Questions importantes
Dans ses efforts pour mettre en place une méthode appropriée de recrutement, l'organisme électoral doit non seulement assigner les responsabilités pour le recrutement et les critères d'emploi, mais aussi :
- les méthodes pour établir un premier contact avec d'éventuels postulants;
- la méthode d'évaluer les postulants pour les postes à combler;
- la méthode pour établir des contrats avec les employés et les nommer à des postes;
- la méthode pour tenir trace du nombre de personnes recrutées pour s'assurer que la dotation est complète.
Le premier contact
Il y a plusieurs façons d'établir un premier contact avec d'éventuels employés. L'approche choisie sera déterminée par plusieurs facteurs dont :
- la disponibilité d'un bassin de personnel expérimenté ayant oeuvré à des élections passées;
- les changements au système électoral, à l'admissibilité au vote ou à la carte électorale.
Parmi les méthodes possibles pour établir ce premier contact, on compte :
- le contact direct, en personne ou par écrit;
- le ciblage de certains groupes professionnels qu'on croit avoir les qualités nécessaires aux opérations de vote ou aux tâches dans les bureaux de scrutin;
- la demande de recommandations de groupes communautaires ou civiques ou d'associations occupationnelles;
- l'invitation à d'autres agences gouvernementales à recommander des personnes;
- l'annonce des postes par le truchement des médias et dans des assemblées ou par une campagne de publicité;
- la consultation des éducateurs civiques afin qu'ils soumettent des noms de recrues possibles glanées lors de leurs visites dans les communautés;
- la délégation aux gestionnaires des bureaux de la latitude de recruter le personnel dont ils ont besoin.
Le contact direct
Quand on dispose d'un bassin de personnes ayant de l'expérience dans les opérations de vote, le contact direct ou par lettre avec ces personnes est sans doute la méthode la plus économiquement efficace de combler presque tous les postes. Cependant, cette économie pourrait s'avérer illusoire s'il n'existe pas de mécanisme pour évaluer le personnel des élections passées.
Si on ne se fie qu'à cette méthode, on risque aussi de restreindre le champ des postulants qualifiés. De nouveaux postulants doués de qualités supérieures n'auraient pas la chance de se faire valoir et on risquerait de perpétuer de vieilles habitudes de restrictions basées sur le sexe ou les groupes minoritaires.
Le ciblage de groupes particuliers
Parmi les groupes professionnels qui pourraient avoir des qualités pertinentes aux opérations de vote, on compte les avocats, les enseignants, les fonctionnaires et les employés des banques. Il pourrait être avantageux de cibler les groupes professionnels surtout dans des sociétés moins instruites, dans des régions où on ne retrouve que peu de personnes capables de gérer les bureaux électoraux ou d'y oeuvrer.
Quand on utilise les écoles comme lieu de vote, les enseignants pourraient être des candidats idéaux à cause de leur connaissance de la région et, souvent à cause de leur familiarité avec l'équipement et autres outils retrouvés dans ces écoles (voir Emplacement des bureaux de vote).
Les recommandations de groupes communautaires
Surtout dans des régions où le chômage règne, les dirigeants des groupes communautaires et civiques sont habituellement aptes à recommander ceux dans la communauté qui ont les qualités nécessaires au travail dans les bureaux de vote. De la même façon, les groupes et sociétés de travailleurs pourraient aussi connaître des sources de recrues. Les personnes recommandées pourraient être contactées par les gestionnaires électoraux ou avoir elles-mêmes à exprimer leur intérêt.
Quand le cadre de dotation exige l'emploi uniquement de personnes politiquement indépendantes, il va de soi que les organismes politiques ne devraient pas être invités à soumettre des noms.
Le détachement d'employés d'autres agences gouvernementales
Accepter des employés des autres agences gouvernementales comporte certains risques. Quand la neutralité politique de ces agences n'est pas bien établie, le public pourrait percevoir un manque d'impartialité de la part de l'organisme électoral. Si on va de l'avant, l'organisme électoral doit pouvoir soumettre ces postulants à des tests et à des examens pour confirmer leur habileté à remplir les tâches visées. Il faut surtout vérifier la neutralité politique et l'organisme électoral doit demeurer libre d'accepter ou refuser chaque postulant.
Il s'agit cependant d'une méthode économiquement efficace pour la dotation des postes pour les opérations de vote. Les personnes tirées provenant d'autres agences gouvernementales occasionneraient des coûts peu élevés étant donné que ces coûts demeureraient à la charge de l'autre organisme. Particulièrement si le jour du vote est un jour ordinaire de travail pour ces employés, les coûts de dotation pour les bureaux de vote semblent minimisés, mais le coût réel pour le gouvernement demeure le même étant donné le travail perdu.
Ce que les employés des autres organismes gouvernementaux apportent qui peut être favorable à l'économie et au rendement des opérations de vote inclut, surtout dans les pays en voie de développement, une connaissance des procédures bureaucratiques comme les systèmes de communication, l'habitude de transiger avec le public, certaines notions de responsabilité et de service au public et le respect des procédures. Avec les autres méthodes, ces habiletés devraient faire l'objet de formation. C'est donc dire que ces détachements peuvent être la source de réelles économies en termes de formation et d'amélioration du rendement.
L'occasion peut aussi se présenter de détacher des employés de commerces du secteur privé. De cette source, on pourrait obtenir des personnes hautement qualifiées dans des domaines spécialisés comme la logistique et la vérification comptable qui sont des spécialités qu'on ne retrouve pas généralement à même l'organisme électoral.
L'annonce des postes
L'annonce des postes par les médias, dans les rencontres communautaires ou par le biais d'une campagne de publicité démontre la transparence et l'équité du processus de dotation et peut fournir de nombreux postulants tirés d'un large éventail culturel et géographique. Cette approche peut cependant demander plus d'efforts pour évaluer les qualités des postulants (voir election judge recruitment information - usa, illinois et the chesterfield voter - usa, chesterfield county).
Les noms obtenus d'éducateurs civiques
Obtenir que les éducateurs identifient des postulants éventuels lors de leurs visites dans les communautés peut s'avérer particulièrement efficace dans les régions où l'organisme électoral n'a pas de présence permanente. Cette méthode peut aussi réduire le travail de recrutement étant donné que les personnes dont le nom est soumis ont déjà fait l'objet d'une vérification par des personnes qui possèdent certaines connaissances du processus électoral et des tâches y afférentes.
Le recrutement par les gestionnaires des bureaux de vote
Un système où l'organisme électoral recrute les gestionnaires des bureaux de vote qui recrutent eux-mêmes les préposés aux bureaux de vote répartit efficacement le travail de recrutement et diminue la pression sur le personnel administratif. Il en résulte également un autre niveau de responsabilité et d'appartenance pour les gestionnaires des bureaux de vote. C'est une très bonne méthode pour doter les bureaux de vote dans les régions éloignées. Il peut cependant s'ensuivre que le contrôle de la qualité sera plus controversé. Comme c'est le cas pour d'autres méthodes de recrutement, l'embauche des gestionnaires devrait demeurer entre les mains de personnes que l'organisme électoral affecte à cette tâche.
Les demandes d'emploi
Surtout s'ils ne possèdent aucune expérience dans le travail des opérations de vote, les personnes qui veulent un emploi devraient soumettre une demande. En général, de telles demandes devraient se faire par écrit et indiquer comment le postulant répond aux exigences du poste (voir Normes de recrutement). Dans des régions à faible scolarité et où, par souci d'équité, on a réduit les exigences de scolarité pour le personnel occupant des postes comportant moins de responsabilités, il y aurait lieu de procéder à une sélection par un processus strictement oral.
Le choix des personnes à qui on désire offrir un emploi
Les préposés aux opérations de vote devraient être choisis seulement parce qu'ils possèdent les qualités requises pour les tâches qu'ils seront appelés à accomplir (voir Normes de recrutement). Il est souhaitable d'avoir une façon d'évaluer les qualités des postulants avant de leur offrir un emploi plutôt que de se rendre compte de leur incompétence durant la formation, ce qui ajouterait aux coûts.
L'évaluation peut se faire de différentes façons :
- pour les postulants qui ont déjà travaillé dans des élections, vérifier l'évaluation qui a été faite de leur rendement; et
- faute d'expérience, exiger un examen écrit pour comparer les habiletés et l'expérience des postulants aux exigences des postes à combler (voir application for employment, australia).
Il faudra prévoir des méthodes d'évaluation différentes si, pour des raisons de représentativité, on entend recruter des personnes moins instruites pour certains postes.
Il est important que le processus de sélection soit transparent (voir Transparence du recrutement). Selon le temps et les autres limites imposées, les postulants devraient faire l'objet d'une entrevue avant qu'il soit décidé de les embaucher (voir polling official interview assessment - australia et electoral staff assessment - new zealand 1996).
En général, les meilleurs postulants sont les premiers à se voir offrir un poste, mais il faut parfois dévier de cette règle pour assurer la représentativité. Les principes de représentativité qui font déroger à la règle du mérite devraient être transparents et rendus publics.
Nomination du personnel
Les personnes qui obtiennent un poste pour les opérations du vote devraient recevoir un contrat stipulant leurs services (voir Documentation des nominations et Nature des nominations).
Personnel en réserve
Le nombre de personnes recrutées doit pourvoir non seulement aux postes à remplir mais aussi aux éventualités (voir Personnel en réserve). Le recrutement doit inclure suffisamment de personnel additionnel pour :
- remplacer ceux qui quittent ou qui sont éliminés durant la formation;
- remplacer ceux qui doivent abandonner pour raisons personnelles ou autres entre le recrutement et le jour du vote;
- pallier aux urgences du jour du vote.
Il faut recruter suffisamment de personnel de réserve pour pallier aux urgences du jour du vote concernant :
- le volume d'électeurs quand les données historiques et les méthodes de prévision du volume n'ont pas permis de prédire avec précision le nombre d'électeurs ou les périodes de pointe aux bureaux de vote;
- les absences le jour du vote.
Suivi
Après qu'on a établi le nombre de postes à combler pour les bureaux de vote, le dépouillement et l'administration, il faut un système de suivi pour s'assurer que les postes sont dotés efficacement et qu'on est à même de recruter rapidement du personnel additionnel ou reconsidérer des postulants qu'on avait d'abord éliminés. Ce suivi doit couvrir :
- l'affectation des postulants qui ont accepté un poste;
- les postes qui restent à remplir;
- la réussite de la formation;
- le personnel de réserve.
Étant donné que le temps disponible pour le recrutement sera limité, il est également essentiel de s'assurer que les contrats parviennent aux postulants choisis et que ces derniers les retournent en temps opportun.
