Élaboration de budgets
Afin de déterminer les méthodes d'élaboration de budgets qui conviennent le mieux, on doit répondre aux questions suivantes : Quelle est la structure de l'organisme électoral (nationale, régionale ou locale)? La responsabilité de l'ensemble des activités de vote est-elle assumée par un seul organisme ou partagée par plusieurs selon des critères géographiques ou fonctionnels? Quel est le cycle de la planification budgétaire du secteur public?
Des budgets « généraux » sont nécessaires pour établir les besoins de financement globaux et pour préciser les secteurs où il pourrait être nécessaire de faire appel aux ressources d'un bailleur de fonds ou d'autres organismes, dans l'éventualité d'une insuffisance de fonds. L'élaboration de budgets propres à différentes unités administratives géographiques ou fonctionnelles ou à des projets favorise la répartition efficace et efficiente des fonds entre les différents secteurs des opérations de vote.
Deux approches générales peuvent guider l'établissement du budget d'une élection :
- une approche descendante, selon laquelle une estimation est faite pour l'ensemble des activités avant d'être décomposée en différents éléments budgétaires par projet, par fonction ou par région;
- une approche ascendante, selon laquelle les besoins propres à une région, un projet et une fonction sont établis, validés et révisés, avant d'être regroupés dans un budget global.
Ces deux approches représentent forcément une simplification des deux pôles du processus d'élaboration de budgets.
Approche budgétaire descendante
Voici des exemples d'approche budgétaire descendante :
- l'établissement des budgets d'un scrutin à partir du coût global de la dernière élection (redressé pour tenir compte de l'évolution des prix ou des politiques gouvernementales sur les enveloppes budgétaires allouées aux organismes);
- l'estimation des coûts de revient généraux par électeur à partir des données historiques ou d'autres données et l'élaboration du budget global à partir du résultat ainsi obtenu.
On octroie ensuite une partie de l'enveloppe globale aux projets, fonctions et localités en tenant compte de critères standard.
Règle générale, cette méthode n'est pas la plus efficace pour élaborer un budget électoral. Elle ne tient pas nécessairement compte des particularités locales ni des modifications apportées aux systèmes, aux procédures et aux conditions et ne permet pas d'établir les besoins prioritaires. Le point de vue des responsables de projet, des représentants locaux ou régionaux n'étant pas pris en compte, il manque un des facteurs clés pour accroître les compétences en gestion financière et développer la responsabilisation à l'égard de l'élaboration des budgets. Cette approche a cependant l'avantage de fournir une solution simple et rapide lorsqu'il est nécessaire d'établir un budget.
Approche budgétaire ascendante
Cette approche est susceptible de produire des résultats plus réalistes, si elle se double d'une justification rigoureuse et d'une évaluation objective des résultats obtenus. Les budgets sont préparés à partir d'estimations, selon des catégories définies (qui idéalement iraient jusqu'à tenir compte des coûts liés à la rémunération du personnel dans chaque bureau de vote, des coûts de conception et de production du matériel pour chaque élection, etc.), des coûts par projet et à l'échelon de l'unité administrative géographique locale lorsque c'est possible. (Un exemple de feuilles de travail de ce type figure dans budget - sample costing worksheets.)
Cette méthode comporte les avantages suivants :
- elle tient compte de tous les systèmes et procédés courants et projetés et des conditions locales;
- elle assure la justesse des priorités en ce qui concerne les besoins de financement et favorise par conséquent des décisions plus rationnelles lorsque les fonds disponibles obligent à réduire les activités;
- elle encourage la prise en charge des opérations budgétaires dans tout l'organisme;
- elle permet de déterminer les points forts et les points à améliorer de l'administration;
- elle fournit une base solide et valable pour évaluer les demandes de financement.
La méthode ascendante constitue cependant un processus plus lent et répétitif, qui présente le désavantage supplémentaire de nécessiter un examen rigoureux des budgets à l'échelle des projets et à l'échelle locale pour éliminer toute possibilité de duplication et de demande de fonds excessive en comparaison des résultats. Il est nettement préférable de produire des budgets globaux au moyen de cette approche ascendante, même si on ne parvient pas à en déployer tous les éléments en raison des contraintes de temps.
