Utilisation de matériel de référence standard
Des documents de référence standard pour les opérations de vote doivent être produits. Ces documents serviront à plusieurs usages, dont les suivants :
- une traduction, en termes facilement compréhensibles, des cadres législatif et réglementaire;
- un répertoire des procédures standard et des meilleures pratiques;
- des bases sûres et rigoureuses sur lesquelles les préposés au vote s'appuieront pour fournir les services à l'électorat;
- une base pour la formation du personnel;
- un modèle d'évaluation qui permet de vérifier l'exécution des tâches nécessaires (portée, délai, qualité);
- un recueil de connaissances générales sur les opérations de vote;
- un dossier transparent des moyens utilisés par l'organisme électoral pour offrir des services de vote aux électeurs.
Si tout le personnel peut consulter des documents de référence bien présentés, et décrivant précisément les tâches de chacun, les électeurs bénéficieront d'un meilleur service. Les préposés au vote sont ainsi assurés d'avoir en main les bonnes directives pour toutes les activités, et les électeurs pourront bénéficier d'un traitement équitable conformément aux procédures et aux pratiques standard.
L'administration électorale doit remettre aux autres participants à l'élection - partis politiques ou candidats et leurs représentants, observateurs indépendants, préposés à la sécurité, médias - des documents de référence qui les aideront à connaître parfaitement leur rôle, ainsi que leurs droits et responsabilités.
Manuels
On privilégiera les manuels (voir Manuels) aux instructions spéciales, faciles à égarer et souvent incomplètes. Toutefois, pendant la période électorale, il est conseillé aux gestionnaires électoraux de communiquer, régulièrement et de manière formelle, avec les préposés au vote afin de surveiller :
- l'évolution globale des activités;
- toute modification apportée aux procédures ou aux pratiques préétablies (surtout si on note des particularités);
- les activités en cours et les activités à venir.
Cette communication, présentée sous forme de bulletin d'information pendant la période électorale, constitue un complément utile au matériel de référence existant.
Listes de contrôle
Il est possible de compléter l'information contenue dans les manuels (ou les remplacer, dans le cas de tâches moins complexes) par des listes de contrôle (voir Listes de contrôle et cartons aide-mémoire). Ces listes, qui décrivent les procédures et les tâches sous une forme simplifiée, facilitent la compréhension et permettent de vérifier soi-même l'exécution des tâches.
On peut aussi illustrer les tâches décrites dans les manuels par du matériel visuel : vidéo, affiches ou diapositives.
Préparation des manuels
Lors de la préparation des manuels, on devra tenir compte des concepts de base suivants :
La souplesse du format. Il faut établir avec le plus de précision possible la durée de vie et le public cible du manuel. Par exemple, si des modifications sont prévues en cours de route, des feuillets mobiles seraient préférables à des manuels reliés. On devrait pouvoir organiser les sujets traités dans un manuel ou une série de manuels en sections correspondant à une catégorie d'employés ou à des tâches distinctes.
La vérification de l'exactitude des descriptions des cadres, et l'exhaustivité, la pertinence et la convivialité des procédures et des pratiques décrites. Il est essentiel que le contenu du manuel soit passé en revue par des spécialistes. Mais, surtout, ce manuel est destiné au personnel sur le terrain qui, par conséquent, est le mieux placé pour en faire l'évaluation : la méthode et les instructions sont-ils facilement compréhensibles; les procédures et les pratiques adoptées sont-elles réalisables et conviennent-elles à l'éventail de conditions que l'on pourrait retrouver dans la réalité. Idéalement, des représentants du personnel sur le terrain - les administrateurs à l'échelon local et leurs adjoints, les gestionnaires et le personnel des bureaux de vote, les préposés au dépouillement du scrutin - ainsi que des représentants des autres intervenants devraient participer à la préparation des manuels sur les opérations de vote ou, à défaut, passer en revue le contenu de chaque manuel avant leur publication.
Un langage simple : on doit utiliser, dans la mesure du possible, des représentations graphiques ou des diagrammes, ainsi que des exemples appropriés.
L'échéancier de rédaction et de distribution : il faut laisser suffisamment de temps au personnel pour se familiariser avec le contenu avant sa mise en application.
Des mécanismes de contrôle des versions permettent d'apporter des modifications au contenu et de les porter ensuite à la connaissance du personnel concerné.
