Vérifications nécessaires
Tout l'équipement devant servir au vote devrait être complètement vérifié avant le début du vote pour bien s'assurer de son bon fonctionnement. La gamme des tests à effectuer dépendra de la confiance qu'on a en l'équipement, mais pourra inclure les vérifications suivantes :
- vérifier l'équipement de communication (téléphones, radios, télécopieurs) pour s'assurer que le gestionnaire peut communiquer avec tous ceux avec qui il aura besoin de le faire;
- si on utilise les marques à l'encre pour la prévention du vote multiple, s'assurer que tout ce qui sert à ce processus est en ordre et qu'on a en main du matériel de réserve qui est également vérifié;
- s'assurer que les isoloirs ont été bien installés;
- s'assurer, s'il y a lieu, que les génératrices d'urgence contiennent le carburant nécessaire et fonctionnent adéquatement;
- dans le cas de machines à voter ou d'ordinateurs, s'assurer que ceux-ci ont été correctement installés et fonctionnent.
Chaque machine ou poste d'ordinateur devrait être vérifié en utilisant des données réalistes et identifiables pour s'assurer du bon fonctionnement des logiciels et des lignes de communication.
La vérification des communications avec les bureaux de vote devrait se faire selon un horaire fixé par l'organisme électoral. Si l'équipement de communication n'est pas situé dans la salle où se déroulera le vote, il faut en vérifier l'accès.
Les urnes
Juste avant le vote, on devrait montrer aux observateurs attitrés et aux représentants des candidats que les urnes devant servir immédiatement sont vides. Il faut ensuite sceller ces urnes à l'aide des sceaux, cadenas ou collants prévus.
Si on utilise des attaches de plastique pour sceller les urnes, leurs numéros devraient être enregistrés et les observateurs et représentants politiques présents invités à en témoigner. En l'absence de tels observateurs, des préposés devraient servir de témoins (voir return of polling place officer in charge. australia). Si on utilise des cadenas, le trou de serrure devrait être obturé par du papier ou une autre forme de sceau et, si des sceaux de papier sont utilisés, leur numéro devrait être noté et les observateurs invités à apposer leur signature sur le sceau de papier. Les sceaux ne peuvent être brisés ni les boîtes ouvertes en aucune circonstance avant la fin du vote.
On ne devrait sceller avant le vote que les seules urnes devant servir au début du vote. Si on doit installer d'autres urnes durant les heures de vote, la méthode décrite plus haut doit être suivie immédiatement avant que ces urnes ne soient utilisées.
Si on utilise des machines ou des ordinateurs pour le vote, des procédures semblables doivent être suivies pour s'assurer que les compteurs sont fixés à zéro ou que le numéro du départ est bien noté. Ces démarches doivent être documentées et les observateurs politiques (ou en leur absence des préposés) devraient s'en porter témoins.
Une fois les vérifications effectuées, les urnes, machines et ordinateurs ne devraient pas quitter les emplacements de vote avant la fin du vote ou du dépouillement si ce dernier a lieu sur place. Même alors, ces déplacements ne doivent se faire que dans la conformité la plus exacte des procédures prévues à cet effet.
