Livraison du matériel et de l'équipement
Il faut contrôler rigoureusement la mise en oeuvre du plan de livraison du matériel de vote et de l'équipement aux bureaux de vote afin de s'assurer que le matériel et l'équipement arrivent à chaque endroit dans les quantités prévues et au moment précisé dans le calendrier des livraisons et que la sécurité du matériel livré est assurée jusqu'au début du vote.
La livraison vers les lieux de vote peut généralement se faire à partir d'installations centrales de façon plus efficace qu'à partir de bureaux locaux mais les méthodes de livraison varieront selon les ressources disponibles et les besoins de sécurité.
Si les risques sont peu élevés, il peut être plus économique que le gestionnaire passe cueillir le matériel pour son bureau, sauf l'équipement lourd ou encombrant. On pourrait profiter de l'occasion pour organiser une dernière séance d'information avant le jour du vote. Le matériel rigoureusement comptabilisé pourrait être déposé temporairement dans des entrepôts sécurisés locaux pourvu que le degré de risque et de confiance publique le permette.
Il serait préférable et plus prudent que le transport de tout le matériel de vote fasse l'objet d'un contrat avec une maison de transport. Dans certaines circonstances, il pourra s'avérer économiquement efficace de faire appel aux services de transports des forces armées ou d'autres agences de l'État pourvu que leur indépendance politique soit reconnue du public (voir Distribution et Empaquetage du matériel et de l'équipement pour la livraison).
Moment opportun pour la livraison
Il est de loin préférable que tout l'équipement et le matériel soient rendus aux lieux de vote ou soient entre les mains du gestionnaire au plus tard la veille du vote. Dans les régions rurales, il faudrait prévoir une livraison plus rapide afin de permettre de combler toute lacune à temps pour le vote.
Cependant, la livraison trop hâtive du matériel aux bureaux de vote dans des régions où le degré de risque est élevé ajoute aux risques de pertes ou de manipulation des matériaux. La perception du public à l'égard de l'intégrité de l'élection pourrait aussi souffrir si le matériel comptabilisé demeure trop longtemps dans des endroits où la sécurité laisse à désirer.
Les arrangements pour la livraison aux bureaux seront plus complexes s'il y a des retards dans la livraison ou si des articles essentiels ne peuvent être produits qu'en dernière heure, par exemple, dans des systèmes où l'inscription des électeurs dure jusqu'à la veille du vote. La fiabilité et les coûts de la livraison devraient être pris en considération quand on établit le cadre procédural et légal et le calendrier de production du matériel du vote.
Documentation des livraisons
Le matériel livré devrait toujours être accompagné de la documentation pertinente détaillant le genre et le nombre d'articles livrés. Il s'agirait préférablement d'une copie complète ou partielle de la liste d'envoi préparée à partir de la liste d'inventaire de chaque bureau.
Si le gestionnaire ne passe pas lui-même cueillir le matériel, il serait préférable qu'il soit sur les lieux pour le recevoir. Tout le matériel livré devrait faire l'objet d'une quittance qui est retournée au bureau électoral de la circonscription. L'accusé de réception auprès de l'organisme électoral devrait se faire en deux étapes : en un premier temps pour accuser réception de la livraison et, après vérification, pour aviser l'organisme électoral que tout le matériel a été reçu. Ce dernier avis est essentiel au retraçage de tout le matériel et l'équipement comptabilisés.
Vérification du matériel sur réception
Il est essentiel que le gestionnaire compare rigoureusement la liste du matériel reçu à sa liste d'inventaire et avise immédiatement le gérant de la circonscription que la livraison est complète ou qu'il y manque certains articles. Le gestionnaire de la circonscription doit s'assurer que ces rapports sont reçus et entamer immédiatement les mesures pour combler les lacunes (voir Plans de contingence).
Même les articles reçus sous forme de paquets peuvent contenir des erreurs dans les nombres livrés. Il faut porter une attention toute particulière aux articles suivants :
- les urnes, pour s'assurer d'avoir reçu le bon type et le bon nombre et que les numéros ou codes des urnes sont ceux du bureau concerné;
- les listes d'électeurs, pour s'assurer que la liste reçue est la bonne, qu'elle est complète, que toutes les pages y sont et que l'impression est correcte;
- les bulletins de vote, pour s'assurer que l'envoi est complet, que la quantité est suffisante et qu'il n'y a pas d'erreurs dans la numérotation;
- les sceaux ou autres instruments servant à sceller les urnes, surtout s'il s'agit de cadenas, afin de s'assurer d'avoir les bonnes clefs;
- les autres matériaux comptabilisés, comme les sceaux ou perforatrices servant à valider les bulletins et l'encre servant à marquer les électeurs (s'il y a lieu);
- les isoloirs, pour s'assurer qu'il y en a suffisamment et qu'ils sont en ordre;
- les autres articles essentiels, comme les stylos et les crayons, s'ils sont utilisés pour marquer les bulletins, les instructions aux électeurs et les emballages nécessaires pour retourner le matériel comptabilisé, qu'il ait ou non servi.
Même si les bulletins sont contenus dans des livrets à talons, il peut en manquer. Les autres méthodes de regrouper les bulletins, en les liant ou en les déposant dans des enveloppes sont encore plus susceptibles d'erreurs durant l'emballage. Il est essentiel que les bulletins, peu importe la forme de livraison, soient comptés sur réception et que toute divergence entre le montant reçu et la liste d'envoi soit immédiatement inscrite au registre des bulletins. Ces chiffres serviraient ensuite comme point de départ pour tout autre comptage des bulletins ou enveloppes de bulletins.
Il n'est pas nécessaire de procéder au comptage du matériel d'utilisation générale qui n'est pas comptabilisé.
Il est également important d'installer et de vérifier sur réception tout l'équipement nécessaire aux opérations du bureau de vote, comme les machines à voter, les ordinateurs, les lampes lectrices de l'encre invisible, les lecteurs de cartes d'identité et les génératrices d'urgence. Si on attend au matin du vote pour faire ces vérifications, on risque de manquer de temps pour obtenir les réparations ou pièces de remplacement nécessaires.
