Information
Les manuels des préposés au vote n'ont pas besoin d'être aussi exhaustifs que ceux qui sont destinés au personnel chargé de l'organisation et de l'administration de l'élection (voir Personnel administratif); ils doivent cependant contenir quatre grands types d'instructions :
- l'information technique concernant les procédures de vote;
- les questions liées à la sécurité du matériel et des personnes;
- les services à l'électorat et les droits des électeurs;
- les questions touchant le personnel (droits, responsabilités, gestion et bien-être).
Plus le style de ces manuels est simple et plus on y intègre des listes de contrôle simples (voir Listes de contrôle et cartons aide-mémoire), plus les préposés au vote auront tendance à les consulter pour prendre des décisions judicieuses et rapides lorsqu'ils travailleront sous pression le jour de l'élection.
Sujets
De façon générale, on doit aborder les sujets suivants dans le manuel des préposés au vote :
- le rôle du préposé au vote, les décisions qui relèvent de lui et les situations qui exigent le recours à un supérieur hiérarchique;
- la rémunération, les avantages sociaux, les repas, le logement, le transport, les assurances et les autres droits;
- les responsabilités en vertu du code d'éthique du personnel électoral (voir Codes d'éthique du personnel électoral);
- les responsabilités concernant la participation aux séances de formation et les activités;
- les tâches avant l'ouverture des bureaux de vote;
- le matériel remis au personnel et dont il a la responsabilité;
- la sécurité du matériel électoral, qu'il soit utilisé ou non;
- le mode d'emploi de l'équipement dont les préposés au vote sont appelés à se servir;
- l'entretien du bureau de vote (aménagement, propreté et matériel);
- l'information concernant la manipulation des bulletins de vote (et, s'il y a lieu, des enveloppes) et des urnes, ainsi que les descriptions et les modes d'emploi des appareils électroniques et autres;
- les mesures de contrôle à l'entrée et à la sortie des bureaux de vote;
- les personnes dont la présence est autorisée dans les bureaux de vote;
- le contrôle des foules et des files d'attente;
- l'information et l'aide aux électeurs;
- l'établissement de l'identité des électeurs et les vérifications d'usage afin de prévenir les suppositions de personne et les votes multiples;
- la façon correcte d'utiliser et de marquer les listes électorales;
- la procédure à suivre à l'égard des électeurs non inscrits;
- la remise des bulletins de vote et le contrôle des ordinateurs et des autres machines à voter;
- la marche à suivre pour assurer le secret du vote à l'intérieur des bureaux de scrutin;
- le traitement des bulletins de vote gâtés, rejetés, écartés ou annulés (ou des enveloppes, si elles sont comptabilisées);
- les moyens d'assurer la sécurité des urnes;
- les droits des électeurs à l'intérieur du bureau de vote;
- les droits et les responsabilités des représentants des partis politiques et des candidats, ainsi que des observateurs indépendants dans les bureaux de vote;
- les problèmes courants dans les bureaux de vote et les solutions habituelles;
- les procédures de clôture du vote;
- les procédures de conciliation et d'empaquetage du matériel, et les préparatifs en vue du dépouillement après la clôture du vote;
- le rôle des préposés à la sécurité;
- les procédures en cas d'urgence, d'accident et d'ajournement, ainsi que les mesures pour assurer la sécurité des personnes.
(Pour des exemples de ces manuels, voir preparation for elections manual - trinidad and tobago, returning officer's manual - new zealand, 1996, guide for polling day staff - new zealand, 1996, election judges manual, paper ballots, usa, illinois, election handbook - usa, indiana 1996, polling official duties - usa, chesterfield county, instructions to polling officials, costa rica, 1998, Renseigner l'électeur sur la manière de voter - DGÉ Québec et poll workers handbook - south africa. Pour des exemples de manuels destinés aux préposés au vote utilisant des machines à voter (électroniques ou mécaniques) ou des systèmes de dépouillement des votes, voir election judges manual, machine voting, usa, illinois, election judges manual, optical scanner voting, usa, illinois et election judges manual, punch card voting. usa, illinois. Pour un exemple de guide à l'intention des préposés au vote, qui doivent régler les problèmes touchant les électeurs, voir ifes precinct election handbook - russia.)
Si, dans un bureau de vote, on confie des tâches précises à plusieurs catégories de personnel ayant différents niveaux de compétences ou de responsabilités, on devrait produire un manuel distinct pour chaque catégorie. Cela permet à la fois de réduire au minimum les risques de confusion et de fournir des directives plus détaillées au personnel qui occupe des fonctions exigeant un degré d'alphabétisation ou un niveau de compétences plus élevé. (Pour obtenir des exemples de ces manuels, voir polling place procedures, general staff, australia et polling place procedures, specialist staff, australia.)
Responsables des bureaux de vote
Les responsables des bureaux de vote devraient posséder un manuel distinct, spécialement préparé à leur intention. Ils assument en effet des responsabilités additionnelles ou des fonctions à un niveau plus élevé, ce qui exige des directives plus détaillées. Ces responsabilités et fonctions sont notamment les suivantes :
- la gestion, la formation et le bien-être du personnel;
- l'aménagement et l'entretien des bureaux de vote;
- le traitement des plaintes et des contestations;
- la sécurité du matériel dans les bureaux de vote et les responsabilités pertinentes;
- la façon de remplir le registre des votes et les rapports des responsables des bureaux de vote;
- les rapports avec l'administration électorale et les autres organismes;
- les rôles au chapitre du recrutement et du choix des lieux de vote.
(Pour un exemple de manuel destiné aux responsables des bureaux de vote, voir polling place management procedures - australia.)
Lorsque le dépouillement des bulletins a lieu dans un centre prévu à cette fin plutôt qu'au bureau de vote et qu'il est effectué par des personnes différentes, il faut aussi prévoir un manuel distinct. Si le dépouillement a lieu au bureau de vote, la marche à suivre sera décrite dans le manuel des préposés au vote.
Formes spéciales de vote
Les préposés affectés à des formes spéciales de vote (voir Procédures du vote) assument des responsabilités bien précises. Là où les procédures et les responsabilités diffèrent considérablement par rapport à celles d'un bureau de vote ordinaire, un manuel distinct comprenant des instructions détaillées est indiqué.
Bureaux de vote itinérants
Les responsables de bureaux de vote itinérants (voir Autres formes spéciales de vote), particulièrement si le vote dure plus d'une journée, devront effectuer des tâches additionnelles ayant trait à la logistique, à la sécurité et à la conciliation du matériel. Souvent, ces responsables se chargeront aussi des procédures de vote des absents et de vote par anticipation (voir Vote des absents et Vote par anticipation). (Pour des exemples de manuels sur les bureaux de vote itinérants, voir mobile polling procedures, electoral visitors, australia et remote mobile polling procedures - australia, 1996.)
Vote à l'étranger
Lorsque le vote a lieu dans un pays étranger (voir Vote à l'extérieur du pays), les préposés assument des responsabilités précises et différentes en ce qui concerne la fourniture et le retour du matériel, ainsi que la gestion du vote par la poste et du vote des absents. (Pour un exemple de manuel destiné à des préposés affectés à un bureau de vote à l'étranger, voir instructions to overseas issuing officers, new zealand.)
Vote par anticipation
Le vote par anticipation (voir Vote par anticipation), par la poste ou en personne, peut également faire l'objet de procédures de vote distinctes en ce qui a trait à l'établissement de l'identité de l'électeur, à l'utilisation des listes électorales et au choix du bulletin de vote à remettre. Bien souvent, on doit demander à l'électeur de remplir un bulletin sous enveloppe afin de pouvoir vérifier son identité ultérieurement. (Pour des exemples de manuels sur le vote par anticipation, le vote des absents et le vote par la poste, voir pre-poll voting procedures - australia, 1996 et polling place procedures, specialist staff, australia. Pour un exemple de manuel subdivisé en chapitres et destiné aux préposés affectés à un bureau de vote par anticipation, voir early voting handbook, usa, texas: early voting, early voting handbook, usa, texas: clerk's duties, early voting handbook, usa, texas: office hours, early voting handbook, usa, texas: mail voting, early voting handbook, usa, texas: mailing ballots, early voting handbook, usa, texas: ballot receipt, early voting handbook, usa, texas: signatures, early voting handbook, usa, texas: fpca, early voting handbook, usa, texas: ballot applications, early voting handbook, usa, texas: attendance ballot, early voting handbook, usa, texas: locations, early voting handbook, usa, texas: special types, early voting handbook, usa, texas: challenges, early voting handbook, usa, texas: fail safe voting, early voting handbook, usa, texas: poll watchers, early voting handbook, usa, texas: ballot board et early voting handbook, usa, texas: supplies.)
Référendums locaux
Il arrive parfois que seuls les électeurs de certaines régions ou collectivités soient admissibles à un référendum tenu simultanément avec une élection. Plutôt que d'inclure des instructions relatives à ce référendum dans tous les manuels des préposés au vote, on produira un manuel pour les bureaux de vote concernés. (Pour un exemple de manuel, voir guide for local restoration poll voting, new zealand.)
