Les besoins en personnel temporaire
En plus des principales équipes requises pour le jour du vote et le dépouillement, il faudra aussi du personnel pour certaines tâches à l'appui du vote, dont :
- dans les cas où l'organisme électoral n'est pas représenté au niveau local et conformément à ce que stipule le cadre législatif, la responsabilité de l'élection dans chaque district électoral peut être confiée à un gestionnaire électoral temporaire, à des commissions électorales locales ou à d'autres personnes ou groupes du genre. Quand il ne s'agit pas d'élire les représentants sur la base des circonscriptions, cette tâche peut être répartie selon d'autres limites administratives comme, par exemple, celles des gouvernements locaux (voir Structure de l'organisme électoral, Rapports entre les divers organismes électoraux et Prise de décisions aux divers niveaux);
- des préposés peuvent être affectés aux modalités des votes spéciaux comme le vote anticipé, le vote par la poste, le vote en pays étranger, le vote des absents et les bureaux de vote mobiles (voir Procédures du vote);
- du personnel de soutien administratif peut être utile pour les tâches de préparation de l'élection comme l'organisation des matériaux et de la logistique, le recrutement et autres fonctions de dotation, l'emballage du matériel pour les bureaux de vote et le retour du matériel après le dépouillement;
- quand les ressources et le contexte géographique le permettent, des équipes de surveillants ambulants peuvent être prévues pour venir en aide aux gestionnaires des bureaux de vote et surveiller le fonctionnement des bureaux le jour du vote;
Le soutien administratif
Pour assurer un service économiquement efficace, même des organismes permanents de gestion électorale ne conservent pas en permanence tout le personnel requis pour toutes les tâches à accomplir tout au long du processus. L'efficacité économique suggère plutôt le recrutement de personnel temporaire pour faire face aux surcharges de travail ou la sous-traitance de certaines tâches imposantes comme la paye ou l'emballage du matériel des bureaux de vote. Les contrats de sous-traitance doivent cependant inclure des garanties de performance très rigides (voir Les responsables des opérations de vote).
Il faut garder un contrôle serré du coût de cette aide administrative supplémentaire. Étant donné que l'ampleur de la plupart des tâches visées aura des fluctuations, il serait plus sage de recruter ces préposés temporaires sur une base horaire plutôt que de garantir de l'emploi sur une base quotidienne, hebdomadaire ou autre.
L'aide administrative temporaire serait sans doute plus utile pour des tâches imposantes et sous-jacentes à l'ensemble du processus, comme :
- tenir les dossiers de dotation et de paye;
- préparer la documentation nécessaire aux achats et assurer les livraisons aux bureaux de vote;
- vérifier le matériel et l'équipement reçus et les emballer pour livraison aux bureaux de vote;
- vérifier le matériel reçu des bureaux de vote et de dépouillement et le trier pour entreposage sécuritaire, réutilisation ou destruction;
- faciliter le processus du vote par la poste tenu à partir des bureaux de l'organisme électoral;
- aider aux tâches d'organisation et d'administration du personnel de l'organisme électoral et des bureaux de district;
- répondre aux questions simples des électeurs.
Ces tâches routinières et liées aux processus se prêtent bien à une analyse des rythmes de travail et à l'allocation de ressources administratives basée sur la production prévue. Des données historiques concernant les volumes et heures de travail aideront à rehausser l'efficacité dans l'utilisation d'aide administrative temporaire.
Sauf pour des tâches qui demandent des talents spéciaux, il sera habituellement plus efficace de toujours faire appel aux mêmes personnes que de recruter différentes personnes pour des tâches particulières.
Préposés ambulants / Agents de liaison avec les bureaux de vote
Les préposés aux opérations du vote sont habituellement retenus à leur bureau le jour du vote surtout s'ils s'occupent de la gestion d'un district électoral, des opérations régionales ou des bureaux de la sécurité (voir Centres des opérations et de la sécurité). La gestion sera plus efficace si des gestionnaires de bureau de vote expérimentés sont nommés agents de liaison ambulants pour un groupe de bureaux de vote. La viabilité de cette approche dépendra de la disponibilité de personnes qualifiées, de la distance entre les bureaux de vote et des questions de sécurité. Les régions rurales ne s'y prêtent pas bien.
Le nombre d'agents ambulants qu'il serait raisonnable de nommer dépendra de l'étendue géographique du district et du nombre de bureaux de vote à servir. On devrait cependant en nommer suffisamment pour permettre que chaque bureau soit visité au moins une fois durant la journée du vote. Il serait même préférable que chaque bureau reçoive deux visites dont une tôt après l'ouverture et une deuxième plus tard dans la journée ou vers l'heure de fermeture. Les bureaux dont les gestionnaires ont moins d'expérience devraient être visités plus souvent.
Ces agents ambulants devraient être capables de surveiller de huit à dix lieux de vote. Ils peuvent être les oreilles et les yeux de l'organisme électoral et aider les gestionnaires des bureaux à remplir leurs tâches. Les tâches de tels agents comprendraient les suivantes :
- s'assurer que les procédures du vote sont respectées, et renseigner les gestionnaires de bureau de vote sur les bonnes procédures;
- examiner la liste de contrôle des tâches des gestionnaires et s'assurer qu'elles sont toutes accomplies;
- s'assurer que l'aménagement des bureaux respecte les plans et contourne efficacement les difficultés inhérentes à l'endroit;
- avoir avec eux une réserve de matériaux pour renflouer les bureaux au besoin;
- aider les gestionnaires à planifier le reste de leur journée;
- s'assurer que les procédures de fermeture ont été effectuées et s'assurer que l'emballage du matériel sera fait correctement;
- surveiller la procédure de dépouillement s'il se fait dans les bureaux de vote;
- remplir la liste de contrôle du rendement de chaque bureau de vote visité et soumettre des rapports périodiques au gestionnaire du district durant le jour du vote;
- après la fin du vote, soumettre un rapport au gestionnaire du district concernant le rendement des gestionnaires de bureau et une évaluation des opérations dans chacun des bureaux de vote (voir polling place liaison officer's report - australia 1996).
Pour être efficaces, ces agents ambulants auront besoin d'au moins :
- un véhicule fiable qui leur permet de transporter une réserve de matériel pour les bureaux de vote;
- une délégation d'autorité suffisante pour qu'ils puissent donner des directives aux préposés des bureaux de vote;
- un mode de communication mobile pour pouvoir communiquer avec les bureaux de vote et l'administration centrale à partir de leur véhicule.
Bien que le recrutement de ces agents additionnels peut sembler un luxe, ils ont eu un effet très positif sur la qualité du rendement des bureaux de vote dans les endroits où on en a fait usage.
