Questions élémentaires
À la clôture du vote les préposés peuvent se retrouver sous une pression intense, surtout si un nombre important d'électeurs attendent toujours pour voter à l'heure fixée pour la clôture ou s'ils sont pressés de commencer le dépouillement rapidement. Des systèmes clairs et des instructions précises, accompagnés de listes de vérification des démarches à prendre, contribueront à la prise de décisions judicieuses pendant cette période.
Surveillants itinérants
Les surveillants itinérants ne devraient pas être en transit mais demeurer présents à un bureau de vote donné à la clôture du vote et lors des préparatifs pour le début du dépouillement. Il doivent ajuster leur itinéraire pour se présenter à un bureau de vote où la gestion a été moins efficace pendant les heures de vote.
Préparatifs pour la clôture du vote
Dans des circonstances normales, le bureau de vote doit fermer à l'heure exacte prévue dans la loi. Il faut que les responsables des bureaux de vote synchronisent leurs montres et horloges avec une source officielle, afin d'éviter des discussions plus tard sur l'heure exacte de clôture d'un bureau de vote.
Pendant la dernière heure avant la fermeture du vote, on peut commencer les préparatifs de fermeture du vote. Si peu d'électeurs se présentent pendant cette période, on peut commencer à démanteler l'équipement et empaqueter le matériel en surplus. Si le dépouillement se déroule au bureau de vote, on peut commencer à réaménager le bureau. Il ne faut cependant pas nuire au service à l'électeur ni préparer le matériel qui sert au dépouillement avant la clôture du vote. Lorsque les préposés sont admissibles à voter à leur bureau de vote, la personne responsable doit s'assurer qu'ils ont eu l'occasion de voter avant la clôture du vote.
Électeurs en file pour voter à l'heure de clôture
Des procédures de vote équitables prévoient que les électeurs dans l'enceinte du bureau de vote à l'heure de clôture peuvent voter. Si une foule d'électeurs attendent pour voter à l'heure de clôture, c'est habituellement le résultat d'un manque de ressources ou d'efficacité au bureau de vote et les électeurs n'en sont pas responsables.
Comme service aux électeurs, les responsables des bureaux de vote doivent s'assurer, autant que possible, que les préposés laissent entrer les électeurs qui sont à l'extérieur du bureau de vote avant l'heure de fermeture du vote. Si l'espace est trop restreint pour les faire entrer tous avant la clôture du vote et fermer les portes on peut alors marquer la fin de la file des personnes qui sont arrivées avant l'heure de clôture avec un câble, du ruban ou toute autre barrière, ou encore en postant un préposé ou un membre du personnel de sécurité à l'endroit approprié.
Lorsque le vote est obligatoire, les préposés peuvent rendre service aux électeurs qui arrivent trop tard en notant leurs coordonnées, pour référence s'ils sont cités pour ne pas avoir voté.
Prolongation des heures de vote
Les règles et règlements doivent définir dans quelles circonstances les heures de vote peuvent être prolongées et qui doit prendre la décision. La décision de prolonger les heures de vote peut être controversée. Les responsables des bureaux de vote ne doivent pas en décider eux-mêmes au risque d'inviter à la contestation des résultats de l'élection.
Si un nombre important d'électeurs sont à l'extérieur du secteur de vote et attendent pour voter ou arrivent pour voter après l'heure de clôture du vote, il faut demander aux gestionnaires électoraux supérieurs de l'organisme électoral de décider de la possibilité de prolonger les heures de vote. En exerçant un suivi régulier auprès des bureaux de vote, on peut souvent reconnaître le risque d'une telle situation bien avant l'heure de clôture du vote. L'organisme électoral devrait peut-être se montrer prudent et prolonger les heures de vote le jour du vote ou même le lendemain. Cela doit se faire conformément aux dispositions des règlements électoraux et après consultation avec les intervenants politiques, les autorités gouvernementales et possiblement les autorités judiciaires.
Il peut arriver que de telles situations menacent la sécurité personnelle des préposés au bureau de vote ou la sécurité du matériel de vote et que les membres des forces de l'ordre ne soient pas assez nombreux pour offrir la protection nécessaire ou résoudre les problèmes rapidement. Le bons sens et la protection de la sécurité personnelle doivent alors prévaloir. Si la seule façon d'assurer la sécurité est de permettre à ceux qui n'étaient pas arrivés à l'heure de clôture du vote de voter, il faut alors tenter de garder leurs bulletins et inscription de leur vote séparément, jusqu'à ce que la décision de prolonger les heures de vote soit rendue ou jusqu'à ce que leur validité ait été confirmée (voir Gestion de crises).
Démarches à entreprendre à la clôture du vote
À l'heure exacte de clôture du vote, le responsable du bureau de vote doit annoncer formellement que le vote est terminé et que les entrées et sorties du bureau de vote doivent être fermées et verrouillées (si le bureau de vote n'est pas dans un édifice, le périmètre du bureau de vote doit être gardé). Dans les environnements où les risques sont peu élevés, les préposés peuvent accomplir ce travail; là où les risques sont plus élevés, il serait plus prudent de placer des gardiens de sécurité aux entrées et aux sorties.
Les affiches qui identifient le bureau de vote devraient être enlevées et les électeurs qui se trouvent à l'intérieur du bureau de vote devraient être conduits poliment à l'extérieur aussitôt qu'ils ont voté.
À partir de ce moment (à moins que les heures de vote aient été prolongées) les seules personnes qui doivent être présentes au bureau de vote sont celles qui y sont autorisées par les règles électorales. Ces personnes sont notamment :
- les préposés au vote à ce bureau de vote;
- les représentants accrédités des partis et des candidats (voir Rôle des représentants des partis et des candidats);
- les observateurs indépendants accrédités;
- les membres des forces de l'ordre autorisés;
- le personnel autorisé de l'organisme électoral ou autres observateurs officiels.
Il faut appliquer cette restriction rigoureusement pour maintenir l'intégrité du processus de collecte de matériel et d'empaquetage.
Les procédures suivantes doivent s'appliquer peu importe si le dépouillement s'effectue au bureau de vote ou à un autre endroit :
- immédiatement après la clôture du vote il faut fermer et sceller les urnes; si des machines à voter ou des ordinateurs ont été utilisés pour le vote, il faut vérifier les numéros du dernier vote ou de la dernière transaction et l'inscrire devant témoin, verrouiller et sceller les machines ou éteindre les écrans d'entrée des ordinateurs avant que personne ne puisse les utiliser;
- il faut ramasser tout le matériel de vote et réconcilier les bulletins émis en préparation du début du dépouillement (voir Collecte des bulletins de vote);
- il faut recueillir les votes des absents, les votes conditionnels ou autres déposés au bureau de vote et les réconcilier avec les documents qui démontrent qu'ils ont été émis (voir Dispositions pour le vote spécial et Compilation des résultats);
- le responsable du bureau de vote doit produire les rapports sur les activités de vote;
- il faut ramasser et empaqueter le matériel de vote qui ne sert pas au dépouillement et le préparer pour son retour à l'organisme électoral (voir Vérification et empaquetage du matériel et Retour du matériel des bureaux de vote).
Lorsque le dépouillement se déroule au bureau de vote lui-même, il faut :
- organiser et renseigner le personnel qui participe au dépouillement;
- préparer l'équipement et aménager le bureau aux fins du dépouillement (voir Préparation du dépouillement).
Lorsque le dépouillement se déroule dans un autre endroit, il faut :
- activer les procédures de transport, de façon sécuritaire, du matériel de vote et des fichiers au centre de dépouillement (voir Mesures de sécuritéet Sécurité des urnes durant le transport);
- remplir correctement les fiches de présence et les formulaires de paiement; si le paiement doit être effectué à la conclusion des travaux, le responsable du bureau de vote doit payer le personnel;
- préparer l'équipement de vote et le mobilier supplémentaire à la récupération par le fournisseur;
- activer les procédures pour récupérer les préposés au bureau de vote (voir Retour du matériel des bureaux de vote);
- laisser le bureau de vote dans un état conforme aux ententes, le fermer et retourner les clés selon les ententes.
Les procédures peuvent varier s'il s'agit d'emplacements de vote pour la prise des votes spéciaux (voir Dispositions pour le vote spécial) et pour les bureaux itinérants (voir Clôture des bureaux de vote itinérants).
Heures de clôture variables
Certains systèmes électoraux accordent une certaine discrétion aux responsables des bureaux de vote pour fermer le bureau de vote plus tôt qu'aux heures publiées s'ils croient que tous les électeurs sur la liste des électeurs pour ce bureau de vote ont déjà voté. Cette pratique peut toutefois s'avérer dangereuse et a déjà fait l'objet d'allégations d'abus. Même si la loi permet cette pratique, les organismes électoraux ne devraient pas l'encourager. Il est trop facile d'interpréter « tous les électeurs inscrits ont voté » comme « tous les électeurs inscrits qui, à notre avis, voulaient voter, ont voté ».
Rapports du responsable du bureau de vote et registres des votes
Il importe qu'après la clôture du vote, le responsable du bureau de vote produise un rapport sur les activités qui se sont déroulées au bureau de vote. Ce rapport doit être transmis à l'organisme électoral en même temps que le matériel du bureau de vote. Si le dépouillement se déroule à un autre endroit, le rapport devrait accompagner le matériel de vote au bureau de dépouillement.
Le rapport devrait contenir :
- les registres du vote au bureau de vote;
- les documents sur le service à l'électeur;
- les renseignements sur le personnel et la rémunération;
- les rapports sur les lieux du vote et les incidents durant les heures de vote.
Si le dépouillement se déroule au bureau de vote, les registres du comptage des bulletins doivent aussi être inclus dans le même rapport (pour plus de renseignements sur le contenu des rapports des responsables de bureau de vote, voir Rapports des responsables des bureaux de vote).
