Planification
Lorsqu'on planifie la livraison du matériel aux bureaux de vote, on doit prendre en considération :
- le moyen de transport le plus approprié - il doit être adapté au contexte, qui peut souvent varier dans une même région, et en fonction des saisons;
- l'itinéraire de livraison - il doit être le plus efficace et le moins coûteux, compte tenu des moyens de transport disponibles;
- l'échéancier de livraison - tout le matériel doit se trouver dans les bureaux de vote la veille de l'élection; il ne doit cependant pas être livré trop à l'avance étant donné les risques pour la sécurité et l'intégrité des documents de vote;
- les économies réalisées si on livre en une seule fois le matériel aux bureaux de vote (l'utilisation d'emballages standard facilite cette tâche);
- une piste de vérification de toutes les fournitures expédiées au bureau de vote et reçues par ce dernier;
- le matériel fragile nécessitant un emballage ou un moyen de transport particulier;
- les plans de transport d'urgence en cas de mauvais temps, d'accident ou de perte de matériel pendant la livraison.
Le plan de livraison doit être préparé dès que la localisation des bureaux de vote est connue. Il est indispensable que ce plan soit terminé avant le début de l'emballage du matériel. Des moyens de transport différents - du canot pneumatique au fret aérien - supposent des modes d'emballage différents.
Communications
On doit rester en communication avec :
- le personnel chargé de l'emballage, pour s'informer de la date à laquelle l'emballage des fournitures doit prendre fin dans les différentes régions ou circonscriptions électorales et de tout changement résultant d'un retard de livraison des fournitures;
- les responsables des bureaux de vote pour leur communiquer la date et l'heure de la livraison du matériel;
- les administrateurs électoraux pour les informer du déroulement de la livraison aux bureaux de vote.
Le matériel livré aux bureaux de vote ne doit pas rester sans surveillance. Les descriptions de tâches des responsables des bureaux de vote doivent préciser leur présence obligatoire lors de la réception du matériel. (Pour en savoir plus sur la livraison dans les bureaux de vote, voir Distribution et réception du matériel de vote.)
