Ojbectifs stratégiques
La conception de programmes de formation et l'élaboration des plans pour former le personnel chargé des opérations de vote débutent normalement à partir de l'analyse et de la définition des besoins suivants :
- l'objectif global de la formation : ce que l'organisme électoral espère atteindre en formant le personnel des opérations de vote;
- qui doit être formé : afin d'augmenter l'efficacité de la formation et d'en minimiser les coûts, déterminer qui doit être formé de façon générale et qui doit bénéficier de cours spécialisés;
- les résultats de la formation : ce que chaque personne doit pouvoir faire et connaître à chaque étape du calendrier électoral et au terme de la formation;
- le nombre de membres du personnel chargé des opérations de vote que l'on espère former : cette formation peut se faire de différentes façons, par exemple la formation continue au travail, des séances intenses en classe, des séances d'information, des documents de référence ou d'information, et bien d'autres moyens.
Les personnes chargées de la conception des plans de formation (voir Plan de formation), du choix des méthodologies appropriées par rapport à l'environnement et de leur adaptation selon les ressources disponibles (voir Méthodologie de formation) doivent d'abord définir les objectifs.
Résultats globaux
On ne peut prétendre connaître des objectifs qui n'ont pas été énoncés. Il faut d'abord définir les besoins pour être capable d'y satisfaire. Lorsque les responsables de la formation définissent les objectifs, ils devraient également définir les barèmes selon lesquels ils évalueront le succès des programmes et leur pertinence dans une perspective à long terme (voir Évaluation du recrutement et de la formation).
En définissant les objectifs de la formation et les barèmes d'évaluation, les responsables de la formation se penchent sur les résultats organisationnels associés aux principes et aux procédures des opérations de vote (voir Principes directeurs et Procédures du vote). Les objectifs de la formation des personnes chargées des opérations de vote devraient comprendre :
- le niveau de service aux électeurs;
- l'exactitude des processus de l'émission des bulletins de vote et du dépouillement;
- l'impartialité et l'intégrité des processus de vote.
Résultats pour les participants
En définissant les résultats visés par l'apprentissage, il faut se concentrer sur les résultats pratiques pour les individus, comme par exemple :
- les compétences requises pour accomplir une tâche donnée;
- les situations auxquelles les participants doivent pouvoir réagir judicieusement.
La plupart du temps, les besoins, le temps et les ressources nécessaires manquent pour transmettre une connaissance approfondie sous forme de concepts théoriques. Les résultats qu'il faut réaliser doivent viser un juste équilibre entre la théorie et la pratique des procédures.
La formation des personnes chargées des opérations aux bureaux de vote, par exemple, devrait leur permettre de démontrer :
- qu'ils savent que certains de leurs gestes peuvent être jugés par rapport à leur code d'éthique et qu'ils acceptent de se conformer à ce code;
- qu'ils peuvent aménager un bureau de vote conformément aux plans approuvés et de manière à dispenser des services efficaces aux électeurs;
- qu'ils savent comment utiliser le matériel et l'équipement d'un bureau de vote;
- qu'ils sont capables de préparer l'ouverture d'un bureau de vote conformément aux procédures prescrites;
- qu'ils peuvent appliquer les procédures appropriées pour identifier les électeurs, émettre des bulletins de vote, et faire marquer et déposer les bulletins de vote:
- qu'ils peuvent gérer le personnel du bureau de vote, rendre compte du matériel et assurer la sécurité;
- qu'ils connaissent les droits et responsabilités des représentants des partis politiques et des candidats et des autres observateurs aux bureaux de vote;
- qu'il peuvent résoudre efficacement les problèmes et conflits qui peuvent surgir au bureau de vote;
- qu'ils peuvent fermer le bureau de vote et emballer le matériel conformément aux procédures établies;
- qu'ils sont au courant des exigences de communication;
- qu'ils peuvent appliquer des techniques de gestion du personnel.
La formation des personnes chargées des opérations de vote aux bureaux de vote qui sont aussi chargées du dépouillement des votes devraient être informées sur l'importance des points suivants :
- l'exactitude des résultats du dépouillement;
- les règles qui déterminent les bulletins valables et non valables;
- la préparation des rapports sur les résultats;
- les méthodes de transmission des résultats.
Les objectifs de formation pour les autres préposés au bureau de vote peuvent se ressembler. Même si leurs fonctions varient considérablement (voir Catégories et fonctions des effectifs) et qu'il est plus efficace de les former par catégorie, il n'en demeure pas moins que le noyau des objectifs demeure le même pour tous les préposés. Il s'agit simplement d'y ajouter les objectifs qui s'appliquent aux catégories individuelles à cause de leur plus haut niveau de responsabilité ou à cause de la nature de leurs fonctions.
Il importe de définir des barèmes de rendement pour mesurer l'atteinte des objectifs qui sont raisonnables et pratiques. Par exemple, un des objectifs de la formation des gestionnaires qui doivent établir l'admissibilité des électeurs pourrait être, qu'à la fin de la séance de formation, un certain pourcentage de ce personnel puisse identifier un pourcentage donné d'électeurs sur la liste d'électeurs. Les élections devraient se dérouler de façon parfaite, mais en réalité on ne peut espérer que tous ceux qui sont formés soient parfaits. Il faut intégrer à la formation des techniques qui permettent d'évaluer les connaissances (voir Évaluation des connaissances) pour vérifier si chacun des préposés au vote a atteint un niveau de compétence adéquat.
Objectifs pour la formation de groupe
La planification de la formation des personnes chargées des opérations de vote doit prendre en considération l'identification de ceux qui doivent être formés, leur nombre, et les endroits où se dispensera cette formation. Les endroits devraient être déterminés par rapport aux emplacements de vote (voir Emplacement des bureaux de vote) et les calculs des besoins en personnel (voir Niveau des effectifs). Parmi les groupes ciblés pour recevoir de la formation, il est raisonnable de commencer par le personnel chargé des opérations de vote. La formation devrait être dispensée tout comme si les participants ne connaissaient absolument rien des procédures. Tenter d'organiser des groupes en fonction de leur niveau de connaissances pourrait s'avérer une approche inutilement compliquée et même préjudiciable. Les participants qui ont une certaine expérience et connaissance peuvent apporter de l'aide au formateur dans les activités de groupes.
Il faut examiner la possibilité de former tout le personnel chargé des opérations de vote en un seul groupe ou de le séparer selon le niveau de responsabilités et les fonctions. Cette dernière approche est généralement plus efficace. Les participants sont ainsi formés selon leurs besoins. Les participants retiendront mieux les renseignements qui leur sont donnés puisqu'ils sont reliés directement à leurs fonctions et la durée des séances n'en sera que plus courte. Une telle approche ferait en sorte que tous les préposés au vote reçoivent la même formation de base sur les procédures; ceux qui ont à accomplir des tâches spécialisées ou de surveillance assisteraient à des modules supplémentaires. (Pour le contenu de séances de formation pour le personnel chargé des opérations de vote, voir Contenu des séances de formation.)
Gestionnaire électoral de circonscription
Lorsque les gestionnaires électoraux de circonscription ou les membres d'une commission électorale locale chargés légalement de la conduite de l'élection dans une circonscription sont recrutés pour la durée de l'élection seulement, leurs besoins en formation sont plus grands et cette formation (intensive) devrait se faire avant la formation des autres membres du personnel chargés des opérations de vote. Il faut évidemment cibler ce groupe. (Voir Programme de formation.)
Responsables d'un bureau de vote
Les personnes chargées des opérations d'un bureau de vote et de dépouillement, ainsi que leurs surveillants s'il y en a, forment également une catégorie à part aux fins de formation. Leur niveau de responsabilités demande un contenu de cours de formation et une approche différents de ceux prévus pour former les autres préposés aux bureaux de vote. L'adjoint et le personnel de relève devraient également faire partie de ce groupe puisqu'ils pourraient se retrouver chargés d'un bureau de vote ou de dépouillement. On doit tenter de former tous ces gens entièrement en classe.
Personnel administratif temporaire
Il peut s'avérer utile de catégoriser les autres membres du personnel chargés des opérations de vote. Le personnel temporaire recruté pour aider à l'administration des opérations de vote, comme par exemple à la dotation et à l'emballage du matériel, peuvent être responsables d'une ou plusieurs tâches. Leur formation devrait être en fonction de la complexité de leurs tâches et pourrait tout aussi bien se faire lors de séances d'information sur le lieux de travail et par des conseils.
Préposés au vote
On peut également bénéficier de groupes cibles encore plus restreints. On pourrait par exemple séparer les participants selon les responsabilités suivantes :
- ceux qui n'ont aucun contact avec les électeurs et qui ne sont pas responsables des bulletins de vote. Par exemple, le personnel chargé surtout de préparer les trousses pour les bureaux de vote et les centres de dépouillement pourrait tout simplement assister à une séance d'information juste avant leur entrée en fonction;
- ceux qui sont chargés des procédures de routine, comme ceux qui vérifient l'identité des électeurs, émettent les bulletins de vote, gardent les urnes, contrôlent les foules (la plupart des préposés au bureau de vote). Il est souhaitable que ces préposés assistent à un cours de formation. On peut atteindre un haut niveau de qualité même si le cours n'est pas dispensé à la totalité des préposés. Tous doivent cependant recevoir du matériel de formation et démontrer qu'ils connaissent assez bien les procédures;
- ceux dont les fonctions demandent une plus grande connaissance et plus de jugement, par exemple les formateurs et les éducateurs. Ce personnel recevra une formation plus poussée sur l'historique des procédures, les méthodes de vote alternatives, l'inscription des électeurs, etc., afin qu'ils puissent servir efficacement. Il est hautement souhaitable que tout ce personnel participe à un cours de formation;
- ceux qui sont chargés du dépouillement et plus particulièrement ceux qui comptent les bulletins devront recevoir une formation particulière sur les procédures de dépouillement. Si les préposés au dépouillement n'ont aucune autre responsabilité, ils seront formés strictement sur les procédures de dépouillement. À cause de la nature critique du dépouillement, il est hautement souhaitable que tous ces préposés assistent à un cours;
- ceux qui sont recrutés pour desservir les emplacements de vote spéciaux. Si les procédures pour la prise de ces votes sont différentes, ils devraient être formés strictement sur les procédures pertinentes à leurs fonctions.
Incitations à participer à la formation
Il faut aussi s'assurer que le personnel chargé des opérations de vote assiste aux cours appropriés. La méthode la plus efficace, même essentielle, est de rendre l'embauche conditionnelle à une formation poursuivie avec succès. Il peut s'agir d'un cours de formation ou d'une formation autodidactique par l'entremise d'un cahier de travail ou de travaux à la maison. Les participants sont alors motivés à y participer pour éviter des conséquences négatives. On peut augmenter la motivation en rémunérant la participation ou en offrant une reconnaissance, selon l'environnement. On retrouve diverses possibilités en ce sens :
- une formule de rémunération attrayante pour la participation au cours;
- la tenue des cours dans des endroits attrayants;
- la présentation de certificats formels ou de toute autre forme de reconnaissance qui rehausse le statut de l'individu lorsqu'il a complété la formation avec succès;
- l'intégration du personnel chargé des opérations de vote à des programmes d'éducation accrédités par des établissements reconnus.
