaux de vote concernant l'élection précédente (voir Clôture du vote).
