Les principaux facteurs
Le contrôle du processus du vote exige que des préposés :
- s'assurent que les électeurs sont admissibles à voter au bureau où ils se présentent;
- remettent le matériel de vote aux électeurs;
- surveillent les isoloirs;
- assurent la sécurité des urnes et de leur contenu et des machines à voter ou des ordinateurs là où ils sont utilisés;
- surveillent la sortie du bureau de vote;
- fournissent le matériel spécial qui pourrait être requis.
Les préposés à la vérification de l'admissibilité des électeurs
Les préposés à la vérification de l'admissibilité des électeurs devront, entre autres tâches :
- vérifier l'identité des électeurs, soit à la lumière de documents présentés, soit sur la base de la déclaration exigée des électeurs;
- comparer les renseignements, comme l'adresse ou la date de naissance, à la liste des électeurs;
- si l'électeur est inscrit, faire les inscriptions prescrites sur la liste et diriger l'électeur vers le préposé à la distribution du matériel de vote;
- si l'électeur n'est pas inscrit, le diriger vers la personne qui peut l'aider;
- à la fermeture du vote, colliger les renseignements qui indiquent le nombre d'électeurs ayant voté.
Quand l'apposition à l'électeur d'une marque à l'encre fait partie du processus de contrôle, un préposé devra peut-être s'assurer que l'électeur n'a pas déjà été marqué avant de faire lui-même la marque. Ceci permettra d'accélérer le processus de vérification de l'admissibilité des électeurs.
Il est économiquement efficace et utile au contrôle des lignes d'attente qu'une seule personne vérifie l'admissibilité des électeurs et leur remette le matériel de vote. Ceci n'est cependant pas toujours possible selon la complexité du processus de vérification et la confiance qu'on a en la capacité des personnes chargées de ces deux tâches primordiales de les effectuer sans erreurs. Si on nourrit des doutes sur la compétence des employés assignés à ces tâches, ou si on craint que le processus en soit indûment ralenti, il est alors préférable de confier ces deux tâches à des personnes différentes. Le cadre législatif impose d'ailleurs parfois cette division des tâches (voir Confirmation de l'admissibilité et Contrôle de l'intégrité).
Préposés à la distribution du matériel de vote
Selon qu'on utilise la méthode des bulletins de vote ou des enveloppes de vote comptabilisés, les préposés à la distribution du matériel de vote devront remettre aux électeurs des bulletins, des enveloppes ou les deux. Leur principale fonction est de s'assurer que, une fois l'admissibilité de l'électeur établie :
- chaque bulletin ou enveloppe a reçu la marque prescrite;
- l'électeur reçoit la bonne enveloppe ou le bon bulletin de vote;
- tous les électeurs sont avisés de la façon correcte de marquer ou remplir le bulletin ou l'enveloppe et de l'obligation de le faire en secret dans l'isoloir;
- dans le cas des bulletins de vote comptabilisés, on indique à chaque électeur la bonne façon de plier le bulletin rempli de sorte que la marque officielle est visible;
- un électeur ne se rend pas à un isoloir qui est occupé;
- on tient trace du nombre exact de bulletins et d'enveloppes distribués;
- à la fermeture du bureau, le nombre de bulletins et d'enveloppes distribués est réconcilié avec le nombre d'électeurs qui ont voté selon la liste des électeurs, plus le nombre d'électeurs qui ont voté par le biais d'autres procédures acceptées.
Quand on utilise des ordinateurs pour voter, la tâche de distribuer des bulletins est éliminée. Cependant, quelqu'un devrait peut-être surveiller l'utilisation qu'on fait des ordinateurs (voir Remise du bulletin et dépôt du vote).
Surveillants des isoloirs
Il faut que quelqu'un soit responsable de surveiller les isoloirs car il faudra régulièrement s'assurer que :
- les affiches requises y sont exposées (voir Information aux bureaux de vote);
- aucun matériel de vote n'y est laissé par un électeur;
- on en retire tout matériel et toute marque laissés par des électeurs et qui pourraient influencer le vote des électeurs suivants;
- si on utilise la méthode des bulletins marqués, les isoloirs contiennent les stylos ou crayons nécessaires.
L'espace qui entoure les isoloirs doit être propre et libre de toute entrave à la libre circulation des électeurs. Pour le respect du secret du vote, cet espace doit être surveillé pour s'assurer que :
- l'électeur est seul dans l'isoloir;
- les bulletins de vote ne sont pas remplis en dehors de l'isoloir ;
- une bonne communication assure que le préposé à la distribution du matériel de vote n'en remet pas sans qu'un isoloir soit disponible;
- une fois que l'électeur a rempli son bulletin, on lui indique la bonne urne où le déposer.
Selon le nombre d'électeurs attendus à un bureau et leur connaissance de la procédure du vote, il peut ne pas être nécessaire de consacrer des ressources humaines à ces tâches. L'isoloir peut être surveillé par l'agent d'information, le gestionnaire ou son adjoint, si leurs autres fonctions le permettent. Si les électeurs connaissent bien les procédures de vote, les préposés à la distribution du matériel de vote peuvent leur indiquer un isoloir disponible.
Gardiens des urnes
Sauf si la procédure indique que l'électeur doit revenir à la table où on lui a remis le matériel de vote pour y déposer son bulletin, il est toujours prudent que quelqu'un ait l'unique tâche d'assurer la sécurité des urnes. Dans de très petits bureaux, le gestionnaire peut le remplir mais il est généralement préférable de consacrer un préposé à cette unique tâche. La garde des urnes implique les tâches suivantes :
- surveiller les urnes et empêcher qu'elles ne soient indûment manipulées ou marquées;
- s'assurer qu'on n'y insère rien qui ne soit autorisé (pour ceci, la méthode la plus répandue est que le préposé à la distribution du matériel appose sa marque au verso et que celle-ci est vérifiée avant que le bulletin ne puisse être inséré dans l'urne);
- s'assurer que l'électeur dépose son bulletin dans l'urne avant de quitter les lieux et qu'il n'y insère pas d'autres bulletins;
- indiquer la sortie du bureau aux électeurs qui ont déposé leur bulletin dans l'urne;
- vérifier les urnes régulièrement pour savoir si elles sont pleines (ce qu'on peut faire en y insérant une règle) et aviser le gestionnaire du bureau s'il y a lieu d'ajouter une nouvelle urne.
Si on utilise des machines ou des ordinateurs pour voter, personne n'aura à remplir ces fonctions, mais cette économie devra servir au recrutement de personnes chargées de renseigner les électeurs sur le fonctionnement de ces outils.
Surveillants des sorties du bureau
Si l'aménagement du bureau permet de placer les urnes à proximité des sorties du bureau, la surveillance des sorties du bureau peut être confiée à ceux qui ont la garde des urnes. Dans des bureaux plus grands, ou quand la sécurité est un facteur important, il faudrait peut-être quand même que quelqu'un ait l'unique responsabilité de surveiller les sorties. Les tâches de ces personnes peuvent inclure :
- s'assurer que les électeurs quittent le bureau dès qu'ils ont voté;
- empêcher les regroupements non autorisés près des sorties et prévenir l'accès au bureau par les portes de sortie;
- s'assurer que les électeurs ne quittent pas le bureau avec du matériel de vote.
Services de vote spéciaux
Si on offre des services de vote spéciaux comme le vote des absents ou le vote itinérant à partir d'un bureau ordinaire, il faudra généralement recruter quelqu'un spécifiquement pour ces tâches. Ceci n'est cependant pas nécessaire si on prévoit que le nombre d'électeurs faisant appel à ces services sera assez limité pour que les autres préposés puissent les offrir sans que cela nuise à leurs autres fonctions.
