Présentation générale et contenu
Lors de la conception des manuels sur les opérations de vote, on doit tenir compte de plusieurs facteurs liés à la présentation générale et au contenu, dont certains auront des répercussions financières. C'est pourquoi les concepteurs doivent savoir comment offrir le maximum de convivialité au coût le plus bas. Parmi les facteurs à prendre en considération, mentionnons les suivants :
La flexibilité du format. Par exemple, les manuels devraient être produits, dans la mesure du possible, sous forme de feuillets mobiles afin de permettre l'insertion de tout changement ou ajout.
Le type de public cible et ses capacités. On doit adapter le langage et rendre le contenu accessible à la catégorie de personnel à qui l'on destine le manuel. Pour faciliter la compréhension, on peut en général utiliser un langage simple et non juridique, décomposer les activités complexes en étapes simples et distinctes et même, lorsque cela est possible, remplacer le texte par des éléments visuels.
Les coûts de production et de distribution. L'impression de chaque section dans une couleur différente est-elle vraiment nécessaire pour faciliter la consultation? L'utilisation de caractères gras et d'index clairs ne serait-elle pas suffisante? Compte tenu de la durée de vie prévue du manuel, quelle durabilité et quelle épaisseur la couverture (ou la reliure) devrait-elle avoir?
Le type et l'exhaustivité du contenu. Est-ce que chaque catégorie de personnel a besoin d'un manuel qui explique ses tâches en détail? Ne serait-il pas plutôt préférable de fournir au personnel qui exécute des tâches simples des listes de contrôle, plus faciles à comprendre et moins chères à produire? Devrait-on produire un seul manuel volumineux, ou y a-t-il suffisamment de rôles et de fonctions différentes à exercer pour justifier la production de plusieurs manuels de taille moins imposante?
Nombre d'exemplaires à imprimer
Le nombre d'exemplaires de manuels à imprimer sera déterminé en fonction du budget mais aussi des besoins. En effet, tout le personnel concerné doit avoir accès aux documents de référence nécessaires pour exécuter correctement ses tâches. Étant donné le nombre élevé d'exemplaires requis pour les préposés au vote, il est préférable que l'organisme électoral confie l'impression à un sous-traitant plutôt que de l'effectuer à l'interne. Pour les petits tirages, comme les manuels destinés au personnel de l'organisme électoral responsable de l'administration des activités de vote, on produira les originaux à l'interne et on confiera la reproduction à des spécialistes de la photocopie - là où une telle infrastructure existe.
Que les directives à cet effet soient strictes ou non, l'expérience démontre que certains préposés au vote égarent ou oublient d'apporter leur manuel. La quantité de base de manuels à imprimer pour les préposés sera déterminée en fonction de l'effectif prévu, sans oublier les exemplaires dont les bureaux de l'administration auront besoin. L'expérience passée - si disponible et pertinente - constitue la meilleure indication pour déterminer la quantité de manuels excédentaires requise. Mais, en général, il est approprié de prévoir une quantité additionnelle de 10 pour cent, surplus qui sera utilisé pendant les séances de formation et par les bureaux de vote. Des exemplaires supplémentaires pour répondre aux demandes des partis politiques, des candidats et de l'électorat devraient aussi être imprimés. Il est souhaitable que des manuels soient mis à la disposition (sur demande) des électeurs, afin de promouvoir la transparence de l'administration du vote.
Manuels sur les opérations de vote
L'administration électorale doit habituellement produire des manuels pour :
- le personnel administratif chargé des opérations de vote (voir Personnel administratif);
- les préposés au vote et au dépouillement des bulletins (voir Préposés au vote);
- les formateurs chargés de former le personnel affecté aux bureaux de vote (voir Formateurs).
L'administration électorale devrait aussi prévoir un guide à l'intention des participants politiques (voir Partis et candidats). Ce guide décrirait le cadre législatif et méthodologique, ainsi que les droits et les responsabilités des candidats à l'intérieur de ces cadres.
Les observateurs indépendants auront besoin d'un guide sur les tâches qu'ils ont à accomplir. La rédaction par les groupes d'observateurs d'un manuel détaillé pour chaque projet contribuera à assurer l'uniformité et la qualité des activités d'observation (voir Observateurs).
Les préposés à la sécurité qui participent aux activités électorales auront également besoin d'un guide décrivant leur rôle dans le processus démocratique (voir Préposés à la sécurité). On pourrait intégrer ce guide aux directives opérationnelles portant sur les tâches reliées à l'élection.
