Généralités
Des documents de renseignements clairs dans les bureaux de vote aideront non seulement les électeurs, mais allégeront aussi la tâche des préposés au vote puisque les électeurs auront toujours à leur disposition une source d'information susceptible de répondre à leurs questions.
Les documents de renseignements aux bureaux de vote se divisent essentiellement en deux catégories :
- le matériel de signalisation et les autres documents d'information pour orienter les électeurs;
- la marche à suivre pour le vote.
En général, le cadre législatif précise les documents de base à fournir aux électeurs dans les bureaux de vote. Ce sont en général des normes minimales qu'il ne faut pas hésiter à dépasser pour concevoir des panneaux d'information, des affiches et des brochures qui amélioreront le service à l'électorat et aideront les électeurs à voter.
Lors de la conception de ces documents, on doit mettre l'accent sur la rapidité de la compréhension. Aussi, il est important d'utiliser des symboles, des diagrammes et des représentations graphiques plutôt que des blocs de texte. On doit aussi prendre en compte les besoins des électeurs dont le degré d'alphabétisation est moins élevé et ceux des groupes linguistiques minoritaires.
(Pour plus de détails sur les documents d'information destinés à l'électorat en général, voir Information de l'électorat, Information directe à l'électeur, Information aux bureaux de vote et Information à transmettre.)
À l'extérieur du bureau de vote
Il est parfois utile d'installer des panneaux de signalisation dans les rues avoisinantes, surtout si la localisation du bureau de vote a changé depuis la dernière élection. De même, pour les nouveaux bureaux, on peut placer un avis à l'extérieur de l'ancien local; les gens ont souvent des habitudes bien ancrées que même une campagne publicitaire pour faire connaître le nouveau bureau n'arrivera pas à changer.
On doit toujours identifier clairement le bureau de vote au moyen d'un panneau extérieur. Si des sacs ultrarésistants sont utilisés pour livrer et retourner le matériel électoral, on pourrait les concevoir pour qu'ils se transforment en un panneau affichant "Bureau de vote" que l'on attacherait ensuite sur la façade du bâtiment.
Panneaux à l'intérieur du bureau de vote pour contrôler les foules
Pour contrôler la circulation des électeurs, on devrait installer des panneaux désignant les différents secteurs opérationnels et facilitant leur orientation. On a besoin de panneaux ou d'affiches qui :
- indiquent les heures du scrutin;
- indiquent les entrées et les sorties;
- montrent le secteur géographique desservi par le bureau de vote;
- désignent les endroits clés du bureau de vote - notamment les panneaux de file d'attente (ou s'il y a plusieurs files d'attente, les lettres de l'alphabet ou les noms géographiques identifiant chacune d'elles) - les installations pour le vote spécial et le bureau du responsable.
On doit aussi prévoir des panneaux sur la conduite exigée dans le bureau de vote (par exemple, défense de fumer, armes à feu interdites, propagande interdite, etc.).
Procédures de vote
Les documents sur les opérations de vote, disponibles dans le bureau de vote, décrivent toutes les règles qui s'appliquent aux électeurs. Ce sont habituellement :
- des affiches indiquant la façon de marquer un bulletin (une grande affiche pour les murs du bureau de vote et une petite affiche pour les isoloirs);
- des affiches indiquant aux électeurs d'avoir en main les pièces d'identité requises (incluant des illustrations de ces pièces);
- des affiches et de la documentation sur le droit de vote et les mécanismes de contestation;
- des affiches sur les services à l'intention des électeurs handicapés physiquement ou des personnes qui ont besoin d'assistance;
- des affiches et de la documentation sur la contestation de candidats ou de partis;
- des affiches sur les formes spéciales de vote et des brochures sur le sujet;
- des pancartes indiquant clairement l'utilisation des urnes (à qui elles sont destinées et ce qu'on doit y déposer) lorsqu'on a des urnes distinctes pour chaque type de bulletin ou chaque file d'attente;
- de l'information et des formulaires pour mettre à jour l'inscription des électeurs (dans les systèmes où l'inscription s'effectue sur une base continue);
- des affiches et des brochures contenant une brève explication sur la façon de voter et le fonctionnement du système de représentation.
Quantités
Les quantités de documents requis dans les bureaux de vote varient selon le nombre et les caractéristiques des électeurs, ainsi que la taille et la configuration des lieux. Même s'il est plus pratique de distribuer le matériel sous forme de paquets standard, on doit parfois prévoir des documents additionnels lorsque, par exemple :
- les bureaux de vote contiennent plusieurs pièces, plusieurs entrées et sorties;
- la population locale compte une proportion importante d'électeurs qui appartiennent à des groupes linguistiques minoritaires, qui votent pour la première fois ou ont des besoins particuliers en matière d'information.
