Généralités
Les formulaires jouent un rôle essentiel pour le contrôle des opérations de vote. En outre, même si on devait réduire leur nombre au minimum, il en resterait sans doute un grand nombre pour les raisons suivantes :
- les obligations comptables liées à l'exécution de plusieurs opérations de vote, et la nécessité de pouvoir justifier, en réponse à une éventuelle contestation de l'élection, la nature des gestes posés;
- la nécessité de consigner d'une manière standard la grande quantité d'information associée au vote, afin d'assurer l'uniformité dans la prise de décision et de garantir l'intégrité de l'élection.
(Pour en savoir plus sur les formulaires électoraux, voir Conception de bulletins de vote, des formulaires et des procédures.)
Révisions
Les formulaires constituent une partie nécessaire, mais parfois envahissante, des mécanismes de comptabilisation du vote. Il importe toutefois que les administrateurs électoraux révisent périodiquement le nombre de formulaires et leur contenu, afin de savoir si les renseignements recueillis :
- sont exigés par la loi;
- sont nécessaires pour assurer la responsabilisation à l'égard de l'élection et sa transparence;
- servent réellement à la gestion courante des opérations de vote;
- peuvent être utiles après l'élection;
- le sont dans un but qui n'est pas vérifiable immédiatement.
Il importe d'examiner minutieusement les renseignements compris dans les trois dernières catégories ci-haut mentionnées afin de déterminer quels formulaires ou quels renseignements :
- doivent servir comme enregistrement officiel;
- sont maintenant dépassés par rapport aux pratiques courantes et ont besoin d'être révisés;
- seraient tout aussi utilisables si on se contentait de les noter ou de les rapporter de manière informelle;
- n'ont aucune utilité manifeste.
La collecte de renseignements qui n'ont pas d'utilité manifeste, en particulier, constitue un gaspillage important de ressources.
Formulaires à usage interne
On doit éviter de surcharger les préposés au vote en leur fournissant un trop grand nombre de formulaires pour la collecte des données, le suivi des fournitures et la supervision. Comme ils travailleront déjà sous pression le jour de l'élection, on peut nuire à leur rendement en leur demandant de recueillir des renseignements non essentiels ou, comme c'est souvent le cas, la même information mais demandée par différents secteurs de l'administration électorale. De plus, un système de formulaires trop vaste ou trop complexe peut entraîner des erreurs et, dans le pire des cas, entraver la collecte des données essentielles.
Langue
Dans les sociétés formées de collectivités de langues officielles différentes ou de groupes linguistiques minoritaires importants, il faudra sans doute produire les formulaires en plusieurs langues. Pour simplifier l'approvisionnement, il est préférable d'imprimer des formulaires multilingues plutôt qu'un formulaire dans chaque langue. La conception et le calendrier de production doivent tenir compte des délais nécessaires pour obtenir une traduction de qualité.
Principes de conception
Chaque formulaire doit être facile à comprendre et à remplir. On doit s'assurer du respect de certains principes :
- Utiliser un langage simple et non juridique. Seules quelques personnes parmi celles qui utiliseront les formulaires seront des juristes.
- Inclure des instructions précises sur la façon de remplir le formulaire. Il est préférable de les intégrer directement au formulaire plutôt que d'utiliser une feuille séparée.
- Veiller à ce que tous les renseignements concernant la personne interrogée (nom, adresse, etc.) soient clairement inscrits.
- Demander les renseignements dans un ordre logique, en les regroupant lorsque cela est utile.
- Laisser suffisamment d'espace entre chaque demande de renseignements. Un formulaire où l'on entasse trop d'information sur une seule page est inefficace en plus d'être plus difficile à comprendre.
- Veiller à délimiter clairement les endroits prévus pour les réponses et à laisser un espace suffisant pour celles-ci.
- Inclure, au besoin, une liste de contrôle des formalités administratives à entreprendre à la suite des réponses fournies au formulaire. Toutefois, ces listes ne doivent pas faire partie de la section du formulaire où sont colligés les renseignements.
- Indiquer au besoin sur le formulaire l'usage qui sera fait de l'information recueillie. Si une loi sur la protection des renseignements personnels est en vigueur, cette indication peut être obligatoire.
- Recueillir différents types de données sur un même formulaire (plutôt que sur plusieurs) est efficace dans la mesure où le but visé par les questions reste clair et que les sections sont bien délimitées.
- Dans la mesure du possible, on doit recueillir l'information une seule fois. Demander les mêmes renseignements sur plusieurs formulaires peut causer des problèmes et entraîner des erreurs dans la collecte des données.
Distribution additionnelle
On peut inclure dans les manuels des préposés au vote des exemples de formulaires pertinents et expliquer leur utilisation pendant la formation, de préférence par un exercice de simulation.
Par souci de transparence, on devrait imprimer des échantillons des formulaires pour les opérations de vote et les mettre à la disposition des participants politiques et des citoyens intéressés.
Identification préalable
À l'aide d'imprimantes laser ou à jet d'encre, on peut imprimer au préalable les renseignements sur la circonscription et le bureau de vote - le nom ou le numéro de code et la circonscription ou section de vote - directement sur les formulaires. Toutefois, on doit bien évaluer si cette aide au personnel électoral et l'assurance que tout le matériel est bien adressé l'emportent sur les coûts additionnels et sur toute complication éventuelle en matière de contrôle de la qualité de l'empaquetage et de la distribution du matériel électoral.
Contrôle des formulaires
Il peut y avoir énormément de données à consigner sur les formulaires pour le vote. Des exemples d'inventaires de formulaires dans roster of election forms - saskatchewan, canada et election forms control inventory - australia 1996 donnent un aperçu du nombre de formulaires qu'il faut parfois concevoir, produire et remplir. Le contrôle de la conception et de la production des formulaires est une tâche importante à laquelle on doit affecter les ressources nécessaires. Pour assurer un bon contrôle, on doit mettre en place des mécanismes rigoureux et obligatoires pour attribuer des numéros aux formulaires et gérer les révisions et les différentes versions.
Les énumérations suivantes ne constituent pas des listes exhaustives de tous les formulaires qui sont utilisés, ou qui peuvent l'être, lors du vote. Elles font plutôt ressortir les secteurs qui peuvent exiger la consignation d'information standard sur des formulaires (ou leurs équivalents électroniques).
Mises en candidature
- Les avis officiels de la période des mises en candidature (voir proclamation regarding candidates - namibia).
- Les bulletins de mise en candidature et toute annexe (liste des personnes qui proposent des candidats, etc.) (voir nomination of candidates local authority elections - namibia, nomination of candidate regional council elections - namibia, Candidate registration form - Guinea Bissau, candidate/party nomination forms - new zealand, candidate nomination forms - australia, 1996, parliamentary nomination paper - ghana, receipt for nomination petition, virgin islands, application for place on primary ballot - usa, texas, et petition in lieu of a filing fee - usa, texas).
- Le rejet ou l'acceptation des candidatures (voir rejection of nomination - australia, 1996).
- Le désistement d'un candidat (voir forms: nomination withdrawal - namibia et withdrawal of consent to nomination - australia, 1996).
- La déclaration des candidatures acceptées.
- L'établissement de l'ordre des candidats sur le bulletin de vote (voir draw for ballot paper order (candidates), australia et draw for ballot paper order (party lists) - australia).
- La nomination des représentants des partis et des candidats (voir appointment of scrutineer- new zealand 1996, appointment of scrutineer - australia, 1996, et appointment of agents - antigua and barbuda).
- Les rapports sur les dépenses et les contributions électorales.
Contrôle du matériel
- Les documents relatifs aux contrats et aux achats.
- Les étiquettes ou les enveloppes avec en-tête pour la livraison et le retour du matériel électoral.
- Les inventaires, la réception des fournitures et les calendriers de livraison (voir complaints process and form - osce (bosnia), issue of voting station supplies - trinidad and tobago, issue of administration supplies - trinidad and tobago, roving officers inventory - trinidad and tobago, special voting materials inventory - trinidad and tobago, ballot distribution schedule, - trinidad and tobago, voters list distribution schedule, trinidad and tobago et district office inventory for polling places, australia).
- Les avis de perte et de destruction.
Dotation et formation
- Les brochures d'information à l'intention du futur personnel (voir election judge recruitment information - usa, illinois).
- Les offres de recrutement, les évaluations d'aptitude à l'emploi, ainsi que les contrats et les nominations (voir poll worker appointment letter - united kingdom, application for employment, australia, polling official interview assessment - australia, offer of employment - australia,, confirmation of employment - australia, electoral staff assessment - new zealand 1996, offer of employment - new zealand 1996, reply to offer of employment - new zealand 1996 et appointment of polling staff - new zealand 1996).
- Les documents de formation - calendriers, lignes directrices et évaluations (voir training observation checklist - new zealand 1996).
- La promesse de respecter le code d'éthique et le secret du vote (voir declaration by polling officer or scrutineer. new zealand, undertaking made by officers and employees, australia et oath of a poll clerk - st vincent and the grenadines).
- Les insignes d'identification du personnel (voir polling official identification badges - australia, 1996 et polling official identification badges, new zealand).
- Le registre des présences et de la rémunération du personnel.
Gestion des bureaux de vote
- L'évaluation des locaux et des normes de sécurité (voir polling place assessment - australia, 1996).
- Le choix et l'annonce des lieux de vote (voir determination of polling location forms, new zealand et schedule of polling arrangements - new zealand 1996).
- Les horaires de vote.
- Les registres de remise, d'inventaire et de conciliation des bulletins de vote (voir Ballot paper account England - reconciliation form et ballot paper accounting and results sheet - new zealand).
- Les avis dans les bureaux de vote : signalisation et interdictions à l'intention des électeurs (défense de fumer, armes à feu interdites, etc.).
- Les instructions destinées aux préposés au vote (voir Préposés au vote).
- Les instructions destinées aux électeurs (voir ballot paper completion instructions - new zealand et instructions for special voting - new zealand).
- Les affiches et les brochures d'information à l'intention des électeurs (voir voting process - el salvador, voting process - haiti, voting process - bosnia-herzegovina, mmp explained - multi lingual pamphlet - new zealand, your guide to voting in the 1996 election - new zealand, guide to constitutional convention election, australia et how to get a ballot and vote, usa, king county).
- Les enveloppes (pour les systèmes « bulletin et enveloppe »).
- Les enveloppes gâtées ou annulées (voir spoilt/discarded ballot envelope - australia, 1996).
- L'ajournement du vote.
- Le relevé des électeurs non inscrits.
- L'inscription des électeurs le jour du vote.
- Les listes de contrôle des superviseurs (voir Gabarit -Instruction de vote pour non-voyant Élections Canada et polling place liaison officer's report - australia 1996).
- Les rapports des responsables des bureaux de vote - il pourrait s'agir d'une série de formulaires distincts traitant de tous les aspects du dépouillement, des activités de vote, du personnel et de la gestion des locaux, ou encore d'un registre des votes (voir Rapports des responsables des bureaux de vote, Cahier du scrutin -Élections Canada, ballot paper accounting and results sheet - new zealand et return of polling place officer in charge. australia).
Dépouillement et résultats
Les feuilles de comptage et les formulaires de compilation des résultats doivent être conçus de façon à ce que l'on puisse voir les calculs effectués pour parvenir à un résultat. On ne doit pas laisser de calculs au verso des enveloppes, ni indiquer de calculs obscurs ou difficiles à distinguer pour les observateurs. Les feuilles de résultats, les protocoles et les notes ne doivent pas contenir de chiffres préinscrits dans les colonnes réservées au comptage (p. ex., le chiffre « 1 » dans la colonne des milliers, en regard des candidats susceptibles de recevoir une grande partie des voix).
Vote spécial
La présente rubrique traite du vote des absents, du vote par anticipation, du vote par la poste, ainsi que des électeurs ayant besoin d'assistance :
- Des affiches et des brochures d'information à l'intention des électeurs (voir overseas at an election pamphlet - new zealand, instructions for absentee voting -usa, illinois 1996, absentee voting information, usa, oklahoma 1996, services for voters with special needs - usa, texas, early voting in texas - usa, texas, absentee voting information, usa, washington et rights for elderly/disabled persons, usa, washington).
- Les demandes de bulletin de vote spécial (voir application for a special vote - new zealand, 1996, application for a postal vote - australia, 1996, application to vote by post or proxy, uk, manchester, application for absentee ballot - usa, hawaii 1996, request for application for mail ballot- usa, texas et absentee ballot request form, usa, washington).
- Les instructions pour voter (voir instructions for overseas special voting - new zealand et instructions for special voting - new zealand).
- Les enveloppes des bulletins et les enveloppes extérieures (voir postal vote certificate envelope - australia, 1996 et declaration vote envelope - australia, 1996).
- La consignation et la conciliation des bulletins de vote remis (voir return for pre-poll and postal voting - australia).
- Les rapports des responsables de bureaux de vote spécial - il pourrait s'agir d'une série de formulaires distincts traitant de tous les aspects du dépouillement, des activités de vote, du personnel et de la gestion des locaux, ou encore d'un registre des votes (voir Dispositions pour le vote spécial et Rapports des responsables des bureaux de vote. Pour des exemples de rapports sur le vote spécial, voir return for pre-poll and postal voting - australia, mobile polling return (remote), australia et mobile polling return (electoral visitor), australia).
Contestations
Accréditation des observateurs et des représentants des partis
Suivi des électeurs
- Les déclarations de fraude et les rapports d'enquête.
- Les confirmations et les demandes de renseignements concernant l'inscription des électeurs (dans les systèmes où l'inscription est continue).
- Les registres et les relevés du vote obligatoire : demandes de renseignements, réponses et enquêtes.
