Généralités
Les listes de contrôle, présentées sous forme de document simple et standard, constituent un guide de travail et un outil de suivi. Elles sont plus faciles à consulter qu'un texte descriptif contenu dans un manuel volumineux. Particulièrement utiles pour effectuer le suivi des tâches, ces listes devraient cependant compléter les manuels de procédures et non les remplacer.
La conception et la méthode de production des listes de contrôle varient selon le sujet et le public visé. Les listes servant aux activités administratives centralisées (p. ex. l'approvisionnement en matériel) ne seront peut-être utilisées que par une ou deux personnes. Elles peuvent donc prendre la forme d'une liste manuscrite ou d'une feuille de contrôle produite par ordinateur. Par contre, si l'on veut uniformiser les tâches d'un plus grand nombre de personnes - p. ex. les gestionnaires des circonscriptions électorales, le personnel chargé de l'empaquetage du matériel, les responsables des bureaux de vote, les préposés au vote - on pourrait les regrouper dans une annexe ou une section des manuels correspondants.
Voici quelques exemples de secteurs où les listes de contrôle sont d'une grande utilité :
Mises en candidature
Le traitement des mises en candidatures peut s'avérer complexe, surtout si on doit faire des vérifications de l'admissibilité auprès d'autres autorités. Les listes de contrôle permettent de suivre avec précision toutes les étapes du traitement de chaque mise en candidature, et fournissent des données standard qui serviront de base pour accepter ou rejeter la candidature. (Pour un exemple de ces listes de contrôle, voir nominations/registration checklist, south africa 1995.)
Évaluation de la localisation des bureaux de vote
Les listes de contrôle permettent de déterminer de façon systématique si les lieux de vote envisagés respectent les normes (voir polling place assessment - australia, 1996).
Gestion du matériel
Utilisées pour effectuer le suivi de la conception, de la préparation des commandes, du contrôle de la qualité, de la livraison et de la distribution du matériel électoral, les listes de contrôle constituent un outil essentiel de vérification de gestion lorsque l'approvisionnement est complexe. Le report de registres d'inventaire et d'expédition, et même de certains fichiers de conciliation, sous forme de simples listes de contrôle facilite l'exécution du travail.
Superviseurs des bureaux de vote
L'évaluation de la performance des bureaux de vote pendant les heures d'ouverture fournira aux administrateurs des renseignements sur le déroulement de l'élection, les problèmes de fonctionnement, les contestations éventuelles, ainsi que des données utiles pour les prochaines élections (notamment pour le choix de la localisation des bureaux de vote et le recrutement du personnel). Lorsque les superviseurs remplissent une liste de contrôle, les données ainsi recueillies peuvent être conservées dans un format standard. (Pour des exemples de listes de contrôle détaillées, voir polling place liaison officer's report - australia 1996 et polling site check list - usa. Pour consulter une liste de contrôle simplifiée, traitant des activités avant, pendant et après le jour de l'élection, voir voting station performance checklist - new zealand 1996.)
Préposés au vote
Les préposés au vote se servent de listes de contrôle pour se rappeler rapidement leurs responsabilités. Les gestionnaires des bureaux de vote les utilisent quant à eux pour évaluer la performance des préposés au vote et s'assurer que toutes les tâches ont été accomplies. Voici quelques tâches qui se prêtent bien à l'utilisation d'une liste de contrôle simple :
Les manuels destinés aux préposés au vote seront plus pratiques s'ils sont présentés sous forme de listes de contrôle (des exemples figurent dans duties for polling staff, usa, chesterfield county 1996, absentee polling staff duties, usa, chesterfield county, polling place operations, usa, chesterfield county 1996, et 'moved' voter checklist, usa, chesterfield county 1996).
Dépouillement du vote
Pour les préposés au dépouillement du vote, les listes de contrôle peuvent se présenter sous la forme d'un aide-mémoire très pratique, tant pour les procédures de dépouillement que pour les critères de validité des bulletins de vote. Parmi les tâches qui se prêtent bien à une énumération sous forme de liste de contrôle, mentionnons :
- les étapes d'ouverture des urnes et de conciliation des bulletins de vote;
- les étapes de vérification de l'admissibilité des bulletins sous enveloppe, incluant le vote des absents et le vote par la poste;
- les critères de validité des bulletins de vote;
- l'empaquetage du matériel après le dépouillement du vote.
