Questions élémentaires
Les procédures de clôture du vote des absents par la poste varient selon les facteurs suivants :
- la date de retour des bulletins de vote par la poste (à la clôture du vote le jour du vote ou plus tard);
- l'émission de bulletins de vote par la poste aux bureaux de vote uniquement pour la circonscription dans laquelle ils sont situés ou pour toutes les circonscriptions;
- l'adresse de retour à laquelle les bulletins par la poste sont envoyés.
Ces facteurs peuvent varier. Il faut cependant respecter certaines lignes directrices pour l'émission de bulletins par la poste et pour le délai fixé pour leur retour.
Réconciliations progressives du matériel émis
Il faut compléter les registres sur les bulletins sur une base journalière et réconcilier les stocks de bulletins lorsque le délai pour émettre des bulletins de vote par la poste est expiré. Les données qu'il faut consigner tous les jours comprennent :
- le compte des bulletins et de toutes les enveloppes spéciales de retour émises et non utilisées, par rapport au nombre total des bulletins (et des enveloppes, s'il y a lieu) reçus au bureau de vote;
- les demandes de bulletins par la poste traitées pendant la journée ou les bulletins par la poste émis aux électeurs qui apparaissent sur une liste permanente d'électeurs par rapport aux registres de bulletins émis et au nombre de bulletins non utilisés.
Lorsqu'un bureau de vote peut émettre les bulletins de vote par la poste pour plusieurs circonscriptions, les registres doivent être tenus séparément pour chaque circonscription pour laquelle des bulletins sont émis.
Bulletins par la poste retournés
Il faut calculer à partir des rapports journaliers donnant le nombre de bulletins par la poste qui ont été retournés, le nombre de bulletins qui devraient se trouver dans l'urne. Ces nombres seront utilisés lors du dépouillement.
Lorsque les bulletins par la poste peuvent être émis dans une circonscription pour cette circonscription seulement et que l'adresse de retour est située dans cette circonscription, il faut tout simplement vérifier que les enveloppes retournées sont conformes aux données sur leur émission.
Lorsque les bureaux de vote dans une circonscription peuvent émettre des bulletins par la poste pour d'autres circonscriptions, surtout si les bulletins par la poste sont retournés à un autre endroit, le processus devient plus complexe et nécessite des systèmes de contrôle très sévères. Par exemple, s'il n'y a qu'une seule adresse de retour pour les bulletins par la poste de toutes les circonscriptions, il faut établir un système qui permet de déterminer si les données d'émission et de retour sont identiques. La structure de ce système varie selon que les bulletins par la poste sont conservés dans un endroit central ou retournés à la circonscription de l'électeur aux fins du dépouillement.
Lorsque les bulletins de vote par la poste peuvent être émis par les bureaux de vote d'une circonscription à des électeurs d'autres circonscriptions qui en font la demande, et que les bulletins sont retournés à la circonscription où l'électeur est inscrit, il faut établir un système complexe pour surveiller la transmission des avis entre les bureaux administratifs des circonscriptions, pour transmettre les demandes de vote par la poste des électeurs au bureau de leur circonscription respective et ensuite pour réconcilier ces bulletins aux bulletins retournés.
Il importe également d'établir des procédures pour expédier la manutention du courrier au moment fixé pour la réception des bulletins de vote par la poste. En particulier, toute boîte utilisée pour le retour de bulletins par la poste doit être vidée au moment fixé pour la clôture de réception de bulletins de vote par la poste. De plus, tous les bulletins retournés doivent être estampillés dès leur réception; il faut pouvoir distinguer clairement les bulletins par la poste reçus avant et après le délai fixé pour leur retour.
Emballage et transport
Les procédures d'emballage et de transport des bulletins par la poste et les registres d'émission après le délai fixé pour le retour de ces bulletins varient selon l'endroit où ils seront comptés.
Si le délai expire avant le jour du vote, plus particulièrement si une circonscription ne peut émettre des bulletins de vote par la poste qu'aux électeurs inscrits dans cette circonscription, il se peut que les bulletins retournés puissent, en toute sécurité, être livrés le jour du vote au bureau de vote où chaque électeur est inscrit et faire partie du dépouillement ordinaire. Le processus de triage et de transport sera cependant plus compliqué.
Si les bulletins par la poste sont comptés dans la circonscription dans laquelle chacun des électeurs par la poste est inscrit, que la date de retour est le jour du vote ou plus tard, et qu'elle est la même pour tous, des dispositions sécuritaires de distribution doivent être mises en place pour livrer les bulletins par la poste aux circonscriptions appropriées. Il faudra peut-être effectuer plus d'un envoi, selon le temps permis pour le retour des bulletins par la poste.
Lorsque l'adresse de retour est celle du bureau administratif de la circonscription de l'électeur, les enveloppes contenant des bulletins doivent demeurer dans les urnes jusqu'à la clôture.
Si les bulletins par la poste sont vérifiés et comptés à un seul endroit, l'adresse de retour pour les bulletins par la poste devrait être ce même endroit. En préparation pour le dépouillement, les bulletins devraient être triés dès leur arrivée et déposés dans les urnes appropriées.
Moment du dépouillement
Il est souhaitable que la vérification des renseignements qui accompagnent le bulletin par la poste pour déterminer l'admissibilité des bulletins se fasse avant le dépouillement. Les bulletins ne devraient cependant pas être comptés avant la clôture du vote.
Pour plus de renseignements sur le vote par la poste, voir Vote des absents.
