Équipement de vote
Les isoloirs et les boîtes de scrutin représentent le principal équipement pour le vote. Le style et la conception de ces éléments ont un impact considérable sur leurs coûts (voir Urnes et scellés et Isoloirs). Il faut comparer les coûts pour déterminer la formule la plus avantageuse entre l'équipement durable en bois, en plastique ou en métal ou les urnes et les isoloirs jetables après usage. L'équipement plus durable ou permanent coûte plus cher en transport, en réparation et en entreposage, mais il peut servir pour les élections ultérieures. L'équipement jetable peut affecter le sentiment de sécurité des électeurs ou être inutilisable dans certaines conditions climatiques.
L'équipement de vote doit comprendre aussi des scellés ou des verrous pour les urnes, ainsi que différents mécanismes de sécurité comme des applicateurs d'encre et des éclairages spéciaux, qui sont nécessaires au contrôle de l'admissibilité des électeurs.
Dans les bureaux où le vote est effectué à l'aide d'ordinateurs ou d'autres appareils, il faut prévoir des dispositions pour l'acquisition et l'entretien du matériel, le soutien du système d'urgence, la configuration et la mise à l'essai des machines et l'installation de l'équipement de communication connexe.
Matériel de bureau
Il se peut qu'on doive installer du matériel supplémentaire dans les bureaux de vote et les bureaux temporaires, bien que des locaux entièrement équipés soient préférables (ce qui procure des avantages en termes de coûts de base, mais aussi une diminution des coûts de transport). En général, il est plus avantageux de combler les besoins en matériel de bureau additionnel par la location plutôt que par l'achat. Il faut cependant prendre en considération l'utilisation future et les coûts comparés de la location et de l'achat. Les budgets de matériel de bureau pour les locaux temporaires doivent tenir compte des éléments suivants :
- l'ameublement, tel que tables, chaises, supports, classeurs;
- les photocopieurs;
- les télécopieurs.
Pour s'assurer que l'aménagement des bureaux de vote répond aux normes, il peut être nécessaire d'estimer les coûts des installations suplémentaires (tables, chaises, armoires de sûreté pour l'entreposage, barrières pour le contrôle des foules et autres aménagements), de l'éclairage additionnel, des génératrices, des toilettes portatives et de l'approvisionnement en eau. Il faut aussi prévoir du matériel comme des calculatrices pour les directeurs des bureaux de vote et les administrateurs électoraux.
On doit, par ailleurs, déterminer s'il est plus avantageux d'utiliser des articles jetables comme des tables démontables et des barrières pour le contrôle des foules que de louer de l'équipement à long terme.
Matériel informatique et logiciels
Les frais engagés dans le développement, la mise en oeuvre et l'entretien des systèmes informatiques pour les besoins électoraux doivent être pris en compte. Ces systèmes peuvent servir à l'administration générale pour la tenue des relevés et de la paie du personnel ou pour la gestion financière. Ils peuvent aussi servir à assurer un lien direct avec les activités de vote : affectation et gestion des ressources dans les bureaux de vote, vote informatisé, mises en candidature, services d'information de l'électorat ou dépouillement des votes et calcul des résultats. Que tous ces coûts soient estimés et défrayés à même le budget d'une élection en particulier dépend des politiques comptables et des autres sources de financement accessibles à l'organisme électoral. L'établissement des coûts des systèmes informatiques doit prendre en considération les éléments suivants :
- les coûts du matériel (ordinateurs, écrans, imprimantes, autres périphériques et coûts d'installation) et des modules d'alimentation supplémentaires;
- les coûts des réseaux, pour l'installation et(ou) la location de lignes ou de liaisons et les coûts de transmission de données;
- les coûts de développement, de mise à l'essai et d'installation des logiciels et les droits d'achat ou d'utilisation des logiciels développés par des fournisseurs externes;
- les coûts de l'entretien et de l'assistance technique.
Il importe aussi de tenir compte des coûts liés au soutien opérationnel pour le personnel supplémentaire, le transport, les fournitures, l'ameublement ou les locaux.
Documentation
Les coûts de la documentation sont généralement estimés à partir des éléments suivants :
- les bulletins et, s'il y a lieu, les enveloppes renfermant les bulletins;
- les documents de référence et de formation à l'usage du personnel et des formateurs : manuels et cahiers d'exercice, matériel didactique (audiovisuel), listes de contrôle, copies de la loi électorale et des règlements;
- les documents de référence et d'information à l'usage des candidats, des partis et d'autres participants comme les préposés à la sécurité;
- les formulaires d'élection à l'usage des électeurs, des candidats et des partis et servant à la tenue des registres électoraux officiels;
- les formulaires et les étiquettes pour la gestion du recrutement, la formation, l'affectation des ressources, les finances et la gestion de l'actif;
- les copies des listes électorales à l'usage des bureaux de vote;
- les affiches et les dépliants d'information;
- les articles de papeterie : rubans d'emballage, cordes, cahiers de notes, stylos, crayons, enveloppes, règles et élastiques, et tout article requis par la loi comme les timbres destinés à l'authentification des bulletins;
- les enseignes installées à l'extérieur des bureaux de vote;
- le matériel d'emballage : enveloppes ou sacs résistants, boîtes ou autres contenants pour le transport du matériel électoral.
En comparant l'efficacité de différentes solutions, on peut réaliser des économies importantes. Voici quelques exemples :
- l'analyse des solutions d'impression des bulletins - l'utilisation de papiers spéciaux et de techniques d'impression sécurisées n'est peut-être pas nécessaire dans tous les environnements, par exemple, lorsque les bulletins peuvent être validés par les responsables du vote au moment de leur dépôt dans les urnes;
- la valeur ajoutée par l'utilisation de méthodes coûteuses et de technologie plus évoluée comme la production de matériel audiovisuel justifie-t-elle qu'on les préfère à des formules plus simples et moins coûteuses?
- la comparaison des coûts entre différents lieux de production, en tenant compte des coûts du transport;
- la production de documents de référence en sections ou en feuilles détachables qui peuvent être retournées, modifiées au besoin et réutilisées lors d'élections ultérieures;
- l'analyse de différentes méthodes de production des bulletins pour déterminer la plus avantageuse compte tenu des tirages, et l'utilisation minimale des techniques plus coûteuses faisant appel au papier et à l'impression couleur - pour les faibles volumes, on peut produire à l'interne à moindre coût en utilisant un photocopieur;
- l'utilisation des contrats d'approvisionnement en gros du gouvernement pour les articles de papeterie ou d'autres objets d'usage courant.
Location de locaux
Il peut être nécessaire de louer des locaux pour abriter les bureaux de l'administration électorale, les centres destinés au vote spécial, les bureaux de vote et de dépouillement. Lorsque des immeubles publics comme les écoles peuvent être mis gratuitement à la disposition de l'administration électorale, les coûts de location des bureaux de vote ne s'appliquent que dans les régions où aucun de ces immeubles n'est disponible. L'évaluation des coûts de location doit tenir compte des facteurs suivants :
- le loyer de base de l'immeuble;
- les obligations diverses, s'il y a lieu;
- tous les coûts supplémentaires comme l'électricité, l'éclairage, le chauffage et l'entretien ménager.
Il est généralement préférable d'opter pour des locaux qui contiennent déjà les meubles et les installations nécessaires.
Sécurité
Les mesures de sécurité à mettre en place varient largement selon les environnements électoraux. Elles doivent être déterminées par une analyse approfondie des risques. Lorsque la sécurité est assurée par les forces policières ou par l'armée, les fonds peuvent être puisés à même leur budget ou être transférés du budget de l'organisme électoral. Les calculs des coûts doivent tenir compte de toutes les exigences en matière de sécurité pendant toute la période électorale, et non seulement pour le jour du scrutin et le dépouillement. On doit aussi considérer tous les autres coûts pertinents : heures supplémentaires travaillées par les policiers, entretien des véhicules, carburant, logement temporaire, etc.
