Les calendriers et les échéanciers illustrent de façon succincte et facile à consulter les plans de travail. On trouve dans ces outils de référence et de suivi essentiels la liste des principales activités de vote et les dates, durées et échéances correspondantes. Comme les calendriers et échéanciers doivent être adaptés à leurs destinataires, il peut y en avoir plusieurs présentant différents niveaux de détails. C'est particulièrement vrai des calendriers et des échéanciers destinés à être utilisés par l'administration interne et visant à informer le public et les participants politiques.
Lorsqu'on prépare un échéancier, on doit distinguer clairement, d'une part, les échéances administratives et, d'autre part, les dates et les périodes fixées par la loi. On peut manquer une échéance administrative sans que l'intégrité d'une élection ne soit compromise, mais pas une échéance légale. (Pour en savoir plus sur la préparation des calendriers des tâches administratives, voir Établissement et observation d'un échéancier administratif.)
Format global
Tout comme on prépare des plans de travail préliminaires, on peut concevoir des ébauches d'échéanciers même si la date du vote n'est pas connue. On se fonde alors sur l'évaluation administrative du nombre de jours nécessaires pour réaliser certaines tâches (en tenant compte, par exemple, du nombre de jours qui restent avant la tenue du vote).
On doit pouvoir facilement modifier les ébauches d'échéanciers, surtout lorsque la loi est imprécise quant à la définition d'une période importante. Si le cadre juridique prévoit des échéanciers flexibles, ce sont les considérations d'ordre politique, plutôt que les besoins de l'administration électorale, qui déterminent les décisions gouvernementales en matière d'échéances.
Échéances et périodes définies dans la loi
Les calendriers de base présentent les dates, les échéances et les périodes fixées par la loi, c'est-à-dire les étapes clés de la mise en oeuvre des activités de vote (voir ethiopia - election timetable et election calendar, costa rica 1998). Les éléments définis par la loi susceptibles de figurer dans les calendriers et les échéanciers sont notamment les suivants :
- la période ou l'échéance pour l'inscription ou les changements à l'inscription;
- la période pour l'examen officiel et la finalisation des inscriptions;
- la date d'échéance pour l'inscription des partis politiques;
- les périodes et les échéances pour les mises en candidature et l'annonce des candidatures acceptées;
- la durée de la campagne électorale;
- le(s) jour(s) de vote;
- les dates de début et de fin du dépouillement des bulletins;
- la date limite pour l'annonce des résultats;
- la période pendant laquelle les résultats de l'élection peuvent être contestés.
D'autres éléments peuvent être pris en considération selon le système électoral en vigueur :
- la date limite pour déterminer les lieux de vote;
- la période pendant laquelle les mises en candidature sont examinées et les candidats et groupes participants à l'élection peuvent faire l'objet de contestations;
- la date limite pour l'approvisionnement des bureaux de vote en matériel;
- la durée du vote par anticipation, s'il y a lieu;
- la date limite pour la réception des bulletins de vote par la poste;
- la date limite pour la confirmation des résultats de l'élection;
- la date limite pour intenter des poursuites en cas d'infraction électorale;
- la date limite pour la présentation des contributions financières ou des dépenses des partis et des candidats.
Le calendrier défini par la loi est le point de départ de la planification et de la mise en place de toutes les activités de vote. Il est cependant insuffisant en tant qu'outil de référence pour guider tout le processus. Chaque point abordé dans la loi peut nécessiter une foule d'interventions sur le plan administratif. Aussi, l'échéancier électoral doit combiner les exigences juridiques et les périodes et échéances clés pour la mise en oeuvre des mesures administratives.
La quantité d'information utilisée doit toujours demeurer raisonnable et on doit accorder la priorité aux échéanciers et aux périodes clés sur le plan administratif. Les échéanciers plus détaillés conviennent davantage aux directeurs de projets individuels et à leur personnel.
Échéanciers administratifs
Chaque système électoral a ses propres exigences en ce qui concerne les échéanciers. Certains aspects doivent cependant être assortis de dates, de périodes et d'échéanciers clés pour assurer une bonne gestion administrative. Les principaux éléments à prendre en compte en cette matière sont les suivants :
Généralités administratives :
- les cadres et les procédures juridiques et réglementaires;
- les politiques en matière de dotation et d'approvisionnement des bureaux de vote;
- l'évaluation des besoins;
- les mesures de sécurité;
- les tests et les simulations relatifs aux systèmes et aux processus électoraux;
- les budgets et leur examen.
Information de l'électorat :
- le plan d'information;
- la production de la documentation;
- la campagne d'information;
- les horaires de diffusion de l'information (par les médias de masse ou d'autres moyens d'information).
Partis et candidats :
- l'inscription des partis politiques;
- les séances d'information des partis et des candidats;
- les mises en candidature;
- l'annonce des candidatures acceptées;
- la campagne électorale.
Bureaux de vote :
- les bureaux de vote et centres de dépouillement des bulletins;
- l'évaluation et l'établissement des besoins en équipement et en matériel pour les bureaux de vote.
Dotation et formation :
- les besoins en personnel;
- le début et la fin du recrutement des préposés au vote;
- la préparation du plan de formation;
- la formation des formateurs suivie de celle des préposés au vote.
Registres d'électeurs :
- l'inscription ou les modifications aux inscriptions;
- l'examen global et la production finale des renseignements sur la liste électorale;
- l'impression des listes certifiées d'électeurs destinées aux bureaux de vote.
Bulletins :
- la touche finale au contenu des bulletins;
- l'impression des bulletins;
- l'installation des machines à voter (s'il y a lieu);
- la programmation des ordinateurs (s'il y a lieu) pour le vote et le dépouillement.
Matériel et équipement :
- les plans de production du matériel;
- les caractéristiques techniques et les plans d'approvisionnement en matériel et en équipement;
- l'évaluation du matériel et de l'équipement nécessaires dans les bureaux de vote, les centres de dépouillement et ailleurs;
- les commandes de matériel;
- la répartition de l'équipement de vote;
- la production, l'examen et la réparation du matériel existant (pour les urnes et les isoloirs);
- la production du matériel pour l'élection générale et le vote anticipé et pour le jour du vote.
Logistique :
- la réalisation du plan logistique;
- la production des contrats;
- les livraisons de matériel et d'équipement par les fournisseurs;
- l'emballage du matériel et de l'équipement destinés aux bureaux de vote et aux centres de dépouillement;
- la distribution du matériel et de l'équipement dans les bureaux de vote et les centres de dépouillement;
- la fourniture, l'essai et la distribution de l'équipement de communication;
- le retour du matériel;
- le tri du matériel retourné pour l'entreposage en lieu sûr ou la destruction;
- l'élimination du matériel inutile.
Période du vote :
- le(s) jour(s) du vote;
- les périodes de vote par anticipation;
- les dates limites pour la réception des bulletins de vote par la poste et des bulletins de vote des absents.
Dépouillement et résultats :
- le début et la fin du dépouillement des bulletins;
- la vérification des bulletins spéciaux;
- le dévoilement des résultats;
- le dépôt des contestations des résultats de l'élection;
- les enquêtes et les poursuites en cas d'infraction électorale.
Exemples
Pour d'autres exemples de calendriers électoraux présentés sous une forme sommaire, voir russian federation election calendar quick reference guide. et, pour plus de détails, russian federation election calendar plan et Calendrier électoral -Élections Canada.
