Alojamiento en oficinas
Para los proyectos a corto plazo, sólo se requerirán instalaciones para el centro de operaciones o de administración. En esos casos, utilizar las facilidades de las organizaciones independientes existentes o compartir las facilidades de la oficina con otro grupo de observadores es una solución eficiente en costos. Para los proyectos a largo plazo y cuando la estructura regional para la observación requiere de las facilidades de un centro de operaciones, el proyecto podría necesitar sus propias instalaciones.
Para seleccionar las instalaciones, es importante que se considere la disponibilidad de las comunicaciones (las ya existentes o las que se pueden instalar o habilitar rápidamente, tales como las líneas telefónicas y/o la radio), así como su seguridad y accesibilidad. Se debe tener cuidado de que la oficina que se vaya a utilizar no sea compartida ni rentada con otras organizaciones que realicen actividades que puedan dañar la percepción de independencia del proyecto de observación.
Alojamiento de personal
Para los observadores nacionales que estén operando fuera de su área de residencia y para los observadores internacionales, será necesario contar con una estrategia para su alojamiento. En algunos casos, los observadores buscarán su propio alojamiento, aunque esto no sea generalmente apropiado para los proyectos a corto plazo. Cuando los lugares de alojamiento sean escasos y para los proyectos a corto plazo o para los observadores internacionales, los alojamientos deben ser reservados con anticipación y su ubicación informada al personal y a sus supervisores antes de su llegada o del inicio de sus actividades.
Dentro de las opciones de alojamiento eficientes en costos, tales como el hospedaje con los residentes locales y la renta de casas o departamentos para los grupos de observadores que trabajan en proyectos de observación a largo plazo, deben considerase como alternativas a los hoteles. La seguridad, los accesos y las comodidades son factores importantes para determinar los estilos de alojamiento y las locaciones apropiadas. La elección del estilo de alojamiento también puede ser importante ya que influye en las percepciones locales sobre el status del grupo de observadores.
Aprovisionamiento
En algunas situaciones, también es necesario que existan arreglos para que se proporcione comida y otras provisiones a los observadores. Es muy común que se otorguen estas provisiones a los observadores que laboran en lugares lejanos, en zonas rurales relativamente subdesarrollados o en lugares en donde existen conflictos pos-electorales. En dichas situaciones, cuando grandes grupos de observadores estén operando en una misma área, pueden contratar recursos locales para proveerse de instalaciones de cafetería eficientes en costo. De otra manera, la distribución de comida, bebidas y comodidades básicas, como equipos de cocina, albergues, colchones y ropa de cama, sanitarios y provisiones semejantes deberán muchas veces incluirse en la planeación relativa a la adquisición de equipamiento, el despliegue y la transportación.
En todo caso, los observadores probablemente estarán trabajando durante mucho tiempo y de manera ininterrumpida durante la jornada electoral y el conteo de votos. El día de la jornada electoral, la organización para la distribución de la comida y la bebida, ya sea a través de la repartición de refrigerios o de los convenios para repartir comida y bebida a los sitios de observación, es un servicio básico para el bienestar de los observadores que debe considerarse totalmente.
