Aspectos básicos
El equipo que se utilizará para las elecciones viene de una amplia variedad de fuentes, en diferentes formas y tamaños, y tiene distintas funciones. Para determinar el tipo de material necesario así como la manera de obtenerlo y cuidarlo es indispensable considerar los siguientes aspectos:
La definición legislativa del equipo que debe ser utilizado por los organismos electorales. De la misma manera que puede ser útil especificar en la legislación la función del equipo, una definición muy restrictiva del material del equipo o de sus componentes puede disminuir la capacidad del organismo electoral para aprovechar las ventajas de los cambios tecnológicos o de los nuevos materiales disponibles en el mercado.
El ambiente electoral. Diferentes configuraciones del equipo pueden adaptarse a distintas condiciones climáticas, de seguridad y de mantenimiento. Dependiendo del ambiente, el equipo que no cumple con las condiciones siguientes no es recomendable:
- Sea capaz de funcionar en condiciones extremas de calor, polvo o humedad, cuando éstas puedan presentarse.
- Tener altos niveles de seguridad cuando los riesgos son altos (o al contrario, altos niveles de seguridad cuando éstos no son necesarios).
- Ser entendible por los posibles operadores y/o electores.
- Contar con posibilidades de mantenimiento y apoyo logístico en el lugar.
- No desperdiciar recursos, sin importar el costo inicial.
Costo y beneficio. Al evaluar la adquisición potencial de equipo, es necesario considerar la relación costo-beneficio. El equipo debe hacer más que promover una imagen corporativa progresiva; también debe brindar beneficios reales y confiables al servicio electoral en una forma eficaz en relación con su costo.
Aspectos administrativos
Para asegurar el abastecimiento económico y eficaz del equipo necesario, el organismo electoral debe planear cuidadosamente sus necesidades tanto en el nivel estratégico como en el operativo. Al desarrollar los programas de equipamiento, es necesario considerar los siguientes aspectos:
- Integrar programas de administración del equipo tomando en cuenta todo el proceso de planeación de la elección a fin de que la adquisición del equipo de todos los tipos esté concluida a tiempo.
- Contar con información confiable sobre las cantidades de equipo que se requieren, el lugar donde serán requeridas y la relación con los sistemas que provean información sobre el registro de electores y sobre las mesas de votación.
- Planear las necesidades de equipo con suficiente anticipación, para asegurar que esté disponible a tiempo y evitar incrementos en el costo por compras de última hora, poniendo especial atención en artículos con tiempos de entrega largos debido a especificaciones de diseño complejas o innovadoras, o a que provengan de lugares distantes o extranjeros.
- Dar especificaciones detalladas de todas las necesidades de equipo, para asegurar que sea funcional.
- Desarrollar sistemas precisos de monitoreo del equipo con que se cuenta -cantidades, ubicación y movimientos- así como monitoreo del proceso de adquisición, para ayudar a que todo esté listo para las elecciones y proveer pistas que permitan intervenir en la administración del equipo.
- Asegurarse de que los métodos de adquisición sean los más efectivos en cuanto al costo, debido a que la mayor parte del equipo no será utilizado con frecuencia, puede considerarse la posibilidad de rentar el equipo duradero o utilizar equipo desechable.
- Asegurarse de que todos los usos del equipo estén considerados en la planeación de las necesidades, cantidades y tiempos de entrega, no sólo para la jornada electoral sino para todas las actividades preliminares, tales como entrenamiento del personal de casilla, información al público, educación electoral y funciones posteriores como enfrentar los retos de la elección y los programas de mantenimiento.
Se puede encontrar más información sobre clases específicas de equipo electoral en:
Equipo desechable
El desarrollo reciente de material disponible para las mesas electorales -urnas, compartimentos o mesas y muebles hechos de cartón corrugado u hojas de plástico- provee alternativas ligeras, económicas y fáciles de transportar en comparación con el equipo tradicional, sin dejar de cumplir con los requerimientos de seguridad y transparencia. En muchos ambientes, el material desechable representa una alternativa más práctica que la de conservar grandes cantidades de equipo para un uso poco frecuente.
En donde se utiliza cartón ligero, el proceso de ensamblar el equipo debe formar parte del entrenamiento de los funcionarios de mesa.
Un beneficio adicional puede incrementar el uso de equipo desechable en general, hecho de cartón, en las escuelas que son utilizadas como mesas electorales: las urnas y los compartimentos pueden ser dejados en las escuelas para que los maestros y los responsables de la educación cívica los utilicen para continuar con la educación electoral de los estudiantes.
Seguridad del desempeño
Es necesario contar con métodos para asegurarse de que todo el equipo tendrá el desempeño esperado durante la jornada electoral. Los métodos de seguridad del desempeño requieren la preparación de especificaciones detalladas, por medio de pruebas y el desarrollo de programas continuos de mantenimiento (ver Control de Calidad y Mantenimiento del Equipo).
