Funcionalidad
Es importante que los materiales y el equipo resulten funcionales de acuerdo con el contexto en que son utilizados. Deben ser simples en cuanto a diseño, fáciles de mantener y de comprender tanto por el personal como por los votantes. Los materiales y el equipo alto costo solo pueden proporcionar una mejora marginal, si es que alguna, en relación con los elementos de bajo costo, aun y cuando puedan promover una imagen más "elegante" del organismo electoral o de los donadores internacionales.
El uso de tecnología debe ser consecuente con los niveles de capacitación y de mantenimiento que se pueden alcanzar en contextos de baja tecnología. Bajo esta lógica, los temas siguientes temas merecen una atención especial.
Condiciones físicas y políticas
Las condiciones físicas y políticas prevalecientes tendrán un impacto importante en el desarrollo de procedimientos viables. Si las mesas de votación están cerradas o al aire libre, si los materiales corren peligro por la humedad, el polvo, el frío o la lluvia, o los riesgos de seguridad que se hayan encontrado, son factores que determinarán la durabilidad y seguridad requeridas del equipo electoral, particularmente en zonas rurales donde las capacidades y elementos de respaldo pueden no estar disponibles. Algunos ejemplos de esto incluyen:
- Las urnas de cartón pueden resultar menos costosas que las metálicas o de plástico rígido, pero no serán de mucha utilidad en condiciones meteorológicas de alta humedad o de lluvia. En este caso, las bolsas de plástico resistente pueden ser una opción más barata y más conveniente.
- En condiciones de mucho polvo o humedad, las etiquetas adhesivas pueden ser más costosas y menos efectivas que el método más antiguo de escribir directamente sobre los contenedores metálicos.
Disponibilidad de luz y electricidad
Cuando no existe un suministro de energía eléctrica confiable, el costo comparativo de las soluciones alternativas, tanto en términos monetarios como de integridad, necesita ser ponderado cuidadosamente en cada contexto. Algunas de estas soluciones pueden incluir:
- Limitar los operativos de logística a horarios diurnos, lo cual implica costos adicionales al tener que instalar más módulos para la votación o extender la jornada electoral durante varios días.
- La provisión de generadores de electricidad móviles a todas las mesas electorales, si se encuentran disponibles y pueden ser mantenidos durante la votación.
- El suministro de equipos de iluminación de emergencia (velas, lámparas de gas), el cual podría requerir medidas adicionales de emergencia o capacitación.
En esas circunstancias, también se requiere considerar cuidadosamente la confiabilidad de sistemas de reporte basados en equipo electrónico y si es preferible realizar el escrutinio en locaciones centrales (ver Administración en los Países de Menor Desarrollo).
Capacidades de monitoreo
Las capacidades y la disposición de observadores independientes y representantes de partidos o candidatos tendrán influencia sobre los mecanismos de seguridad y rendición de cuentas de la logística electoral, así como sobre los materiales diseñados para estos efectos.
Diseño y cantidad de formatos
El diseño y la cantidad de los formatos y otros documentos que el personal electoral deben llenar pueden ser un tema crucial, particularmente en sociedades con un menor nivel de alfabetización (ver Alfabetismo).
Un gran número de formas puede poner a prueba la paciencia y las habilidades del personal electoral menos experimentado. La documentación incompleta o incorrecta puede afectar las percepciones de validez de la elección. Cuanto más se incrementen la complejidad y el volumen de los formatos, más se incrementarán sus costos.
A continuación se listan algunos requerimientos mínimos para los formatos:
- Rendición de cuentas sobre los materiales de votación (recibidos, en uso, sin usar).
- Rendición de cuentas financiera (asistencia y reportes del personal, gastos innecesarios).
- Registro de quejas e impugnaciones.
Los sistemas de logística electoral que requieren un registro más complejo en la mesa de votación podrían no resultar apropiados en sociedades menos desarrolladas.
