Définition des postes
Il existe plusieurs façons de définir les postes aux bureaux de vote. On peut par exemple recruter tous les préposés dans une seule catégorie et donner à chacun la même formation, ce qui donne beaucoup de flexibilité dans les tâches que les gestionnaires peuvent leur assigner. On peut aussi répartir les préposés en différentes catégories et leur assigner des tâches précises.
Bien que moins flexible, cette dernière approche peut avoir l'avantage de permettre d'axer la formation plus efficacement surtout quand il faut former un grand nombre de préposés qui n'ont aucune expérience. Quand on catégorise les préposés de cette manière, il peut s'avérer utile de choisir ceux qui auront des responsabilités de surveillance selon des critères de sélection plus élevés que dans le cas de l'ensemble des préposés (voir Normes de recrutement).
Modèles de dotation
Les modèles de dotation utilisés pour les bureaux de vote varient entre les organismes électoraux. Ils découlent souvent des profils stipulés dans le cadre législatif électoral. On peut généralement retrouver trois modèles différents :
- le modèle hiérarchique, selon lequel chaque bureau de vote a un gestionnaire qui est directement responsable de toutes les opérations du bureau de vote et qui détient le pouvoir de surveiller tous les autres préposés. Ce modèle a comme avantage de bien définir les centres de prise de décisions et de responsabilité, mais il exige que ceux qui sont nommés gestionnaires soient particulièrement doués pour la direction et la surveillance. En général, ce modèle permet des opérations de vote plus efficaces. C'est aussi le modèle idéal quand on utilise des centres de dépouillement autres que les bureaux de vote;
- le modèle des commissions de bureaux de vote selon lequel tous les préposés à un bureau de vote sont membres d'une commission, avec droit de vote sur les décisions. Ceci rassemble certains éléments du modèle hiérarchique en ce sens que le président de la commission, qui détient la responsabilité pour l'ensemble des opérations, est nommé. Cependant, les décisions sont prises par la commission. C'est un modèle qui se prête à des situations où on retrouve bon nombre de préposés capables et expérimentés. C'est un choix particulièrement judicieux dans des situations conflictuelles où le doute règne sur la possibilité de nommer des gestionnaires véritablement indépendants;
- le modèle sans hiérarchie où tous les préposés jouissent d'un statut égal et où on prend les décisions par un genre de consensus. Bien qu'il ne soit pas indiqué pour la plupart des cas, c'est un modèle qui se prête bien aux situations où les préposés sont des nominations politiques représentant équitablement les diverses tendances (voir Activités de recrutement).
Les détails des tâches assignées aux préposés des bureaux de vote dépendent du système de vote et des procédures en place. La structure des modèles peut varier mais certaines tâches doivent être accomplies peu importe le système ou la structure. La terminologie utilisée dans ce qui suit est choisie pour sa facilité de compréhension. Des administrations différentes utiliseront des termes différents pour les mêmes tâches.
Fonctions de base des préposés
Les fonctions de base des préposés des bureaux sont les suivantes :
- préparer le bureau de vote pour les opérations avant l'ouverture (voir Distribution et réception du matériel de vote);
- surveiller l'accès au bureau de vote pour s'assurer que seules les personnes autorisées y entrent (voir Service aux électeurs);
- faire progresser les lignes d'attente en bon ordre et assurer un contrôle adéquat des foules et de la circulation des électeurs (voir Contrôle des foules et des files d'attente);
- vérifier l'admissibilité des électeurs pour s'assurer que seuls ceux qui y ont droit recevront le matériel de vote (voir Confirmation de l'admissibilité);
- remettre les bulletins de vote ou les enveloppes de vote aux électeurs qui y ont droit (voir Remise du bulletin et dépôt du vote);
- diriger les électeurs vers les isoloirs, protéger le secret du vote et garder les isoloirs en bon ordre (voir Remise du bulletin et dépôt du vote);
- répondre aux questions des électeurs (voir Renseignements aux électeurs) et fournir de l'aide à ceux qui en ont besoin pour voter (voir Aide aux électeurs);
- maintenir les urnes, les machines et les ordinateurs servant à voter sous bonne garde pour s'assurer que les électeurs déposent leurs bulletins au bon endroit et qu'on n'y dépose rien d'inapproprié (voir Remise du bulletin et dépôt du vote);
- surveiller les sorties du bureau pour s'assurer que personne n'entre par les sorties et que les électeurs quittent les lieux dès qu'ils ont voté;
- assurer les services pour le vote spécial stipulés dans le cadre législatif, comme le vote des absents, et pour les inscriptions le jour du vote;
- ranger et emballer le matériel correctement et assurer les préparatifs pour le dépouillement dès la fermeture des bureaux de vote.
La répartition de ces tâches parmi les préposés variera grandement selon les procédures, le degré de risque et l'aménagement du bureau de vote. Certaines questions pertinentes à la répartition des tâches entre différentes catégories de préposés sont discutées ailleurs et visent entre autres :
