Ententes avec les fournisseurs
Dans la mesure du possible, on doit négocier des ententes avec les fournisseurs de matériel et d'équipement pour qu'ils assurent la livraison des marchandises jusqu'aux entrepôts ou aux installations d'emballage centralisées ou régionales de l'organisme électoral. Le transport est alors moins coûteux pour l'organisme électoral que s'il doit s'en occuper lui-même, et le fardeau administratif du personnel de scrutin s'en trouve allégé. Lorsque le risque pour la sécurité est élevé, il est plus prudent que l'organisme électoral se charge du transport, par des moyens sûrs, des marchandises jusqu'aux lieux d'entreposage et d'emballage.
Si les quantités de marchandises sont importantes, il vaut mieux en échelonner la livraison. Lorsque le transport est assuré par les fournisseurs, on doit vérifier minutieusement les lots destinés aux entrepôts avant la livraison. Les documents de transport (bordereaux de livraison des fournisseurs, registres de contrôle du matériel et de l'équipement de l'organisme électoral) font état des écarts par rapport à la livraison attendue et sont contresignés par le personnel de scrutin et le livreur. Ces documents constituent des éléments importants de la méthode de vérification et des mécanismes d'imputabilité pour les fournitures électorales.
Il importe aussi de s'assurer que le mode de transport utilisé par le fournisseur est adéquat et que ce dernier n'essaie pas de réaliser des économies au détriment de la qualité. Les types de véhicules utilisés (p. ex., adaptés aux intempéries et permettant le déchargement rapide des marchandises aux entrepôts de l'organisme électoral) doivent être précisés dans les ententes.
