Planification du cycle électoral
Les méthodes de planification du vote employées dépendent, dans une large mesure, du statut de l'organisme électoral (temporaire ou permanent) et du cycle électoral (fixe ou variable).
Les organismes permanents peuvent plus aisément planifier à long terme les activités électorales. Ils peuvent mobiliser des ressources et des compétences, et les intégrer à leurs plans stratégiques, de manière à éviter d'avoir à travailler en urgence à la dernière minute. (Un exemple de plan étalé sur une période de trente-six mois figure dans election cycle planner - australia.) Dans la mesure où on peut compter sur des ressources permanentes pour la planification et l'acquisition, planifier à long terme est toujours préférable.
(Pour plus de détails sur la planification stratégique des organismes électoraux, voir Planification stratégique; pour en savoir plus sur la planification opérationnelle, voir Planification opérationnelle.)
Planification de la période électorale
Des plans opérationnels généraux et des plans spécifiques à chaque activité sont indispensables pendant la période électorale. Ils fournissent les garanties suivantes :
- toutes les étapes nécessaires sont connues et assorties d'échéanciers administratifs pour assurer le respect des obligations légales;
- les rapports et les liens entre les étapes sont structurés selon un ordre chronologique logique;
- les responsabilités associées aux nombreuses tâches interdépendantes sont attribuées;
- des objectifs sont fixés pour le déroulement et la surveillance des différentes activités.
On peut préparer ces plans opérationnels en deux volets, en commençant par un calendrier général des tâches les plus importantes (voir l'exemple dans election planning schedule - new zealand 1996) avant de passer à la planification plus détaillée (voir les exemples dans election project plan - new zealand 1996 et 1995 election action plan - united kingdom et, dans le cas d'une élection tenue à la suite d'un conflit et supervisée par des organismes internationaux, election project management plan - untaes, croatia 1997).
Les plans spécifiques à une activité ont idéalement un format flexible, qui présente un calendrier global de l'ensemble des activités électorales et un calendrier propre à chaque projet. Cette façon de faire facilite grandement le travail des directeurs de projet.
Choix du moment
Il n'est pas nécessaire d'attendre l'annonce d'une élection pour commencer à planifier. Les mesures et les interdépendances sont établies, et les échéanciers sont intégrés au cadre de planification et répartis entre les périodes précédant et suivant le jour du scrutin. Ces plans doivent se prêter à l'insertion ultérieure des dates réelles et à la modification des échéanciers et des liens en fonction des nouvelles procédures.
Il est généralement beaucoup plus facile de préparer ces plans plus détaillés à l'aide de fonctions informatiques de base ou, mieux encore, de logiciels de planification. Les logiciels de planification et d'évaluation de projets, de même que les compétences techniques qu'ils requièrent, comptent parmi les apports les plus intéressants de la technologie aux opérations de vote. Les modèles de planification plus traditionnels utilisent des listes de contrôle, qui énumèrent les activités prévues pendant la période électorale (voir election management plan - trinidad and tobago).
Évaluation des besoins
La préparation de plans de travail détaillés (voir Plan de travail) doit être précédée d'une évaluation des besoins afin de déterminer les exigences générales et l'écart entre les besoins et les ressources disponibles (voir Évaluation des besoins) et de prendre en compte le contexte dans lequel se fait l'affectation des ressources (voir Infrastructure). Des activités de vote bien planifiées seront menées efficacement.
On doit préparer les plans opérationnels parallèlement à la planification générale et, surtout, à la planification financière et budgétaire. Les gestionnaires financiers doivent assurer une coordination active avec leurs homologues de l'exploitation et bien comprendre les objectifs des opérations de vote. (Pour en savoir plus sur les considérations financières et l'élaboration des budgets, voir Considérations financières et Finances).
