Bureaux des observateurs
Pour les projets d'observation à court terme, un seul bureau suffit pour loger le quartier général ou le centre administratif de la mission. On peut alors utiliser les installations des organisations indépendantes locales ou partager des bureaux avec d'autres groupes d'observateurs pour réduire les coûts. Dans le cas de projets à long terme, pour lesquels il faut des installations régionales, la mission d'observation doit se doter de ses propres bureaux.
Lorsqu'on détermine la localisation des bureaux, il faut avant tout tenir compte des installations de communication (lignes téléphoniques fixes ou lignes de transmission de données existantes ou faciles à poser et(ou) clarté de la transmission et de la réception pour l'équipement radiotéléphonique mobile), ainsi que des niveaux de sécurité et d'accessibilité. On doit aussi éviter de partager des bureaux avec des organisations dont les activités pourraient nuire à la réputation d'indépendance de la mission d'observation ou de louer des locaux appartenant à ces organisations.
Logement des observateurs
Des stratégies visant à assurer le logement des observateurs qui travaillent loin de leur domicile et des observateurs étrangers doivent être établies. On peut proposer aux observateurs en mission à long terme de se trouver eux-mêmes un logement. Cette solution ne convient pas pour les missions à court terme. Les réservations pour les observateurs à court terme et les observateurs étrangers sont effectuées à l'avance et les coordonnées sont transmises aux observateurs et à leurs supérieurs hiérarchiques avant leur entrée en fonction.
On doit privilégier les solutions d'hébergement moins coûteuses comme le logement chez des résidants et la location de maisons ou d'appartements pour les observateurs en mission à long terme par rapport à l'hébergement en hôtel. L'accessibilité du logement, la sécurité et le confort des observateurs sont des facteurs importants à considérer. Le choix qui est effectué en matière d'hébergement peut aussi influencer l'opinion publique quant à l'importance accordée au groupe d'observateurs.
Approvisionnement
Dans certaines situations, on doit aussi prévoir l'approvisionnement des observateurs en nourriture et en autres biens de première nécessité, en particulier lorsqu'ils travaillent dans des régions rurales relativement peu développées ou éloignées, ou après un conflit. Lorsqu'un grand nombre d'observateurs sont postés dans la même région, on peut conclure une entente, qui permettra de réaliser des économies, avec des fournisseurs locaux afin qu'ils fournissent les repas des observateurs. Lorsqu'on ne peut faire appel aux ressources locales, on doit tenir compte de l'approvisionnement des équipes d'observateurs en nourriture, en boissons et en biens de première nécessité - matériel de cuisine, de camping, de couchage, de toilette, etc. - dans le budget des achats d'équipement et lors de la planification du déploiement et du transport.
Les observateurs travaillent habituellement longtemps et sans interruption le jour de l'élection et du dépouillement. On doit donc veiller à leur bien-être et leur fournir des repas préparés à l'avance ou leur faire livrer de la nourriture aux postes d'observation.
