Exigences générales
Le transport et le fret du matériel et de l'équipement de vote doivent comprendre les éléments suivants :
- la distribution d'équipement ou de matériel à l'organisme électoral (lorsque les risques pour la sécurité sont faibles, la distribution est souvent plus avantageuse si elle est organisée par le fournisseur et ses frais compris dans les coûts du produit);
- tous les besoins en distribution entre les lieux d'entreposage régionaux ou centraux de l'organisme électoral et les bureaux de l'administration électorale;
- la distribution d'équipement et de matériel aux bureaux et autres endroits où se tient le vote;
- le transport d'urgence le jour du vote;
- le transport du matériel de vote vers les centres de dépouillement (si des centres régionaux ou centraux, plutôt que des bureaux de vote, sont utilisés pour le dépouillement);
- le retour de l'équipement et du matériel de vote à l'organisme électoral, qui le trie et en assure l'entreposage;
- la destruction de tout le matériel d'élection qui n'est pas conservé;
- les services de messagerie entre le bureau central et les bureaux régionaux et locaux de l'administration électorale.
La planification logistique doit prendre en considération les voies et les moyens de transport les plus efficaces et économiques, compte tenu de l'état de l'infrastructure locale, des contraintes de temps et des évaluations relatives à la sécurité. La desserte des régions éloignées s'avère plus coûteuse, car il faut parfois utiliser des avions légers, des hélicoptères, des bateaux et d'autres moyens de transport onéreux. De même, on doit souvent faire appel à des services de fret aérien urgents et coûteux pour desservir les bureaux de vote installés dans d'autres pays.
Impartition
Il n'est généralement pas rentable pour l'organisme électoral d'avoir son propre parc de véhicules permanent. Il peut avoir avantage, cependant, à faire appel à des véhicules et à des conducteurs dans les zones urbaines pendant les périodes de pointe de la livraison et de la collecte du matériel. Cette solution peut s'avérer nécessaire en l'absence d'entreprises de transport exploitant des services adéquats ou de véhicules appartenant à d'autres organismes gouvernementaux. Les coûts de location de véhicules doivent inclure l'embauche de conducteurs, le carburant et les assurances.
Sécurité des transports
Le transport du matériel et de l'équipement de vote doit être suffisamment sécuritaire. Le niveau de sécurité requis est fonction de l'évaluation des risques. Si le risque est faible, on peut faire appel aux systèmes réguliers de transport commercial et même à des véhicules de particuliers. Par contre, dans les environnements où le niveau de risque est plus élevé, les forces armées, les forces policières ou des membres d'un organisme international peuvent être appelés à escorter les véhicules qui effectuent le transport du matériel. Les coûts peuvent alors être très élevés, mais la sécurité doit demeurer la priorité numéro un.
Besoins des responsables du vote
Il peut aussi être nécessaire d'assurer le transport des responsables du vote et, dans certaines situations à risque élevé, d'organiser des convois pour le transport des électeurs. La location de véhicules pour transporter les responsables du vote peut servir les fins suivantes :
- répondre à leurs besoins en matière de déplacement (voir Autres préposés aux opérations de vote);
- assurer un service de transport lorsque les responsables du vote travaillent à l'extérieur de leur région, ou lorsque les services de transport public sont déficients (il est plus avantageux d'utiliser des autocars que des véhicules plus petits);
- effectuer le transport pour les bureaux de vote mobiles, dans les zones urbaines où se trouvent les institutions desservies et dans les régions éloignées.
Gains d'efficacité potentiels
Il est possible de réduire les coûts de transport en faisant appel, lorsque possible, aux moyens suivants :
- les ressources de transport d'autres organismes gouvernementaux ou des forces armées pour la distribution et le retour de l'équipement et du matériel (cette possibilité est moins intéressante quand le principe de l'utilisateur-payeur est en vigueur);
- lorsque le risque est faible, les véhicules privés des gestionnaires de bureaux de vote peuvent servir à la collecte et au retour du matériel de vote, ainsi qu'au transport du personnel de vote à destination et au départ des bureaux; le versement d'une allocation aux propriétaires des véhicules représente une solution plus avantageuse que la location de véhicules ou le recours aux services de firmes privées;
- la distribution d'équipement de vote et d'ameublement à partir d'établissements régionaux plutôt que d'un point central;
- l'utilisation de l'ameublement et du matériel se trouvant déjà dans les bureaux de vote plutôt que le transport;
- dans les régions rurales et éloignées, l'utilisation de bureaux de vote où il est possible d'entreposer de l'équipement plus volumineux, comme des isoloirs ou des stands, entre les élections.
