Consideraciones administrativas básicas
Hay varios aspectos que dan forma a la administración efectiva de la logística electoral. Es importante reconocer que las respuestas efectivas a estos aspectos estarán relacionadas con contextos específicos. No existe algún modelo que sea el más efectivo en cualquier situación, por razones de disponibilidad de recursos, contexto cultural, etapas de desarrollo tecnológico, etc. Entre las consideraciones administrativas básicas se encuentran:
- Los propósitos y objetivos de cada actividad dentro del marco de la logística electoral.
- Las estructuras, acciones y cronogramas administrativos determinados por sistemas legales y electorales de gestión (para mayor discusión sobre éstos, ver Legislación Electoral, Regulaciones Administrativas y Estructura de la Administración Electoral).
- Dentro de esas restricciones, una estructura administrativa que asegure, en términos de costo-efectividad, la integridad de la elección y la entrega oportuna del servicio (para mayor discusión de este tema ver Estructura de la Administración Electoral).
- Un calendario para la entrega efectiva de los servicios electorales.
- Los recursos que se requieren para una efectiva planeación e instrumentación de los servicios de logística electoral a fin de alcanzar los objetivos dentro de los plazos estimados, así como la mejor forma de obtenerlos y administrarlos.
- Las organizaciones que estarán relacionadas con el suministro de servicios de logística electoral y cuáles son sus responsabilidades (ver Responsabilidades para Brindar Servicios de Logística Electoral).
- La mejor manera de utilizar la información necesaria para llevar a cabo el suministro de servicios de logística electoral.
- La manera en que se inspeccionará y evaluará administrativamente el desempeño de las estructuras administrativas responsables de la logística electoral.
- Las estructuras de contingencia requeridas en caso de fallas administrativas o cambios en el contexto.
Existirán factores particulares especialmente relevantes para estas consideraciones en los países con un nivel menor de desarrollo. Algunos aspectos relacionados con estas situaciones se comentan en Consideraciones Especiales para Países de Menor Desarrollo. (Para una discusión detallada sobre las consideraciones administrativas para los organismos electorales, ver Consideraciones Administrativas y Consideraciones Administrativas - Introducción .)
Planeación para el logro de objetivos
Sin trazar primero el objetivo de cada actividad de la logística electoral, la planeación y determinación de las estructuras, procedimientos, presupuestos y distribución de recursos se tornarán más difíciles y, por ende, menos efectivas. Habrá menos posibilidades de considerar alternativas de costo-efectividad. Los objetivos pueden ser de naturaleza variada o múltiple para una sola actividad. Algunos ejemplos incluyen:
- Objetivos de cobertura, tales como los segmentos del electorado a los que se quiere llegar con las campañas de información, así como sus dimensiones.
- Objetivos de acceso, tales como la distancia máxima que tendrán que desplazarse los votantes para llegar a una mesa de votación.
- Objetivos de eficiencia o productividad, tales como la velocidad con la que la documentación administrativa (inventarios, documentos de nominación de candidatos, etc.) se puede procesar, así como el tiempo para que los materiales de votación lleguen al elector.
- Objetivos de servicio, como los tiempos para responder a dudas de los votantes, el tiempo máximo que se espera que un elector haga fila antes de proporcionársele el material de votación y los niveles de conocimiento que han de tener los miembros de la mesa.
- Objetivos de exactitud, tales como el margen de error aceptable (si es que lo hay) en cuanto a las cantidades de material distribuido.
- Fechas límite para el cumplimiento de objetivos administrativos para poder avenirse al marco legislativo correspondiente.
Durante la logística electoral es importante que dichos objetivos se revisen con regularidad y se evalúen contra las tendencias prevalecientes en el contexto. (El tema de la planeación se discute con más detalle en Planeación.)
Estructuras administrativas
El núcleo de las actividades de logística electoral se sitúa a nivel local, por lo que las estructuras administrativas deben reflejará esto al ofrecer puntos focales a ese nivel --para distritos electorales individuales o grupos regionales de distritos electorales en los que el sistema electoral tenga representación individual, o congregando mesas de votación en grupos administrativos regionales cuando los sistemas de representación proporcional para elecciones provinciales o nacionales utilicen un solo distrito.
La manera en que se desarrolle esta presencia local dependerá de la naturaleza del organismo electoral -- ya sea permanente o temporal, centralizado o descentralizado, con funciones permanentes o involucrado solamente en la logística de una elección. (Los diferentes modelos de estructuras de administración electoral se discuten en Tipos de Organismos Electorales y para la logística electoral en Estructura de la Administración Electoral.)
Lo que resulta importante bajo todos los arreglos administrativos es que se mantenga y desarrolle un núcleo de conocimientos y habilidades de logística electoral. Incluso cuando los cuerpos electorales no sean permanentes, los programas de revisión y actualización darán como resultado cierta sensación de seguridad. Asimismo, resultarán más efectivos y menos caros que la contratación y capacitación de personal administrativo para cada elección.
Adquisición de recursos y mantenimiento
La logística electoral constituye un complejo proceso de abastecimiento y administración, de alta velocidad, grandes volúmenes y lejanía geográfica que requiere calidad, eficiencia e información. De alguna manera, no es muy distinto a una línea de producción de gran volumen que manufacture productos de alta calidad y que exija lo siguiente:
- Recepción puntual de insumos - las papeletas, las formas y el equipo deben llegar con tiempo suficiente para que los procesos continúen sin problema, pero no con tanta anticipación que ocasionen gastos adicionales.
- Soporte logístico intensivo.
- Planeación cuidadosa de tareas independientes y simultáneas.
- Una fuerza de trabajo significativa con capacidades básicas variadas que necesita ser capacitada para desarrollar tareas específicas de manera rápida y eficiente.
- Un mercado que tenga que ser "vendido" a través de la información al votante sobre cómo y cuándo usar el producto, así como de la calidad de éste (integridad, imparcialidad y servicio).
Una administración de la logística electoral en términos de costo-efectividad no sólo debe considerar los recursos necesarios, sino también los mejores momentos para adquirirlos y retenerlos. La necesidad de movilizar rápidamente grandes cantidades de recursos, concernientes tanto a materiales como a reclutamiento y capacitación de personal, puede causar retrasos en las operaciones internas y exigencias que dificulten los suministros.
La integración efectiva de las necesidades de personal, equipo y materiales en la planeación presupuestal y en el control de gastos requiere de una cooperación activa y de toma efectiva de decisiones por parte de las ramas operativa y financiera de la administración electoral, y debe evitarse la tendencia a trabajar de manera separada o individual.
Algo que brindará una mayor confianza en la disponibilidad oportuna de recursos para la próxima elección es la planeación de su adquisición a lo largo de todo el ciclo electoral, empezando con revisiones completas tan pronto haya finalizado una elección para determinar las necesidades más significativas de la siguiente (ver Planeación).
El uso de elecciones parciales (extraordinarias) y simulacros frecuentes para probar el desempeño en general, y los nuevos sistemas y procedimientos en particular, es un medio muy efectivo para mantener y mejorar la base de recursos de la logística electoral.
Cronogramas
Si bien los grandes cronogramas para la logística electoral, tales como los periodos que van desde el anuncio de la elección hasta el día de la votación o el periodo de nominación de candidatos, están regulados por la ley, cada uno de ellos comprenderá el cumplimiento de tareas continuas o simultáneas para las cuales se necesitará establecer fechas límite.
Dentro del marco legal impuesto, las fechas administrativas límite deben decidirse para incrementar la efectividad de los servicios y de los recursos. Al establecer cronogramas, se debe procurar que éstos sean realistas, y se debe reconocer que, en general, un cronograma más limitado requerirá de una mayor utilización de recursos. Se debe prestar especial atención a lo que constituye un cronograma realista en contextos en los que se han dado conflictos, problemas de presión y conflictos comunitarios, los cuales pueden afectar la coordinación, la toma de decisiones, la participación y los niveles de trabajo.
Manejo de la información
En el corazón de lo que constituye una buena administración de la logística electoral se ubican el manejo y el análisis efectivos de la información. Estos pueden mejorarse, o en algunos casos complicarse, debido al uso de la tecnología (ver Uso de Tecnología). La logística electoral puede requerir grandes cantidades de información fidedigna que ha de reunirse y traducirse en términos de presupuesto, lugares de votación, materiales, personal, comunicaciones, otros aspectos logísticos y monitoreo de resultados. Es importante consolidar y dar prioridad a las necesidades de información, así como asegurar que las solicitudes de dicha información no provengan de fuentes múltiples para no provocar fatiga en quienes se encargan de su suministro. Esta fatiga podría dar como resultado una información mal compilada o su falta total de suministro.
Al buscar y utilizar la información, los administradores de la logística electoral necesitan establecer con cuidado lo siguiente
- Objetivos claros para la obtención de información así como los correspondientes esquemas para su solicitud y análisis (por ejemplo, establecer las necesidades logísticas totales o simplemente las necesidades de recursos adicionales).
- Un formato para petición de información que facilite el suministro de datos precisos de fuentes individuales que sea consistente, comparable y fácil de compilar.
Es importante que la secuencia y los cronogramas de la logística electoral tengan congruencia con la disposición de información. El cálculo correcto en cuanto a la disponibilidad de información es una consideración vital en la planeación de la logística electoral, particularmente si los administradores de logística electoral dependen de datos que se han recabado de fuentes externas para lograr su efectiva gestión. La disponibilidad de datos precisos sobre el registro de votantes es un ejemplo muy importante. El cuándo se encontrarán disponibles estos datos, resultan crítico para la planeación, localización, abastecimiento y capacitación efectivas de las mesas de votación. Las necesidades de información de la logística electoral deben estar contempladas en la planeación de otras facetas del manejo de la elección.
Monitoreo de resultados
Sin un monitoreo continuo de la calidad y del alcance progresivo de las metas relacionadas con la logística electoral, no será posible determinar si se cumple con los objetivos o si se delegan correctamente las responsabilidades. Es indispensable un monitoreo intensivo durante los días previos a la elección y durante la jornada electoral misma - un periodo crítico de actividades con muy poco tiempo para corregir errores. Se deben organizar programas de monitoreo para todas las actividades de logística electoral a fin de permitir la identificación temprana de cualquier deficiencia que haya de rectificarse.
Si se han de alcanzar mejoras futuras, es menester realizar una evaluación interna o independiente del desempeño de las actividades una vez que haya concluido la logística electoral.
Manejo de contingencias
El desempeño perfecto de las actividades planeadas de la logística electoral es una meta loable que pocas veces se alcanza. Dentro de la administración de la logística electoral debe encontrarse la capacidad de prever posibles contingencias, de planear soluciones y de reaccionar rápidamente ante la falla de algún sistema o ante cambios climatológicos. (Para una discusión más detallada de este tema ver Planes de Contingencia.)
