Introduction
En général, les bureaux de vote itinérants entreprennent une série de clôtures du vote, soit une à chaque emplacement qu'ils visitent. Les procédures de clôture à chaque endroit se font généralement de la même façon que dans les autres types de bureaux de vote (voir Clôture du vote) mais elles peuvent varier quelque peu.
Itinéraires
Le vote itinérant devrait se dérouler conformément à un itinéraire prédéterminé et annoncé et non en réponse à des demandes spéciales le jour du vote (voir Autres formes spéciales de vote). Il peut également se tenir pendant une période déterminée avant le jour ordinaire du vote. S'il reste des électeurs attendant toujours pour voter à un bureau itinérant à l'heure où il devrait fermer, l'itinéraire devrait être assez flexible pour leur permettre de voter. Pour ce qui est de la flexibilité, les lignes directrices suivantes peuvent s'avérer utiles :
- si nécessaire, les bureaux itinérants devraient demeurer sur place plus longtemps que prévu pour permettre à tous ceux qui veulent voter de le faire. Les bureaux itinérants doivent toutefois respecter l'heure de clôture des bureaux ordinaires;
- les bureaux itinérants ne doivent jamais quitter un endroit plus tôt que l'heure prévue et annoncée;
- le bureau itinérant qui, pour quelque raison que ce soit, arrive à sa destination en retard, doit y demeurer pour au moins le nombre d'heures prévues et annoncées et non cesser ses opérations à l'heure prévue. Il faut autant que possible aviser la communauté ou l'institution visée de tout retard anticipé.
Traitement des urnes
Ce serait un gaspillage que d'utiliser une urne à chaque endroit. Il faudra cependant sceller l'ouverture des urnes à la fin de la prise du vote à chaque endroit, en présence des représentants des partis et des candidats, s'ils sont présents, ou d'électeurs s'il n'y a pas de représentant. L'urne est ouverte à nouveau à l'endroit suivant et ainsi de suite. Des scellés numérotés (p. ex. des attaches en polypropylene) sur le mécanisme de fermeture de l'urne sont préférables aux scellés de papier qui couvrent et l'ouverture; cette méthode fournit un contrôle plus efficace. Il importe que le scellage et déscellage des ouvertures des urnes soient appliqués rigoureusement, consignés au registre, et faits devant les représentants des partis et des candidats, des observateurs ou d'autres témoins.
Registre des bulletins
Au nom de l'efficacité, il est préférable de comptabiliser les bulletins émis à la clôture du vote à chaque endroit, sous forme de tableau progressif, plutôt que d'attendre à la fin de toutes les activités du bureau itinérant. On peut ainsi déceler et résoudre les problèmes plus tôt, ce qui est important lorsque le bureau de vote itinérant s'étend sur plusieurs jours. Les bureaux de vote itinérants qui visitent les hôpitaux et les institutions peuvent transiger avec des électeurs inscrits dans différentes unités électorales. Lorsque le bureau itinérant peut émettre des bulletins de vote pour les absents, il faudra les inscrire au registre par circonscription.
Dépouillement des bulletins
Il est beaucoup plus pratique de dépouiller les bulletins de vote d'un bureau itinérant à un endroit : comme un bureau de vote ordinaire ou un centre de dépouillement. Aux fins de comptabilisation, les bulletins de chaque bureau de vote itinérant doivent être comptés et mis en liasses séparément. Il est cependant souhaitable, lorsque le nombre de bulletins de vote d'un bureau de vote itinérant est peu élevé, de fusionner ces bulletins à ceux d'un bureau de vote ordinaire ou à un autre bureau de vote itinérant avant de commencer le dépouillement, afin de protéger le secret du vote.
Retour du matériel
L'itinéraire d'un bureau de vote itinérant doit prévoir le retour du matériel pour le dépouillement aussitôt que possible après la clôture du vote le jour ordinaire de vote. Comme pour les bureaux ordinaires de vote (voir Vérification et empaquetage du matériel), il faut prendre les mesures nécessaires afin que le matériel ordinaire soit emballé sécuritairement et séparément. Certains bureaux de vote itinérants, plus particulièrement ceux des régions éloignées, comprennent des montants considérables de matériel non électoral à retourner, par exemple de l'équipement de camping, des provisions et d'autres pièces d'équipement. Il faut soigneusement vérifier cet équipement à son retour mais non pas à un endroit ou à un moment qui perturbe la vérification du matériel de vote et le dépouillement.
Rapports du responsable du bureau de vote itinérant
Lorsque le bureau de vote itinérant a terminé ses activités mais avant qu'il ne retourne tout le matériel au gestionnaire électoral ou à une autre personne autorisée au centre d'administration des opérations électorales, le préposé au bureau de vote itinérant doit produire un rapport. Le contenu de ce rapport varie selon le type d'endroits que le bureau itinérant visite. Le rapport peut consister en une série de formulaires individuels ou, encore mieux, regroupés dans un livret broché ou relié. En plus des points communs aux rapports des autres bureaux de vote (voir Rapports des responsables des bureaux de vote), il devrait contenir des renseignements sur les points suivants :
- l'itinéraire du bureau de vote itinérant et tout écart à l'itinéraire prévu;
- les registres des bulletins émis à chaque endroit;
- les rapports progressifs préparés à la fin de chaque visite et à la fin de chaque jour de vote, si le bureau est en opération plus d'une journée;
- si le bureau opère dans des endroits éloignés, un registre des communications avec la base;
- un journal quotidien sur les conditions des endroits visités, les contestations, les incidents, le temps requis pour le déplacement, et autres données utiles à la planification de bureaux itinérants dans le futur;
- un compte rendu des dépenses remboursables.
Pour des exemples de rapports exhaustifs sur les bureaux de vote itinérants, voir mobile polling return (remote), australia et mobile polling return (electoral visitor), australia. Pour plus de renseignements sur les structures et les opérations de bureaux de vote itinérants, voir Autres formes spéciales de vote et Électeurs âgés ou à mobilité réduite.
