L'importance d'un environnement propice
L'environnement physique dans lequel se tient la formation peut avoir des conséquences importantes sur son efficacité. Un environnement non propice, dans lequel les participants ne se sentent pas à l'aise, ou des installations inadéquates aux besoins de la formation peuvent avoir un effet défavorable sur l'apprentissage.
Lorsque les participants à la formation sont rassemblés dans un endroit central, il faut aussi s'assurer que les arrangements de voyage sont bien planifiés, que le gîte est adéquat et qu'ils sont nourris pendant les périodes de formation. Ils seront moins réceptifs si les nécessités de vie ne sont pas convenablement satisfaites.
Critères pour les locaux de formation
Il est préférable que les édifices ou endroits où se tient la formation répondent à certains critères de base, notamment :
- des moyens de transport adéquats;
- des locaux accessibles : dans la mesure du possible, il faut éviter les locaux qui ne sont accessibles que par de longs escaliers ou des entrées étroites qui empêchent l'utilisation de certains équipements;
- l'éclairage et l'aération : dans la mesure du possible, il faut éviter des environnements dans lesquels on ne peut contrôler la température;
- espaces de dimension suffisants pour accommoder le groupe : il faut compter un minimum de deux à trois mètres carrés par participant à moins que la séance de formation soit de très courte durée;
- des sièges confortables pour tous les participants;
- des tables ou pupitres en nombre suffisant pour que tous les participants puissent prendre des notes ou faire des travaux de révision;
- l'isolation des bruits des pièces adjacentes;
- un endroit qui ne choque nullement les sensibilités culturelles d'aucun participant;
- l'accès à des toilettes et à de l'eau.
Le contenu des séances peut dicter des besoins additionnels, par exemple :
- un espace qui se prête bien à la simulation des opérations d'un bureau de vote et de dépouillement;
- suffisamment de place pour permettre au groupe de se séparer en plus petits groupes pour discuter ou faire des exercices;
- lorsque les outils pédagogiques l'exigent ou que les séances se tiennent le soir, une alimentation électrique et un système d'éclairage adéquats.
Il importe de vérifier que les locaux éventuels possèdent les nécessités de base et que l'eau, les toilettes et l'électricité (s'il y a lieu) fonctionnent bien. Les salles de classe sont d'excellents locaux pour la formation mais leur disponibilité peut être restreinte.
Installations et matériel
Les installations et le matériel disponibles dans les lieux de formation tombent sous deux catégories : ceux qui sont essentiels à la tenue des séances de formation, et ceux qui sont facultatifs et qui améliorent tout simplement les présentations. Le matériel et les installations essentiels sont notamment :
- les manuels et les aides pédagogiques du formateur;
- le matériel pour les exercices de groupes et la révision des devoirs;
- le matériel de vote, les formulaires et l'équipement électoraux (les urnes, les scellés, les isoloirs, les machines à voter et les ordinateurs, selon le cas) en quantité suffisante pour que tous puissent en disposer;
- des copies supplémentaires des manuels de procédure du personnel et des cahiers d'exercices (ou des copies pour tous les participants si elles n'ont pas été distribuées au préalable);
- du matériel pour prendre des notes, y compris des grandes feuilles de papier pour la présentation des résultats de tout exercice de groupe;
- l'équipement approprié pour les aides pédagogiques, comme les rétroprojecteurs, magnétoscopes, télévisions, et autre équipement audiovisuel, etc.;
- des étiquettes pour identifier les participants;
- la disponibilité de repas et de rafraîchissements, surtout si les séances sont de longue durée.
Lorsque les programmes de formation exigent de l'équipement, il est financièrement plus avantageux de trouver des locaux qui sont déjà équipés que d'acheter ou de louer de l'équipement qui ne sert qu'à la formation des préposés au vote. Le formateur doit vérifier le bon fonctionnement de toutes les pièces d'équipement avant le début de sa présentation, et s'assurer qu'il sait comment les utiliser.
L'installation des locaux de formation
Les locaux qui servent à la formation devraient être aménagés bien avant le début de la séance. On fait ainsi une meilleure utilisation du temps du groupe et il reste du temps pour obtenir le matériel ou l'équipement manquant ou remplacer le matériel ou l'équipement défectueux. Les besoins en matériel et pour l'aménagement d'un local pour la formation doivent être définis dans les menus détails dans le manuel des formateurs (voir Matériel de référence).
Organisation pour les groupes
En général, l'expérience a démontré que lorsque les groupes qui tentent d'acquérir certaines aptitudes comptent plus de 15 ou 16 participants ont peu de chances de participer activement à des exercices pratiques et d'échanger. Le nombre des participants devrait donc être limité à ce niveau. Lorsque le nombre de préposés à un seul bureau de vote dépasse ce nombre, il peut être souhaitable de les former ensemble. Toutefois, lorsqu'un groupe de formation compte plus de 25 à 35 participants, il est bien difficile de dispenser une formation adéquate surtout si les formateurs ne sont pas des professionnels. L'économie de coûts atteinte par la formation de groupes plus nombreux est futile si la formation n'est pas efficace.
Lorsque les formateurs aménagent les salles de formation, ils devraient prendre en considération les besoins d'une formation active, par exemple en plaçant les pupitres de façon à ce qu'ils ne créent pas d'obstacles entre les formateurs et les participants, ce qui diminuerait l'interaction du groupe. Par contre, il faut accorder la priorité au confort du groupe dans la disposition des sièges, l'organisation et la fréquence des pauses et des repas, et les restrictions par rapport au tabac, etc. Certaines installations (y compris l'arrangement des sièges), qui au premier abord semblent inciter à la participation peuvent, d'un autre côté, choquer certains groupes culturels qui sont moins habitués à un style d'enseignement actif. Les formateurs devraient toujours consulter les participants quant à leur confort.
Encourager la participation
Lors du travail en groupe et d'exercices de simulation, il faut encourager la participation des femmes et des membres des communautés minoritaires qui ne jouissent peut-être pas normalement d'une telle liberté d'expression. Les formateurs doivent veiller à diviser les groupes de façon à ce que chacun puisse profiter de diverses expériences et divers styles de personnalité.
Utilisation des aides pédagogiques
Il faut se rappeler que ces aides facilitent la présentation de sujets donnés, mais qu'elles ne forment pas à elles seules le contenu de la formation. Trop s'y fier peut coûter cher et réduire les chances d'apprentissage et la pratique des aptitudes qui sont à la base de l'acquisition des compétences.
Sauf pour l'utilisation importante de matériel et d'équipement électoral lors d'exercice de simulation, les aides que l'on utilise habituellement comprennent :
- les manuels de procédures qui exposent en langage simple ou par des images les procédures que doivent appliquer les préposés au vote. Dans la mesure du possible, les préposés devraient recevoir ces manuels assez tôt pour leur permettre de les lire avant la séance de formation (voir Manuels);
- les cahiers d'exercices que les préposés, soit avant, pendant ou après leur formation, doivent utiliser pour répondre aux questions sur leurs fonctions et retourner pour vérification par les formateurs. Les formateurs pourront évaluer les connaissances des préposés à l'aide de ces cahiers (voir Évaluation des connaissances); lorsque les préposés qui doivent accomplir des tâches spécifiques sont formés séparément des autres (surtout s'ils sont responsables du vote spécial (voir Procédures du vote)), les cahiers d'exercices qui permettent l'évaluation des connaissances doivent toucher aux différents secteurs fonctionnels (voir polling place procedures, general staff, australia, polling place procedures, specialist staff, australia, mobile polling procedures, electoral visitors, australia, remote mobile polling procedures - australia, 1996 et pre-poll voting procedures - australia, 1996);
- la projection de diapositives sert à récapituler ou à souligner les points importants, mais ne devrait pas être utilisée pour transmettre une grande quantité d'information écrite; les formateurs qui se fient trop à la projection de diapositives risquent de s'adresser plus à l'écran qu'au groupe;
- le matériel vidéo peut être utilisé de deux façons : pour simuler un environnement de bureau de vote ou pour illustrer le déroulement correct des procédures à un bureau de vote, y compris le contrôle des foules, la vérification de l'identité des électeurs, l'émission de matériel d'élection aux électeurs, l'utilisation des machines à voter et des ordinateurs, l'emballage du matériel, la réconciliation du matériel de vote et la préparation des documents;
- les présentations audio des procédures peuvent être utiles, comme les vidéos, pour illustrer l'interaction entre des préposés et des électeurs, la vérification de l'identité, la vérification du nom sur la liste des électeurs et l'émission du matériel de vote.
- Les présentations à l'aide de matériel vidéo doivent être utilisées avec modération, pour des présentations sur les procédures qui ne durent pas plus de trois à cinq minutes. Elles ne doivent pas remplacer le travail pratique en groupe, mais elles sont une bonne entrée en matière pour des simulations sur des procédures en particulier et peuvent apporter un changement au style de présentation du formateur. (Pour des exemples de vidéos de formation en général, voir voting station operations, costa rica, 1998, sur les opérations à un bureau de vote en général, voir senior polling staff training video, australia et sur les fonctions des préposés aux bureaux de vote, voir specialist polling officials training video, australia)
Ces aides pédagogiques doivent être intégrées utilement aux programmes de formation si les installations s'y prêtent. L'élaboration d'une séance de formation autour de telles aides, sans savoir si l'on peut s'en servir sur place, est une perte de temps et d'argent et peut non rendre la tâche du formateur difficile, mais voire impossible.
Endroits éloignés
Il se peut qu'il soit impossible de former en personne les préposés à un bureau de vote dans un autre pays et dans des endroits isolés; il faut alors se fier aux aides pédagogiques. Dans de telles circonstances, les vidéos et le matériel audio peuvent être d'une grande utilité pour illustrer les procédures énoncées dans les manuels et cahiers d'exercices qui sont fournis aux préposés. Bien que ces aides ne soient pas essentielles, ils sont efficaces par rapport à leur coût car ils enrichissent la formation. (Pour un exemple de vidéo pour les préposés dans des bureaux de vote à l'étranger, voir overseas voting procedures training video - australia).
