Généralités
Pour que l'organisme électoral dispose d'une quantité suffisante de matériel électoral, qui soit à la fois utile et de qualité, il doit préparer un plan efficace de contrôle de la qualité de la production. Malheureusement, en raison de l'obligation de parer au plus urgent lors des préparatifs électoraux, cette tâche est souvent négligée. On doit donc préciser clairement les objectifs pratiques et les lignes directrices du plan de contrôle de la qualité. Ces objectifs et ces lignes directrices doivent être compris par les fournisseurs et le personnel de l'organisme électoral.
Comme c'est le cas de l'approvisionnement en équipement, on peut assurer un contrôle plus efficace de la qualité du matériel en respectant les conditions suivantes :
- l'organisme électoral donne des directives claires et précises à tous les fournisseurs;
- le matériel provient de fournisseurs réputés;
- les méthodes de fabrication des fournisseurs ont obtenu une certification de qualité de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) ou l'équivalent;
- les administrateurs cadres de l'organisme électoral sont en mesure d'inspecter sur place la production.
Pour cette raison, il est préférable d'avoir recours à des fournisseurs du pays.
Éléments d'un plan de contrôle de la qualité
Pour la production des documents et d'autre matériel, le plan de contrôle de la qualité doit inclure plusieurs étapes essentielles, dont les suivantes :
- une autorisation officielle et l'approbation des caractéristiques techniques du matériel;
- l'obtention d'échantillons du matériel afin d'effectuer des tests en fonction des spécifications de conception et de les approuver officiellement avant le début de la production à grande échelle (il est conseillé de prendre un échantillon au hasard dans chaque tirage - surtout pour les documents imprimés - afin de vérifier la lisibilité et la mise en page);
- la supervision des quantités de matériel à produire et de la cadence de fabrication;
- les contrôles en matière de déplacement et de sécurité du matériel;
- la création des pistes de vérification adéquates pour les décisions relatives aux spécifications, à l'acceptation des produits et aux mouvements de matériel.
Pour des exemples de procédures de contrôle de la qualité (en particulier pour la fabrication, l'insertion automatisée et l'expédition des bulletins de vote, mais englobant aussi les principaux éléments des systèmes de contrôle de la qualité du matériel), voir materials production quality control manual, australia et materials production quality control worksheets, australia.
Entretien du matériel
Si le matériel non utilisé peut servir à nouveau lors d'élections ultérieures, on doit mettre en oeuvre un plan d'entretien afin qu'il soit disponible et prêt à fonctionner au moment opportun. On doit déterminer les conditions et les lieux d'entreposage appropriés (en tenant compte notamment de la sécurité, des effets de la chaleur, de la poussière et de l'humidité). Une attention particulière doit être accordée à l'entreposage des documents papier. On doit aussi prévoir, dans le cadre d'un plan officiel de contrôle de la qualité du matériel, des inspections régulières et un inventaire complet.
